Архивные описи: правила составления и размещения документов в архиве

Когда начинающие архивариусы или секретари, ответственные за хранение документов, задаются вопросом «А как составить общий реестр всех дел в архиве, ведь это очень удобно?», имеются в виду именно архивные описи. В статье на примере обязательной описи дел по личному составу расскажем, как составить архивную опись, а также рассмотрим, как описи влияют на расположение дел на полках архива.

Описи действительно удобны, потому что в них:

 

  • год за годом учитываются все дела, находящиеся на хранении в архиве организации;
  • представлена полная информация о каждой единице хранения (крайние даты, количество листов, срок хранения);
  • каждой единице хранения присвоен уникальный идентификатор (архивный шифр).

Архивные описи – обязательные документы организации

Существует пять разновидностей архивных описей (Схема).

Разновидности архивных описей дел

Для всех этих описей имеются унифицированные формы, утвержденные Правилами 2015[1] (Приложения № 14–18 соответственно).

Из пяти разновидностей описей три являются обязательными для каждой организации. Если компания не является источником комплектования государственного архива, то она ведет опись дел по личному составу, опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и опись электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Об этом говорится в п. 4.12 Правил 2015:

Из пяти разновидностей описей три являются обязательными для каждой организации. Если компания не является источником комплектования государственного архива, то она ведет опись дел по личному составу, опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и опись электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Об этом говорится в п. 4.12 Правил 2015:

Извлечение из Правил 2015

 

Организации, являющиеся источниками комплектования государственного архива, ведут все виды описей.

За отсутствие архивных описей компания может быть оштрафована[2].

Кто и когда составляет опись? 

Архивная опись составляется по результатам ежегодной экспертизы ценности документов организации: отбираются документы соответствующих категорий (по личному составу, постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет), электронные дела постоянного и временных сроков хранения). После отбора документы делятся на дела и вносятся в описи. Дело может состоять из нескольких томов. При этом в томе дела может быть один документ. Каждый том дела вносится в опись поединично.

Наш словарик

Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение[3]. Если дело состоит из одного тома, то единица хранения равно дело. Если дело состоит из несколько томов, то единица хранения равно том.

Обратите внимание

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно в описи не вносятся.

Разделение документов на единицы хранения подразумевает формирование томов. Чтобы сформировать том на бумажном носителе, нужно сделать следующее (Алгоритм 1):

Формирование тома дела на бумажном носителе

 

Такие манипуляции проводятся над каждым томом каждого дела из трех описываемых категорий.

Электронные дела из этих категорий тоже подлежат обработке: записываются на внешние носители информации (компакт-диски, флешки) с указанием на каждом носителе крайних дат записанных документов и их объема в мегабайтах.


[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526).

[2] Статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

[3] Пункт 130 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2022.

Архивные описи: правила составления и размещения документов в архиве

Когда начинающие архивариусы или секретари, ответственные за хранение документов, задаются вопросом «А как составить общий реестр всех дел в архиве, ведь это очень удобно?», имеются в виду именно архивные описи. В статье на примере обязательной описи дел по личному составу расскажем, как составить архивную опись, а также рассмотрим, как описи влияют на расположение дел на полках архива.

Описи действительно удобны, потому что в них:

 

  • год за годом учитываются все дела, находящиеся на хранении в архиве организации;
  • представлена полная информация о каждой единице хранения (крайние даты, количество листов, срок хранения);
  • каждой единице хранения присвоен уникальный идентификатор (архивный шифр).

Архивные описи – обязательные документы организации

Существует пять разновидностей архивных описей (Схема).

Разновидности архивных описей дел

Для всех этих описей имеются унифицированные формы, утвержденные Правилами 2015[1] (Приложения № 14–18 соответственно).

Из пяти разновидностей описей три являются обязательными для каждой организации. Если компания не является источником комплектования государственного архива, то она ведет опись дел по личному составу, опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и опись электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Об этом говорится в п. 4.12 Правил 2015:

Из пяти разновидностей описей три являются обязательными для каждой организации. Если компания не является источником комплектования государственного архива, то она ведет опись дел по личному составу, опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и опись электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Об этом говорится в п. 4.12 Правил 2015:

Извлечение из Правил 2015

 

Организации, являющиеся источниками комплектования государственного архива, ведут все виды описей.

За отсутствие архивных описей компания может быть оштрафована[2].

Кто и когда составляет опись? 

Архивная опись составляется по результатам ежегодной экспертизы ценности документов организации: отбираются документы соответствующих категорий (по личному составу, постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет), электронные дела постоянного и временных сроков хранения). После отбора документы делятся на дела и вносятся в описи. Дело может состоять из нескольких томов. При этом в томе дела может быть один документ. Каждый том дела вносится в опись поединично.

Наш словарик

Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение[3]. Если дело состоит из одного тома, то единица хранения равно дело. Если дело состоит из несколько томов, то единица хранения равно том.

Обратите внимание

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно в описи не вносятся.

Разделение документов на единицы хранения подразумевает формирование томов. Чтобы сформировать том на бумажном носителе, нужно сделать следующее (Алгоритм 1):

Формирование тома дела на бумажном носителе

 

Такие манипуляции проводятся над каждым томом каждого дела из трех описываемых категорий.

Электронные дела из этих категорий тоже подлежат обработке: записываются на внешние носители информации (компакт-диски, флешки) с указанием на каждом носителе крайних дат записанных документов и их объема в мегабайтах.


[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526).

[2] Статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

[3] Пункт 130 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2022.

Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам