Архивные описи: правила составления и размещения документов в архиве

Когда начинающие архивариусы или секретари, ответственные за хранение документов, задаются вопросом «А как составить общий реестр всех дел в архиве, ведь это очень удобно?», имеются в виду именно архивные описи. В статье на примере обязательной описи дел по личному составу расскажем, как составить архивную опись, а также рассмотрим, как описи влияют на расположение дел на полках архива.

Описи действительно удобны, потому что в них:

• год за годом учитываются все дела, находящиеся на хранении в архиве организации;
• представлена полная информация о каждой единице хранения (крайние даты, количество листов, срок хранения);
• каждой единице хранения присвоен уникальный идентификатор (архивный шифр).

Архивные описи – обязательные документы организации

Существует пять разновидностей архивных описей (Схема).

Для всех этих описей имеются унифицированные формы, утвержденные Правилами 2015[1] (Приложения № 14–18 соответственно).

Из пяти разновидностей описей три являются обязательными для каждой организации. Если компания не является источником комплектования государственного архива, то она ведет опись дел по личному составу, опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и опись электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Об этом говорится в п. 4.12 Правил 2015:

Из пяти разновидностей описей три являются обязательными для каждой организации. Если компания не является источником комплектования государственного архива, то она ведет опись дел по личному составу, опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и опись электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Об этом говорится в п. 4.12 Правил 2015:

Организации, являющиеся источниками комплектования государственного архива, ведут все виды описей.

За отсутствие архивных описей компания может быть оштрафована[2].

Кто и когда составляет опись? 

Архивная опись составляется по результатам ежегодной экспертизы ценности документов организации: отбираются документы соответствующих категорий (по личному составу, постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет), электронные дела постоянного и временных сроков хранения). После отбора документы делятся на дела и вносятся в описи. Дело может состоять из нескольких томов. При этом в томе дела может быть один документ. Каждый том дела вносится в опись поединично.

Разделение документов на единицы хранения подразумевает формирование томов. Чтобы сформировать том на бумажном носителе, нужно сделать следующее (Алгоритм 1):

Такие манипуляции проводятся над каждым томом каждого дела из трех описываемых категорий.

Электронные дела из этих категорий тоже подлежат обработке: записываются на внешние носители информации (компакт-диски, флешки) с указанием на каждом носителе крайних дат записанных документов и их объема в мегабайтах.