Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству: обзор нового документа

«Секретарь-референт» №8 2020 / Делопроизводство

ЗАЧЕМ НУЖЕН НОВЫЙ ДОКУМЕНТ?

В связи с утверждением новых Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства) появилась необходимость разработать новые и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Методические рекомендации). Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2], которые разрабатывали к уже утратившим силу[3] Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, сегодня потеряли свою актуальность.                       

Проект новых Методических рекомендаций уже размещен на сайте Росархива в разделе «Проекты документов».

СФЕРА ДЕЙСТВИЯ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ

Сфера действия Методических рекомендаций, как и Правил делопроизводства, значительно расширена: они предназначены для служб делопроизводства федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов, органов государственной власти и иных государственных органов субъектов Российской Федерации (все эти органы в совокупности называются государственными органами), органов местного самоуправления.

Цель Методических рекомендаций – оптимизация процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству. Этот документ – единая методическая основа, которой следует пользоваться при разработке инструкций по делопроизводству в любой организации.

instrukciya_po_deloproizvodstvu

Правила делопроизводства – это нормативный документ, то есть их положения – это утвержденная норма, которая фиксирует, как именно должно быть. А Методические рекомендации – документ методического характера, в нем зафиксировано, как норму реализовать. То есть инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основе Правил делопроизводства[4], а объяснить, как именно это следует делать – задача Методических рекомендаций.

СТРУКТУРА МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ

Методические рекомендации содержат три раздела. Кроме этого, значительный материал, дополняющий и иллюстрирующий содержание Методических рекомендаций, находится в приложениях (Схема 1).

instrukciya_po_deloproizvodstvu

РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Первый раздел определяет назначение и сферу действия Методических рекомендаций. Кроме этого, в разделе содержится список законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами, которые легли в основу Методических рекомендаций. Список состоит из 28 документов, каждый из которых хорошо знаком специалистам-практикам.

instrukciya_po_deloproizvodstvu

РАЗДЕЛ II. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, УТВЕРЖДЕНИЯ, ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В разделе описаны организационные правила и основания для работы над инструкцией по делопроизводству. И если в Правилах делопроизводства установлен только порядок согласования и утверждения инструкции по делопроизводству, то Методические рекомендации дополнены положением о доработке инструкции по делопроизводству при наличии разногласий между разработчиком инструкции и архивным органом, согласующим инструкцию по делопроизводству.

Пошаговый алгоритм действий при разработке инструкции по делопроизводству опубликован в журнале.


[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

[2] Утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

[3] См. Постановление Правительства Российской Федерации от 01.02.2020 № 71 «Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации».

[4] См. п. 1.8 Правил делопроизводства.

В.Ф. Янковая,
доцент РГГУ, к.и.н.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2020.