Электронная версия журнала

Трудности при оформлении командировок

«Секретарь-референт» №8 2010 / Бухгалтерский учет

.

Полагаю, что всем хорошо известно, как составляется командировочный отчет – в общем-то, ничего сложного. Но только в том случае, когда командируемый прилежно собирает все необходимые документы и придерживается внутрикорпоративной политики. Однако, как показывает практика, чем выше позиционный уровень руководителя, тем чаще приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями, в результате которых при составлении отчета о командировке требуется индивидуальный подход и смекалка. Рассмотрим несколько самых распространенных случаев.

■ Руководитель не отметил/не взял с собой командировочное удостоверение

Как правило, отмечать командировочное удостоверение принято в офисе той компании, в которую едет командируемый. Но если по каким-то причинам это не возможно, допустимо проставить отметки о прибытии и убытии в гостинице (для этого должна использоваться круглая печать). Если ваш руководитель этого не сделал, попробуйте связаться c партнерами и отправить им чистое отсканированное удостоверение (либо файл в формате *.doc) по электронной почте. Договоритесь, что они сразу вернут его со своими печатями по электронной почте, а оригинал отправят с курьерской доставкой (вы потом поставите на нем отметки вашей организации). Копию командировочного удостоверения можно сдать в бухгалтерию с полным комплектом остальных документов под обещание позже принести оригинал.

■ Руководитель не привез посадочные талоны (boarding passes) на самолет

Посадочные талоны являются подтверждением того, что перелет состоялся и пассажир использовал купленный за счет компании билет. В случае если один или несколько посадочных талонов были утеряны, но при этом есть билеты, составляется служебная записка на имя главного бухгалтера примерно следующего содержания:

Прошу принять к учету авиабилеты по направлению Москва – Барселона от 13.07.2010 без посадочных талонов. Копии авиабилетов и отметки аэропорта о пересечении границы прилагаю.

■ Оригиналы билетов утеряны

Введение электронных авиабилетов ощутимо облегчило работу секретаря, но при железнодорожных поездках и на некоторых внутренних авиарейсах местных компаний продолжают использоваться бумажные билеты, которые необходимо по возвращению сдавать в бухгалтерию. В случае если оригиналы билетов утеряны, составляется служебная записка  на имя главного бухгалтера с объяснением ситуации и просьбой принять отчет без билетов:

Прошу принять отчет за командировку в Краснодар, состоявшуюся в период с 04.07.2010 по 25.07.2010 без оригиналов авиабилетов. Командировочное удостоверение прилагаю.

К служебной записке прилагаются посадочные талоны и отметки аэропорта о пересечении границы/командировочное удостоверение, либо любые другие документы, подтверждающие, что поездка состоялась.

Для бухгалтерии представляет интерес письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18, разъясняющее вопросы учета в целях налогообложения прибыли расходов на проезд работника к месту командировки и обратно в случае, если проездной билет утерян.

Вопрос: О порядке учета в целях исчисления налога на прибыль расходов на проезд работника к месту командировки и обратно в случае, если проездной билет утерян, а также о налогообложении НДФЛ сумм возмещения расходов по проезду федеральных государственных гражданских служащих к месту командировки и обратно в случае потери билетов.

Ответ:

ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 05.02.2010 № 03-03-05/18

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета в целях налогообложения прибыли расходов на проезд работника к месту командировки и обратно в случае, если проездной билет утерян, и сообщает, что согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу выступает подлинник проездного документа.

Учитывая то, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, считаем, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.

Пунктом 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к маршрут/квитанции, оформленной не на бланке строгой отчетности, должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.

Таким образом, при приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме – электронной маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) для поездок на территории Российской Федерации и за рубеж, подтверждающими документами являются в части:

а) произведенных расходов по оплате:

– чек контрольно-кассовой техники;

– слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

– подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

– или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

б) факта произведенной перевозки:

– распечатка электронного документа – электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Электронный авиабилет оформляется не на бланке строгой отчетности и в случае его утраты восстанавливается путем повторной распечатки.

Что касается вопроса признания компенсационными выплатами, освобождаемыми от налогообложения налогом на доходы физических лиц, сумм возмещения расходов по проезду федеральных государственных гражданских служащих к месту командирования и обратно в случае потери билетов, сообщаем следующее.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

В случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

■ Руководитель не привез счет (Invoice) из отеля

Часто выписка из отеля происходит в спешке из-за опасения опоздать на самолет, на переговоры, на электричку и т.п. Результат – проживание в номере полностью оплачено, а счета за него или нет, или случайно прихвачен чужой. Для того чтобы получить дубликат, достаточно найти контактную информацию отеля в интернете и позвонить/написать им с просьбой прислать копию счета. Invoice будет выслан вам по электронной почте или по факсу буквально в течение дня. Возможно, на нем будет стоять пометка «Дубликат», что не является препятствием для представления документа в бухгалтерию. Такой же способ применим и к счетам из ресторанов.

■ В счет за проживание в отеле включены дополнительные строки

Бывает, что в счете руководителя есть строки за услуги, которые не должны компенсироваться компанией. Самый простой вариант для расходов типа room service, «благотворительность» и «разное» – написать служебную записку на имя главного бухгалтера с просьбой вычесть эти суммы из зарплаты:

Прошу вычесть из моей заработной платы за июль 2010 г. сумму в размере 2000 (две тысячи) рублей 34 копейки, потраченную на мини-бар во время нахождения в командировке в Испании в период с 05.06.2010 по 15.06.2010.

 

Но здесь есть некоторые нюансы.

Затраты на питание в ресторане отеля (не room service) можно оформить как представительские расходы – ужин с партнерами. В этом случае на конкретную сумму составляются смета и отчет, которые прилагаются затем к остальным командировочным документам.

Такой вид расходов, как доступ в Интернет (Wi-Fi), польование оргтехникой и телефонией, принимается к учету при наличии служебной записки, завизированной непосредственным руководителем командируемого, со следующей формулировкой:

Прошу принять к учету сумму в размере 10, 65 долларов за использование доступа в интернет в служебных целях (чтение корпоративной почты) во время пребывания в командировке в США. Копию счета прилагаю.

 

Обоснованием необходимости пользования услугами химчистки может служить длительный срок командировки, насыщенная программа встреч и переговоров (отсюда частая смена одежды), отсутствие возможности взять с собой объемный багаж из-за нескольких перелетов в рамках одной поездки.

Отражение в налоговом учете личных расходов, осуществленных работником во время командировки, разъяснил Минфин России в своем письме от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170.

Вопрос: Для обеспечения удобства в расчетах уполномоченным работникам банка выданы корпоративные пластиковые карты, которые могут быть использованы, например, для оплаты командировочных и представительских расходов. Денежные средства, списанные с корпоративной карты, включающие личные траты (расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы), учитываются как подотчетные суммы (дебиторская задолженность) работника перед банком и подлежат обязательному возврату (возмещению) после утверждения авансового отчета в сроки, установленные внутренними нормативными документами банка.

По нашему мнению, расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы, не предусмотренные пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса, не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли. Должен ли банк учитывать в составе доходов, подлежащих обложению налогом на прибыль организаций, суммы возмещения личных расходов, осуществленных работником во время командировки за счет средств банка?

Ответ:

ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу учета в составе доходов, подлежащих обложению налогом на прибыль организаций, суммы возмещения личных расходов, осуществленных работником во время командировки за счет средств банка, сообщает следующее.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, учитываются командировочные расходы. В их составе учитываются расходы на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Таким образом, как правильно указано в письме, расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы, не предусмотренные пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса, не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли.

Вместе с тем суммы возмещения указанных расходов банка, осуществленных за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

■ Были произведены дополнительные расходы на проживание или передвижение

Иногда случается так, что во время командировки руководитель принимает решение поменять уже купленные билеты, приобрести дополнительные, переехать в другой отель, и все эти расходы он оплачивает сам. Для того чтобы бухгалтерия компенсировала расходы (или приняла их к учету), необходима служебная записка с визой непосредственного руководителя. Формулировка обоснования может быть приблизительно следующей:

Я, Шмагин А.В., руководитель Департамента по развитию ИТ, находясь в командировке во Вьетнаме, совершал перелет из г. Хошимин в г. Ханой и был вынужден произвести замену электронного авиабилета на самолет, так как запланированная в Хошимине встреча закончилась раньше предполагаемого времени, что позволило мне поработать в Ханое более продуктивно.

Безусловно, необходимо помнить, что визирование подобного рода служебных записок не является обязательным, а оставляется на усмотрение вышестоящего руководителя. В них вы всего лишь выражаете просьбу о содействии.

Помимо служебной записки для бухгалтерии рекомендуется составить документы, подтверждающие факт проведения деловых переговоров для нужд организации. Это могут быть протокол переговоров, проекты обсуждаемых договоров, отчеты о проведении переговоров.

 

А. Вершинина,
помощник исполнительного вице-президента по развитию международного бизнеса

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2010.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.