Как понять, хороший ли вы секретарь?

Работать с компетентными людьми всегда приятно, в какой бы сфере вы с ними ни столкнулись. Но как понять, хороший перед вами специалист или нет, если мы говорим о приемной руководителя? Ведь работу секретаря или помощника оценить довольно сложно. Мыи выполняем большой объем разнообразных поручений, которые не всегда можно объединить и проанализировать. Разберем, что же выделяет профессионального секретаря или помощника на фоне новичков и посредственных работников.

Рано или поздно перед нами встает вопрос: «А я уже профессионал или еще нет?» Чаще всего мы ищем ответ на него, когда хотим увеличения зарплаты или продвижения по службе. Реже – когда ищем новое место или пытаемся понять, тем ли мы занимаемся по жизни, это ли наше призвание. Не важно, сколько вы трудитесь – три месяца или три года. Оценить себя как работника бывает полезно для планирования своего будущего на текущем месте службы или в профессии в целом.

Есть теория: профессионалом любого дела можно стать только после 10 000 часов практики. Но так ли это у секретаря и помощника? Достаточно ли пяти лет постоянной работы в приемной, чтобы с уверенностью говорить о себе как о высококлассном ассистенте? И да, и нет. Для успеха в нашей профессии мало иметь несколько лет опыта – важно обладать определенными навыками, о которых мы поговорим дальше.

Что отличает профессионала от дилетанта

Профессионалами не рождаются, а становятся после долгих лет упорного труда. Но кто-то попадает в их ряды через месяц, кто-то – через 10 лет, а кто-то даже после колоссального опыта за плечами не может назвать себя компетентным специалистом, потому что не понимает, по каким критериям нужно себя оценивать. Мы постарались собрать для вас основные параметры профессионального секретаря и помощника, чтобы вы могли проанализировать и узнать, какие качества вам нужно подтянуть.

Итак, профессиональный секретарь или помощник…

1. Знает о компании всё

Высококвалифицированный ассистент руководителя должен понимать, как устроена организация, в которой он трудится: чем она занимается, какая у нее миссия и иерархия, кто за что отвечает, какие проекты у компании были в прошлом, а какие планируются в будущем, кто главные ее партнеры, заказчики и подрядчики.

В этом ему помогут: внешний и корпоративный сайты, статьи о фирме в Интернете, ее социальные сети, внутренний телефонный справочник и т.д. Если информации на данных ресурсах слишком мало, то можно просто поговорить с руководителем, сотрудниками отдела кадров или разных подразделений. Затем обработать полученные сведения и сформировать у себя в голове полную картину происходящего. Чем больше источников вы задействуете, тем лучше.

2. Не испытывает страха

Профессиональный секретарь или помощник не испытывает никаких деструктивных эмоций (паника, страх, тревожность), какие бы сложные или странные поручения не получал он от руководителя. С течением времени в вашем рабочем арсенале не остается задач, с которыми вы не сталкивались ранее.

Здесь вам в помощь заметки и списки: дни рождения, памятные даты, удачные подарки, комфортные авиакомпании и отели, рестораны с разнообразным и вкусным меню, контрагенты с выгодными ценами и быстрыми сроками и т.д. Их можно вести по всем направлениям работы – так вы сможете быстрее и эффективнее решать задачи в будущем. У опытного секретаря никогда не встает вопрос, где заказать обед шефу или на какое место посадить его в самолете, – ответы давно записаны у него в ежедневнике.

3. Внимателен к деталям

Первоклассный секретарь или помощник обладает высоким уровнем внимательности. Он одинаково талантливо умеет вычитывать документы и распознавать настроение руководителя. Профессионал все видит, замечает и запоминает, а если у него проблемы с памятью – все записывает. Он внимательно слушает и может читать между строк, а также умеет предугадывать некоторые события. Например, ассистент точно знает, кому из сотрудников нужно дважды напомнить о совещании, чтобы человек не опоздал, или какого цвета стикеры предпочитает руководитель на документах, а какие цвета босса выводят из себя.

4. Умеет объяснять

Коммуникация – одна из значимых обязанностей ассистента. Общение с руководителем, коллегами, клиентами, гостями приемной – все это занимает около 90 % его рабочего времени. Поэтому так важно находить общий язык с человеком любого темперамента и статуса. Помимо вежливости, которая априори присуща специалисту приемной руководителя, ценным качеством является способность объяснить любую тему простым и понятным языком. Профессионал своего дела не щеголяет специальной узкопрофильной терминологией, а старается сделать речь доступной даже ребенку.

Вспомните, сколько раз вам приходилось сталкиваться с работником, который не может связать два слова или в своей речи перескакивает с мысли на мысль, и вы теряете нить повествования. Такое поведение не только утомляет собеседников, но и негативно сказывается на деятельности. Грамотный специалист может быстро и лаконично объяснить любую проблему, которая входит в зону его профессиональных обязанностей и интересов.

5. Делится знаниями

Профессиональный ассистент не боится передавать знания и наработки своим неопытным коллегам. Ведь он понимает, что зацикленность на себе и молчание могут затормозить трудовой процесс или привести к более негативным последствиям. А еще уверен, что такое поведение добавляет ему баллов как сотруднику в глазах руководства, которое не оставляет без внимания действия тех, кто работает на благо компании. Получается, человек, готовый подсказать очередной лайфхак, переходит на новую ступень развития. Опытный секретарь и помощник делятся с новичками своими профессиональными секретами, базами данных, наблюдениями и выводами. Причем они умеют доносить информацию доступно (см. предыдущий пункт) – как в устном, так и в письменном виде. Презентации профессионалов своего дела понятнее и намного глубже, чем выступления дилетантов.

Чтобы в будущем было проще передавать свои знания, опытный секретарь или помощник с первого дня работы делает пометки, формирует списки и реестры, создает для себя инструкции и регламенты и со временем совершенствует их.

6. Учится новому

Профессионального секретаря или помощника не нужно заставлять учиться: такой сотрудник сам формирует для себя план обучения, ищет источники, записывается на курсы и читает профессиональную литературу. Им движет желание быть в курсе всего, что происходит как на рабочем месте, так и в профессии в целом. Причем он старается расширить круг своих интересов, а не только изучать секретарское дело.

Новые знания секретарь или помощник может получить онлайн – либо на специальных курсах и платформах, либо бесплатно, используя открытые ресурсы, в том числе видеоуроки.

7. Не боится ошибаться

Профессионал понимает, что ошибки в работе неизбежны, ведь не ошибается только тот, кто ничего не делает. А опытный секретарь или помощник занят делами минимум восемь часов в день с понедельника по пятницу. Нужно уметь признавать и исправлять свои ошибки – так сотрудник учится быть внимательнее, перепроверять самого себя, не допускать одну и ту же оплошность дважды. Поэтому специалист своего дела не боится критики и реагирует на нее без эмоций, ведь в этот момент он усваивает, как не нужно делать.

Помощник или секретарь должен научиться признавать ошибки и делать из них выводы еще и для того, чтобы минимизировать риски в будущем. В этом заключается навык предсказания, который очень ценится работодателем. Например, вы уже проходили через какой-то процесс – заказывали питьевую воду у определенного поставщика или покупали билет у дешевой авиакомпании. Вам уже известно, что в работе первого и второго есть много недостатков. Ваш предыдущий опыт спасет компанию от убыточных сделок или плохого настроения руководителя, который несколько часов летел в неудобном положении с отвратительным питанием. Помните, ошибки – это хорошо, но только когда вы совершаете их один раз.

8. Понимает, что он делает

У профессионала не возникает сложности описать свою работу: что делает в течение дня, за что отвечает, сколько времени тратит на определенный процесс и т.д. Он точно знает, что входит в зону его ответственности, а что нет. В этом ему помогают должностные инструкции и другие локальные нормативные акты компании.

Профессионал не обесценивает свои обязанности и понимает, какую роль играет в организации. Он знает, что даже чашка кофе, поданная руководителю не вовремя, может повлиять на весь рабочий процесс, не говоря уже о неправильно оформленных документах или задержке отчета или совещания. Описывают себя как «принеси-подай» только начинающие специалисты, которые пока не разобрались, насколько их профессия глубока и важна.

9. Не работает по вдохновению

Многие из нас зависимы от собственного настроения или общей рабочей атмосферы. Но профессионала от новичка отличает то, как специалист справляется с этой эмоциональной зависимостью: ни вдохновение или его отсутствие, ни настрой руководителя не влияют на опытного специалиста и не снижают его продуктивности. Человек дела может взять себя в руки и начать действовать, даже если вокруг хаос и неразбериха. Ведь в сложные для компании времена руководитель рассчитывает на своего секретаря и помощника: рядом с собой он хочет видеть человека, готового рационально мыслить и слышать толковые советы при любых обстоятельствах.

Профессионал умеет переключаться с рабочего состояния на нерабочее по щелчку пальцев. Он редко прокрастинирует, откладывает задачи и пропускает дедлайны. Личные проблемы он оставляет дома, а на рабочем месте руководствуется планами и поручениями, полученными от своего начальника.

10. Уважает себя и других

Профессиональный секретарь или помощник не заставляет гостей часами ждать приема у руководителя, не ставит исполнителям нереальные дедлайны, оптимизирует график своего шефа так, чтобы он успевал завершить свои дела до окончания рабочего дня. Он уважает время свое, а также коллег и босса.

Профессионал одинаково уважительно общается с любым персоналом – от уборщика до генерального директора. Не переходит на «ты» в разговоре, если его об этом не попросили. Не устраивает публичных разборок с коллегами, а решает их тет-а-тет в дружелюбной обстановке. Профессионалу не нужно доказывать, что он прав, всеми доступными способами: для него главное – благополучие компании, а не собственное эго.

11. Не дает пустых обещаний

Профессионала отличает способность грамотно оценивать задачу и время на ее исполнение, чтобы не обнадеживать и не подводить других сотрудников и своего руководителя. Он не берет на себя ответственности за те действия, которые от него не зависят. Например, опытный секретарь или помощник никогда не гарантирует того, что руководитель подпишет документы, так как понимает: босс не одобряет все подряд. Точно так же специалист приемной не может обещать человеку, что шеф его примет. Секретарь или помощник знает, что в работе случаются форс-мажоры, никак от него не зависящие: настрой руководителя, экстренные встречи и отъезды, затянувшиеся совещания и пр.

12. Имеет признание со стороны коллег

Легче всего понять, что вы профессионал, когда так вас называют в рабочем окружении. Это значит, что коллеги признают: ваши обязанности важны, и вы выполняете их безупречно. Не всегда подобная общественная оценка выражается словами: «Вы – профессионал». Это можно понять по тому, как часто люди обращаются к вам за профессиональным советом, привлекают вас к решению стратегических вопросов, уточняют ваше мнение по некоторым вопросам и т.д.

Вопросы для самопроверки

Попробуйте оценить себя по всем 12 пунктам списка, ответив на приведенные ниже вопросы. Чем больше у вас утвердительных ответов, тем ближе вы к званию «Профессионал своего дела».

Резюме

Не отчаивайтесь, если не на все пункты чек-листа вы смогли ответить положительно. Путь к профессионализму долог и тернист. Надеемся, что после прочтения этой статьи у вас появятся цели, которые нужно поставить перед собой: начать самообучение, разобраться в профессии и своей компании, поработать над коммуникативными навыками и пр. Вернитесь к этому списку спустя время (квартал, год, несколько лет) и снова оцените себя: изменилось ли что-нибудь, приблизились ли вы к гордому званию «Профессионал своего дела»?

Удачи вам и профессиональных успехов в карьере!