Ознакомление сотрудников с содержанием локальных нормативных актов. Листы ознакомления. Нюансы работы

Вопрос ознакомления сотрудников с содержанием локальных нормативных актов (далее – ЛНА) далеко не праздный. Если при производственном конфликте или серьезной ошибке руководству не удастся подтвердить и доказать, что работник был ознакомлен с ЛНА, то и требовать выполнения директив документа, о котором идет речь, неправомерно.

Посоветуем, как нужно знакомить работников с ЛНА, чтобы иметь право требовать исполнения документа и контролировать результаты.

Ознакомление – одно из трех «К» работающего ЛНА 

Работа по созданию ЛНА не ограничивается разработкой текста, оформлением, согласованием и утверждением.

ЛНА организации – это документы, содержащие нормы, правила, указания, касающиеся различных аспектов деятельности компании. К ЛНА относятся как распорядительные (приказы, распоряжения), так и руководящие документы (далее – РД), а именно положения, регламенты, инструкции, правила и т.п.

Вводя в действие тот или иной ЛНА, администрация предприятия подразумевает его неукоснительное и повсеместное исполнение всеми работниками организации, вовлеченными в рабочий процесс.

 

Для качественного, своевременного и точного исполнения ЛНА важны три «К», или качества:

1) качество подготовки ЛНА;

2) качество ознакомления с ЛНА;

3) качество контроля исполнения ЛНА.

Качеству подготовки ЛНА в целом и РД в частности мы на страницах нашего журнала уделяем довольно много внимания, и неотвратимо, хотя и асимптотически, приближаемся к абсолютному идеалу. Качество контроля исполнения также не оставлено без нашего внимания.

А вот как обстоит дело с ознакомлением? Вопрос, как показывает практика, далеко не праздный. Иногда в процессе расследования причин того или иного инцидента встает вопрос: «А был ли работник ознакомлен с определенными ЛНА? И если был, то когда и каким образом?» Если не удастся подтвердить и доказать, что работник был ознакомлен с ЛНА, то и требовать выполнения директив документа, о котором идет речь, неправомерно. Следовательно, наложить на работника взыскание или еще каким-либо образом привлечь к ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение ЛНА будет невозможно.

Таким образом, ознакомление работника с ЛНА нужно для того, чтобы:

  • упорядочить организационные и производственные процессы организации;
  • исполнить требования законодательства.

Порядок ознакомления работников с ЛНА дан в Алгоритме 1.

Порядок ознакомления работников с ЛНА

Отметка об ознакомлении

ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] не содержит реквизит «Отметка об ознакомлении с документом» и правила его оформления.

Как правило, отметка об ознакомлении с документом оформляется по образцу реквизита 21 «Виза», состав которого установлен в п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Извлечение из ГОСТ Р 7.0.97-2016

Можно сказать, что ознакомительная виза, или отметка об ознакомлении с документом является разновидностью реквизита «Виза» и по аналогии должна содержать:

  • наименование должности лица, которое знакомится с документом;
  • его подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату ознакомления.

Также в отметке важно обеспечить наличие следующей обязательной информации:

  • однозначная (не допускающая различных толкований) идентификация личности ознакомленного;
  • однозначная идентификация ЛНА: наименование, номер, номер редакции (при наличии) и дата документа.

Исходя из этого зафиксировать факт ознакомления работника с ЛНА можно тремя способами (Схема).

Фиксация факта ознакомления с ЛНА и оформление отметки об ознакомлении

Рассмотрим эти способы.

Отметка об ознакомлении на самом документе 

Такой вид оформления отметки применяется в случае, если количество работников, которых следует ознакомить, относительно невелико, например, не превышает пяти человек, и в будущем не будет увеличиваться, то есть ознакомление будет однократным. Это могут быть, например:

  • приказ о приеме работника на работу;
  • приказ о переводе работника на другую работу;
  • приказ о предоставлении работнику отпуска;
  • приказ о направлении работника в командировку;
  • приказ о поощрении;
  • приказ о наказании;
  • приказ о прекращении трудового договора с работником (об увольнении) и т.п.

В этом случае в зависимости от объема текста отметка об ознакомлении оформляется:

  • на оборотной стороне последнего листа приказа;
  • ниже текста приказа и подписи директора.

Оформление в обоих случаях одинаковое – содержит фразу «С приказом от _____ № ___ ознакомлен (ознакомлены)», далее должность, личную подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления (Пример 1).

Приказ с отметкой об ознакомлении


[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Л.А. Назарова,
специалист по анализу бизнес-процессов

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2022.

Ознакомление сотрудников с содержанием локальных нормативных актов. Листы ознакомления. Нюансы работы

Вопрос ознакомления сотрудников с содержанием локальных нормативных актов (далее – ЛНА) далеко не праздный. Если при производственном конфликте или серьезной ошибке руководству не удастся подтвердить и доказать, что работник был ознакомлен с ЛНА, то и требовать выполнения директив документа, о котором идет речь, неправомерно.

Посоветуем, как нужно знакомить работников с ЛНА, чтобы иметь право требовать исполнения документа и контролировать результаты.

Ознакомление – одно из трех «К» работающего ЛНА 

Работа по созданию ЛНА не ограничивается разработкой текста, оформлением, согласованием и утверждением.

ЛНА организации – это документы, содержащие нормы, правила, указания, касающиеся различных аспектов деятельности компании. К ЛНА относятся как распорядительные (приказы, распоряжения), так и руководящие документы (далее – РД), а именно положения, регламенты, инструкции, правила и т.п.

Вводя в действие тот или иной ЛНА, администрация предприятия подразумевает его неукоснительное и повсеместное исполнение всеми работниками организации, вовлеченными в рабочий процесс.

 

Для качественного, своевременного и точного исполнения ЛНА важны три «К», или качества:

1) качество подготовки ЛНА;

2) качество ознакомления с ЛНА;

3) качество контроля исполнения ЛНА.

Качеству подготовки ЛНА в целом и РД в частности мы на страницах нашего журнала уделяем довольно много внимания, и неотвратимо, хотя и асимптотически, приближаемся к абсолютному идеалу. Качество контроля исполнения также не оставлено без нашего внимания.

А вот как обстоит дело с ознакомлением? Вопрос, как показывает практика, далеко не праздный. Иногда в процессе расследования причин того или иного инцидента встает вопрос: «А был ли работник ознакомлен с определенными ЛНА? И если был, то когда и каким образом?» Если не удастся подтвердить и доказать, что работник был ознакомлен с ЛНА, то и требовать выполнения директив документа, о котором идет речь, неправомерно. Следовательно, наложить на работника взыскание или еще каким-либо образом привлечь к ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение ЛНА будет невозможно.

Таким образом, ознакомление работника с ЛНА нужно для того, чтобы:

  • упорядочить организационные и производственные процессы организации;
  • исполнить требования законодательства.

Порядок ознакомления работников с ЛНА дан в Алгоритме 1.

Порядок ознакомления работников с ЛНА

Отметка об ознакомлении

ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] не содержит реквизит «Отметка об ознакомлении с документом» и правила его оформления.

Как правило, отметка об ознакомлении с документом оформляется по образцу реквизита 21 «Виза», состав которого установлен в п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Извлечение из ГОСТ Р 7.0.97-2016

Можно сказать, что ознакомительная виза, или отметка об ознакомлении с документом является разновидностью реквизита «Виза» и по аналогии должна содержать:

  • наименование должности лица, которое знакомится с документом;
  • его подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату ознакомления.

Также в отметке важно обеспечить наличие следующей обязательной информации:

  • однозначная (не допускающая различных толкований) идентификация личности ознакомленного;
  • однозначная идентификация ЛНА: наименование, номер, номер редакции (при наличии) и дата документа.

Исходя из этого зафиксировать факт ознакомления работника с ЛНА можно тремя способами (Схема).

Фиксация факта ознакомления с ЛНА и оформление отметки об ознакомлении

Рассмотрим эти способы.

Отметка об ознакомлении на самом документе 

Такой вид оформления отметки применяется в случае, если количество работников, которых следует ознакомить, относительно невелико, например, не превышает пяти человек, и в будущем не будет увеличиваться, то есть ознакомление будет однократным. Это могут быть, например:

  • приказ о приеме работника на работу;
  • приказ о переводе работника на другую работу;
  • приказ о предоставлении работнику отпуска;
  • приказ о направлении работника в командировку;
  • приказ о поощрении;
  • приказ о наказании;
  • приказ о прекращении трудового договора с работником (об увольнении) и т.п.

В этом случае в зависимости от объема текста отметка об ознакомлении оформляется:

  • на оборотной стороне последнего листа приказа;
  • ниже текста приказа и подписи директора.

Оформление в обоих случаях одинаковое – содержит фразу «С приказом от _____ № ___ ознакомлен (ознакомлены)», далее должность, личную подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления (Пример 1).

Приказ с отметкой об ознакомлении


[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Л.А. Назарова,
специалист по анализу бизнес-процессов

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2022.

Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам