Претензии к секретарю: 20 поводов для недовольства коллег

У работников приемной есть одна незаживающая психологическая рана: любой сотрудник в компании точно знает, что и как должен делать секретарь. Бухгалтер и эйчар могут путаться в своих обязанностях, перекидывать ответственность и забирать друг у друга функции. Но и тот и другой точно знает: именно верный помощник босса обязан напомнить им о встрече с руководством или угостить халявным кофе с молоком. «Ты же секретарь!..» слышится из каждого угла офиса. И подобная «осведомленность» о чужих должностных обязанностях приводит к тому, что секретарям предъявляют постоянные претензии. «Почему не позвонила? Почему не отправила? Ты должна была сама прочитать/написать/исправить!» и т.п. Давайте посмотрим, как мы обычно не оправдываем ожидания других сотрудников компании и что с этим делать.

Работа секретаря выглядит довольно просто… пока сам не становишься секретарем. Вечно болтающая по телефону Леночка с длинными ногтями и каблуками – устаревший образ, который был мил сердцам сценаристов прошлого века. Ни один секретарь больше так не выглядит. И обязанностей у него намного больше. Но эта отдельная тема для большой и глубокой статьи.

Прежде всего секретарь делает все, чтобы облегчить жизнь руководителя: обрабатывает без промедления звонки босса, выполняет вне очереди его поручения, ради общения с начальником может прервать диалог с другим работником на полуслове – и будет прав.

Но руководитель не единственный человек в компании: нам приходится взаимодействовать с десятками и сотнями людей каждый день. А у каждого из гостей приемной собственные ожидания, как должен или не должен вести себя секретарь. И вот как раз таких людей мы чаще всего и разочаровываем: для одних мы слишком легкомысленно одеты, для других – недостаточно дружелюбны, а третьи вообще считают, что работа секретаря – предугадывать все пожелания присутствующих и успешно их удовлетворять.

Перед тем как сесть за эту статью, я задала своим коллегам вопрос: «Какие претензии вы чаще всего слышите в свой адрес?». Результаты моего опроса вылились в список из 20 пунктов. Претензии следующие (объединим их в категории):

Претензии к секретарю

Особенности личности 

Секретарь недружелюбен, скрытен, хамоват 

«Лицо приемной всегда должно улыбаться». Разве? Приветливость и дружелюбность – это субъективные понятия. Для кого-то приветствие «Добрый день!» и обращение на вы – верх этикета, а для кого-то – норма. Тем не менее секретарь не имеет права хамить посетителям, игнорировать их, отказываться общаться и высказывать свое пренебрежение. Этого не должен делать ни один сотрудник уважающей себя компании.

Так или иначе, чем выше компания в отрасли или ближе к правительству, тем больше вероятность, что там работают надменные секретари. Они понимают положение своей фирмы и ее руководства, поэтому позволяют себе немного больше, чем секретарь местной типографии. Высокомерие, которое прослеживается в разговорах с ними, не всегда предустановленное качество таких приемных: холодный тон в общении спасает их от нежелательных контактов, телефонного спама, сокращает время переговоров, снижает документопоток в компанию. Если с вами не хотят обсудить погоду или вчерашний матч «Зенита», знайте: это не отсутствие дружелюбности, а действенный способ избежать эмоционального и физического истощения.

Секретарь опаздывает 

Быть пунктуальными полагается всем – как в деловой обстановке, так и в личной жизни. Но опоздания секретаря воспринимаются особенно критично, потому что он отвечает не только за себя и свое рабочее место, но и за приемную в целом и руководителя в частности. Гости, которые пришли на совещание с начальством, будут недовольны, если им придется ждать в коридоре. Коллеги, у которых возник срочный вопрос к боссу и которые не могут дозвониться в приемную, обязательно расскажут об этом факте начальству при первой же возможности.

По правилам многих компаний секретарь должен быть на месте до прихода руководителя. И это вполне логичное требование. Приходя в офис раньше, такой сотрудник может привести приемную в порядок и настроиться на рабочий лад: как минимум переодеться, проветрить помещение, включить персональный компьютер у себя и у руководителя, подготовить завтрак или фрукты для босса, сварить кофе или поставить чайник.

 

Чтобы перестать систематически опаздывать на работу, попробуйте:

  • ставить будильник (а лучше – несколько сразу) на полчаса раньше;
  • перевести все часы в доме на 10–15 минут вперед;
  • готовить одежду и перекус на работу с вечера;
  • использовать другой вид транспорта (метро вместо автобуса, трамвай вместо автомобиля и т.д.);
  • надевать удобную обувь для быстрой ходьбы.

Если вы знаете другие способы борьбы с опозданиями, поделитесь с нашей редакцией (электронная почта для связи – info@profiz.ru).

Секретарь чересчур навязчив 

Речь идет о постоянном контроле со стороны секретаря: повторные звонки, напоминания, сообщения во все мессенджеры сразу. Таким образом первый помощник босса пытается обезопасить себя от прокола: если напомнит исполнителям о поручении еще раз, то оно точно будет выполнено в срок; если позвонит участникам встречи за несколько минут до начала совещания, сможет надеяться, что никто не опоздает и не огорчит руководителя.

В этом качестве нет ничего плохого. У дотошного секретаря все задачи закрываются вовремя и в надлежащем качестве. Но если работник и сам очень пунктуален и ответственен, то подобные напоминания будут его лишь раздражать. Поэтому полезно составить список сотрудников, которые нуждаются в постоянном контроле и которые – нет. А в перечень с необязательными коллегами еще добавить способы связи, которые можно использовать для напоминания.

Список может выглядеть так.

Список со способами связи

 

О.М. Зимина,
помощник директора

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2022.

