Вы узнаете, как составить внутренний нормативный документ, регламентирующий правила обращения с локальными нормативными документами организации, а также получите пример инструкции по работе с локальными нормативными актами.
Зрелый период жизни организации характеризуется стремлением регламентировать все, что только возможно. Локальные нормативные акты (далее – ЛНА) создаются один за другим, в крупных компаниях их количество измеряется десятками в год. Создаваемые ЛНА нуждаются в стандартизации. А ведь еще каждый ЛНА нужно своевременно актуализировать, ненужные – отменять или заменять новыми. Так организация приходит к тому, что необходимо создать «ЛНА об ЛНА», то есть внутренний нормативный документ, регламентирующий правила обращения с внутренними нормативными документами организации.
Ответственность за разработку «регламента о регламентах» обычно ложится на отдел делопроизводства.
Нормативно-методическая основа
Помочь секретарю в составлении «ЛНА об ЛНА» могут следующие документы:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] и Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[2]. Из них вы узнаете об общих правилах оформления текста и других значимых реквизитов ЛНА, а также об общих правилах оформления документов – шрифтах, межстрочных интервалах, титульном листе;
- Примерная инструкция по делопроизводству[3], в специальном разделе которой рассказывается об ЛНА как об отдельном документе, с особенностями организации разработки, согласования, утверждения;
- Словарь видов документации[4]. Он поможет отличить одну разновидность ЛНА от другой, ведь каждый вид документа создается со своими собственными целями;
- Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов[5], которые помогут составить раздел об оформлении ЛНА: правильно пронумеровать пункты (пресловутые точки после номеров), поместить в ЛНА ссылки на другие регламенты и на другие разделы его самого и т.д.
Разновидности ЛНА в организации
В «ЛНА об ЛНА» описываются правила разработки и оформления только тех разновидностей ЛНА, которыми пользуется организация. Как правило, из всего многообразия видов регламентирующих документов компания обычно активно использует три-четыре. Автор документа должен установить эти разновидности и сосредоточиться на них. Не нужно помещать в будущий ЛНА разновидности регламентирующих документов «навырост». Если в какой-то момент окажется, что компании необходимы, например, политики, то в ЛНА в общем порядке будут внесены изменения – особенности разработки политик.
Самые распространенные ЛНА
Положение – документ, закрепляющий статус структурной единицы компании или процесса, устанавливающий права и обязанности (например, Положение о канцелярии, Положение о документообороте, Положение о хранении документов).
Инструкция – документ, в котором выполнение одного процесса рассматривается со всех возможных сторон, с объяснениями, как выполнять операции этого процесса (например, Инструкция по делопроизводству, Инструкция по хранению документов, Инструкция по приему и отправке корреспонденции).
Правила – свод нормативов, которые нужно выполнять и которые приводятся без объяснений, как достичь нужного результата (например, Правила конвертирования и отправки почтовой корреспонденции, Правила размещения архивных документов в архивохранилищах, Правила корпоративного этикета при ведении электронной переписки).
Методические рекомендации – очень подробное, буквально пошаговое изложение правил выполнения того или иного процесса (например, Методические рекомендации по архивному хранению документов, Методические рекомендации по подготовке проектов распорядительных документов, Методические рекомендации по осуществлению контроля исполнения задач, поставленных в системе электронного документооборота).
Регламент – документы, в которых описывается взаимодействие участников процесса (как правило, из разных структурных подразделений), с указанием сроков выполнения каждой операции и результата каждой операции (например, Регламент рассмотрения обращений граждан, Регламент осуществления внутренних коммуникаций между филиалами, Регламент приема-передачи документов на хранение в архив).
Каждую из выбранных разновидностей ЛНА нужно четко определить в будущем документе.
Основные разделы ЛНА
Общие положения
Любой ЛНА должен начинаться с раздела «Общие положения». В нем:
- озвучивается полное наименование ЛНА и тут же приводится сокращенное;
- озвучивается полное наименование организации и указывается ее общепринятое сокращенное название («Общество», «Компания», «Организация» и т.д.);
- если ЛНА создается во исполнение федерального закона или другого нормативного правового акта (далее – НПА), то приводится его наименование;
- описывается цель создания ЛНА.
Например:
Настоящая Инструкция по обеспечению сохранности, учета, систематизации, использования, уничтожения документов (далее – Инструкция) в обществе с ограниченной ответственностью «АБВ» (далее – Общество) утверждается во исполнение положений Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с целью регламентирования процессов учета, систематизации, хранения, использования, проведения экспертизы ценности и уничтожения документов Общества.
Если ЛНА создается для того, чтобы повысить эффективность производственного или бизнес-процесса и не «привязывается» ни к какому закону или федеральному НПА, то начало раздела «Общие положения» может выглядеть так:
Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) утверждается с целью установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов общества с ограниченной ответственностью «АБВ» (далее – Общество).
Информационный блок «Область применения» повествует о том, когда и при каких обстоятельствах пригодится этот ЛНА. Он может состоять из одного-двух предложений или даже сливаться с предыдущей информацией о целях разработки ЛНА.
Например:
Положения Инструкции распространяются на работу с документами, содержащими общедоступную информацию, на бумажном и электронном носителе, включая их подготовку, регистрацию, учет, использование и контроль исполнения, осуществляемые при помощи системы электронного документооборота. Требования Инструкции применяются к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Затем в разделе «Общие положения» приводится список нормативно-методических документов и внутренних регламентов компании, на основе которых составлен текст этого ЛНА. Впрочем, некоторые компании предпочитают выводить его в отдельный раздел «Нормативно-методическая документация». Источники располагаются в порядке значимости: сначала нормативные документы (кодексы, законы, постановления, инструкции и т.д.), затем стандарты, методические рекомендации. Завершают список внутренние регламенты.
Следующим блоком описывается порядок применения ЛНА: кто отвечает за его исполнение, кто контролирует исполнение, что последует за неисполнение требований документа.
Завершают раздел сведения о порядке утверждения ЛНА, введения его в действие, изменения и отмены.
Термины, определения, сокращения
Это традиционный раздел, в котором собраны все термины, используемые в тексте документа, их толкование, а также расшифровка аббревиатур. Рекомендуем составлять раздел постепенно, по мере создания текста ЛНА. Каждый встретившийся термин выносится в раздел, для него подбирается или формулируется определение. То же и с сокращениями.
Раздел обычно состоит из двух частей (1 – термины, 2 – сокращения) и представлен в табличной форме словаря, когда в алфавитном порядке перечисляются термины (аббревиатуры) и тут же дается их толкование.
Например:
Основной текст
Предугадать содержание каждого документа, конечно, невозможно. Поэтому и мы в статье, и автор «ЛНА об ЛНА» дают только универсальные рекомендации, подходящие для каждого регламентирующего документа, независимо от его вида.
Объем ЛНА
Конечно, нельзя ограничивать авторов регламентирующих документов строго установленным количеством страниц. Однако не лишним будет напомнить, что слишком объемный текст воспринимается тяжело. Оптимальный объем любого ЛНА – до 30 страниц основного текста (исключая приложенные таблицы, блок-схемы, формы, образцы документов и пр.).
Структура текста
Нужно ввести стандартные правила структурирования текста, например:
- делить текст сначала на разделы, а потом на подразделы (а не структурировать его как набор подразделов); при необходимости (но необязательно) разделы могут объединяться в главы;
- создавать в тексте не более четырех уровней рубрикации. Это означает следующую иерархию пунктов в тексте:
1. Заголовок главы;
1.1. Заголовок раздела;
1.1.1. Заголовок подраздела;
1.1.1.1. Содержание пункта подраздела.
Нельзя путать «уровень рубрикации» с количеством пунктов. Пятого уровня рубрикации – 1.1.1.1.1. – уже быть не может, а на четвертом уровне может быть сколько угодно пунктов, например, 12.4.14.57.
Приложения
Все, что прикладывается к тексту ЛНА, помещается после основного текста в разделе «Приложения». Приложения обязательно нумеруются и помещаются в своем разделе строго в порядке первого упоминания в тексте.
Каждое приложение сопровождается перечислением тех пунктов (всех!), в которых упоминается, но первым среди них указывается тот пункт, в котором оно упоминается впервые. После приложения по центру строки выводится его наименование.
Например:
Мы привели минимальный набор разделов ЛНА. Некоторые организации могут расширить его. Например, существует практика создания раздела «Документация», в который вносятся все документы, образующиеся в процессе выполнения регламентированных работ, с указанием ответственного подразделения и даже срока хранения. Безусловно, такая практика очень помогает в составлении номенклатуры дел и в целом в процессе хранения документов.
Оформление ЛНА
Титульный лист
При желании организация может оформлять свои ЛНА с титульным листом (Пример 1). Главное, чтобы было принято окончательное решение относительно его использования: или на всех ЛНА без исключения, или вовсе без него. Без титульного листа вполне можно обойтись, оформляя ЛНА на общих фирменных бланках для документов.
Форма титульного листа приведена в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Пункты и списки
Если неукоснительно следовать правилам оформления нормативных документов, то маркированные списки придется исключить из своих ЛНА и тоже пронумеровать. Государственным организациям приходится так и делать. Что касается коммерческих организаций, то они могут позволить себе немного отступить от строгих правил в пользу комфортного восприятия текста: списки воспринимаются намного проще (Таблица).
Впрочем, злоупотреблять списками в тексте документа тоже не стоит. Их использование можно разрешить со словом «допускается».
Заголовки, гиперссылки, формат
Большинство ЛНА сегодня используются в электронном виде. Это нужно учитывать при их разработке и оформлении. Цель разработчика нормативного документа – сделать свое детище максимально удобным в использовании. Его должно быть не просто комфортно читать, но и находить в нем информацию, перемещаться между разделами, прямо из текста пункта переходить в упомянутое в нем приложение и обратно.
Это достигается, в первую очередь, структурированием текста. Заголовки разделов и подразделов не просто выделяются жирным шрифтом, а отмечаются как заголовки разного уровня через функционал текстового редактора. Это отправная точка структурирования. Во-первых, заголовки позволят создать оглавление (тоже не вручную, а с помощью программы), во-вторых, помогут перейти на нужную структурную единицу из любой точки текста.
Быстрое перемещение между структурными единицами документа достигается путем системы гиперссылок. Это очень полезно, например, если к пункту ЛНА имеется приложение. Из текста пункта ставится гиперссылка на приложение, а из приложения – обратно на пункт (Пример 2). Также ставятся быстрые переходы в любые точки текста.
Но все эти полезные элементы структуры текста легко потеряются, если неправильно сохранить готовый ЛНА. Однозначно это должен быть неизменяемый формат (лучше всего PDF). Но достичь этого формата можно по-разному:
Работа над ЛНА
Стандартизации подлежат также процессы работы над ЛНА – от разработки проекта до передачи на хранение.
Подготовка проекта
Исполнитель приступает к работе над ЛНА в двух случаях: по собственной инициативе или исполняя задание руководства. Задание может быть изложено в распорядительном документе, поручении, резолюции на письме или записке. Его лучше задокументировать, чтобы рассчитать срок подготовки проекта ЛНА. Что касается инициативы, то ее можно и ограничить. Например, некоторые компании устанавливают в своих регламентах, что инициировать ЛНА может только структурное подразделение статусом не ниже управления.
Согласование
Проекты ЛНА подлежат обязательному согласованию. Рекомендуется установить не только «универсальный» состав согласующих лиц, но и сроки согласования. Важно, чтобы сроки не противоречили тем, что установлены в уже действующих делопроизводственных регламентах (например, инструкции по делопроизводству).
И состав согласующих лиц, и сроки согласования для ЛНА можно взять из Примерной инструкции по делопроизводству (пп. 4.4 и 4.6 соответственно).
Утверждение
Главное, что необходимо установить относительно утверждения ЛНА в компании, – то, что утверждение возможно двумя способами: лично должностным лицом и распорядительным документом.
Личное утверждение используется, когда ЛНА может быть введен в действие немедленно. Утверждение приказом – когда между утверждением и введением ЛНА в действие нужно еще что-то сделать, например, ознакомить сотрудников, которые будут работать с новым документом, обучить их и т.д.
Рекомендуется применять в организации оба способа утверждения документов.
Регистрация
Если организация регистрирует свои ЛНА, то правила регистрации тоже устанавливаются регламентом. Необходимо написать, где именно происходит регистрация (обычно это система электронного документооборота), и описать структуру регистрационных индексов.
Ознакомление
Ознакомление с ЛНА компании организуют по-разному. Существуют книги ознакомления, листы ознакомления, об ознакомлении с иным ЛНА работник расписывается прямо в трудовом договоре. Все нужно привести к единообразию. Пожалуй, оптимальный вариант – это лист ознакомления, который является неотъемлемой частью каждого ЛНА.
Внесение изменений
За время действия многих «долгоиграющих» ЛНА в них не раз могут вноситься изменения. Порядок внесения описывается в регламенте. Указываются виды изменений ЛНА, обязанность вносить их распорядительным документом, а главное – как внедрить изменения в уже действующий документ.
Отмена
Каждый ЛНА действует или до своей отмены, или до ликвидации организации. Но большинство все-таки проходят через процедуру отмены. Обычно ЛНА отменяют путем издания распорядительного документа. Об этом нужно упомянуть в регламенте.
Хранение
Как правило, ЛНА – документы постоянного хранения. После отмены они передаются в архив организации и там проходят полную архивную обработку. Не нужно расписывать подробности – для этого есть специальные ЛНА по хранению. Достаточно сослаться на них.
Предлагаем вам пример инструкции по работе с локальными нормативными актами (Пример 3).
Резюме
1. «ЛНА об ЛНА» необходим на зрелом этапе жизненного цикла организации, когда все установившиеся процессы регламентируются.
2. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются виды ЛНА, используемые в организации, правила их структурирования и оформления.
3. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются общие правила (независимо от вида ЛНА) подготовки проектов, согласования, утверждения, учета, изменения, отмены, хранения регламентирующих документов организации.
[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[2] Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ВНИИДАД, 2019).
[3] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[4] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).
[5] Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (редакция 2021 года) (утв. ГД ФС РФ).
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам