Инструкция по делопроизводству: организация исполнения документов и поручений

«Секретарь-референт» №8 2021 / Делопроизводство

Продолжаем цикл статей, посвященных разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как описать процесс исполнения поручений руководителя по документам, а также приведем пример соответствующего раздела для локальной инструкции по делопроизводству.

ЧТО ФИКСИРОВАТЬ В РАЗДЕЛЕ?

В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно описать выполнение заданий по документам: от вынесения резолюции должностным лицом до составления справки об исполнительской дисциплине в компании. Важно предусмотреть сроки выполнения документов, технические моменты направления задач исполнителям и отчетов о выполнении, зафиксировать процесс контроля исполнения документов.

При составлении раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[1] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2].

В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно установить:

 

  • понятие резолюции, виды резолюций, применяемых в организации;
  • сроки исполнения поручений по документам;
  • порядок доведения поручений до исполнителей;
  • порядок действий исполнителей по выполнению поручений;
  • порядок сбора статистики по выполнению поручений в организации.

Дополнительно необходимо уделить внимание фиксированию устных поручений руководителя. Позволяет ли СЭД[3] создавать задачи, «не привязанные» к документам? Если не позволяет (или если по каким-то причинам такие задачи в компании ставить не принято), то в инструкцию по делопроизводству нужно внести положение о том, что все задания, которые дает руководитель, должны быть задокументированы.

Структура раздела приведена на Схеме.

Структура раздела «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству

 

Подраздел «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства» 

Порядок оформления реквизита «Резолюция» уже описывался в инструкции по делопроизводству в разделе «Общие требования к оформлению документов»[4] (а именно в подразделе «Оформление реквизитов документов» этого раздела). Целесообразно повторить его и в этом разделе, чтобы тем, кто обращается к инструкции, не пришлось переходить из раздела в раздел.

Руководитель может вынести резолюцию:

  • на бумажном документе (например, на входящем письме);
  • в СЭД, если документ электронный (например, электронное письмо или служебная записка);
  • на листе резолюции (в исключительных случаях, если по каким-то причинам на бумажном документе нельзя написать задание от руки).

В резолюции, независимо от ее «носителя», должны быть указаны:

  • исполнитель (если исполнителей несколько, то первый из перечисленных является ответственным исполнителем);
  • содержание задачи;
  • дата вынесения резолюции;
  • на «бумажных» резолюциях руководитель должен расписаться. В СЭД это по понятным причинам невозможно, здесь действует простая электронная подпись – информация о том, с аккаунта какого работника была создана задача.

Использование листов резолюции может быть предусмотрено в Инструкции по делопроизводству, лучше зафиксировать такую возможность со словом «допускается». Тут же нужно написать о том, что резолюция на отдельном листе бумаги является неотъемлемой частью документа, к которому относится. Ошибка, которую допускают некоторые секретари: отделять листы резолюции и формировать их в отдельное «дело». Так делать нельзя.

Текст подраздела «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства» приведен в Примере 1.

Инструкция по делопроизводству, подраздел «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства»


[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 №44.

[2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

[3] СЭД – система электронного документооборота.

[4] Кожанова Е.Н. Инструкция по делопроизводству: общие требования к оформлению документов // Секретарь-референт. 2021. № 4. С. 32–39.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.