Претензии к секретарю: 20 поводов для недовольства коллег

У работников приемной есть одна незаживающая психологическая рана: любой сотрудник в компании точно знает, что и как должен делать секретарь. Бухгалтер и эйчар могут путаться в своих обязанностях, перекидывать ответственность и забирать друг у друга функции. Но и тот и другой точно знает: именно верный помощник босса обязан напомнить им о встрече с руководством или угостить халявным кофе с молоком. «Ты же секретарь!..» слышится из каждого угла офиса. И подобная «осведомленность» о чужих должностных обязанностях приводит к тому, что секретарям предъявляют постоянные претензии. «Почему не позвонила? Почему не отправила? Ты должна была сама прочитать/написать/исправить!» и т.п. Давайте посмотрим, как мы обычно не оправдываем ожидания других сотрудников компании и что с этим делать.

Работа секретаря выглядит довольно просто… пока сам не становишься секретарем. Вечно болтающая по телефону Леночка с длинными ногтями и каблуками – устаревший образ, который был мил сердцам сценаристов прошлого века. Ни один секретарь больше так не выглядит. И обязанностей у него намного больше. Но эта отдельная тема для большой и глубокой статьи.

Прежде всего секретарь делает все, чтобы облегчить жизнь руководителя: обрабатывает без промедления звонки босса, выполняет вне очереди его поручения, ради общения с начальником может прервать диалог с другим работником на полуслове – и будет прав.

Но руководитель не единственный человек в компании: нам приходится взаимодействовать с десятками и сотнями людей каждый день. А у каждого из гостей приемной собственные ожидания, как должен или не должен вести себя секретарь. И вот как раз таких людей мы чаще всего и разочаровываем: для одних мы слишком легкомысленно одеты, для других – недостаточно дружелюбны, а третьи вообще считают, что работа секретаря – предугадывать все пожелания присутствующих и успешно их удовлетворять.

Перед тем как сесть за эту статью, я задала своим коллегам вопрос: «Какие претензии вы чаще всего слышите в свой адрес?». Результаты моего опроса вылились в список из 20 пунктов. Претензии следующие (объединим их в категории):

Претензии к секретарю

Особенности личности 

Секретарь недружелюбен, скрытен, хамоват 

«Лицо приемной всегда должно улыбаться». Разве? Приветливость и дружелюбность – это субъективные понятия. Для кого-то приветствие «Добрый день!» и обращение на вы – верх этикета, а для кого-то – норма. Тем не менее секретарь не имеет права хамить посетителям, игнорировать их, отказываться общаться и высказывать свое пренебрежение. Этого не должен делать ни один сотрудник уважающей себя компании.

Так или иначе, чем выше компания в отрасли или ближе к правительству, тем больше вероятность, что там работают надменные секретари. Они понимают положение своей фирмы и ее руководства, поэтому позволяют себе немного больше, чем секретарь местной типографии. Высокомерие, которое прослеживается в разговорах с ними, не всегда предустановленное качество таких приемных: холодный тон в общении спасает их от нежелательных контактов, телефонного спама, сокращает время переговоров, снижает документопоток в компанию. Если с вами не хотят обсудить погоду или вчерашний матч «Зенита», знайте: это не отсутствие дружелюбности, а действенный способ избежать эмоционального и физического истощения.

Секретарь опаздывает 

Быть пунктуальными полагается всем – как в деловой обстановке, так и в личной жизни. Но опоздания секретаря воспринимаются особенно критично, потому что он отвечает не только за себя и свое рабочее место, но и за приемную в целом и руководителя в частности. Гости, которые пришли на совещание с начальством, будут недовольны, если им придется ждать в коридоре. Коллеги, у которых возник срочный вопрос к боссу и которые не могут дозвониться в приемную, обязательно расскажут об этом факте начальству при первой же возможности.

По правилам многих компаний секретарь должен быть на месте до прихода руководителя. И это вполне логичное требование. Приходя в офис раньше, такой сотрудник может привести приемную в порядок и настроиться на рабочий лад: как минимум переодеться, проветрить помещение, включить персональный компьютер у себя и у руководителя, подготовить завтрак или фрукты для босса, сварить кофе или поставить чайник.

 

Чтобы перестать систематически опаздывать на работу, попробуйте:

  • ставить будильник (а лучше – несколько сразу) на полчаса раньше;
  • перевести все часы в доме на 10–15 минут вперед;
  • готовить одежду и перекус на работу с вечера;
  • использовать другой вид транспорта (метро вместо автобуса, трамвай вместо автомобиля и т.д.);
  • надевать удобную обувь для быстрой ходьбы.

Если вы знаете другие способы борьбы с опозданиями, поделитесь с нашей редакцией (электронная почта для связи – info@profiz.ru).

Секретарь чересчур навязчив 

Речь идет о постоянном контроле со стороны секретаря: повторные звонки, напоминания, сообщения во все мессенджеры сразу. Таким образом первый помощник босса пытается обезопасить себя от прокола: если напомнит исполнителям о поручении еще раз, то оно точно будет выполнено в срок; если позвонит участникам встречи за несколько минут до начала совещания, сможет надеяться, что никто не опоздает и не огорчит руководителя.

В этом качестве нет ничего плохого. У дотошного секретаря все задачи закрываются вовремя и в надлежащем качестве. Но если работник и сам очень пунктуален и ответственен, то подобные напоминания будут его лишь раздражать. Поэтому полезно составить список сотрудников, которые нуждаются в постоянном контроле и которые – нет. А в перечень с необязательными коллегами еще добавить способы связи, которые можно использовать для напоминания.

Список может выглядеть так.

Список со способами связи

 

О.М. Зимина,
помощник директора

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2022.

Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам