Как эффективно справляться с нагрузкой: 7 правил

«Секретарь-референт» №6 2021 / Профессия

Спросите себя: всегда ли скорость, с которой руководитель бросает в вас задачи, соответствует средней скорости их выполнения? Сто процентов – нет. И как только поручения начинают превышать вашу работоспособность, к вашему рабочему месту присаживаются госпожа Переработка и товарищ Стресс. Расскажем о семи правилах, которые помогут реже встречаться с этими непрошеными гостями.

Чтобы быть эффективным на рабочем месте, недостаточно литрами вливать в себя кофе и жевать энергетические батончики между совещаниями. Этим вы лишь поддерживаете свое тело, а оно, увы, склонно уставать и подводить ваш мозг. Разгрузить голову помогают совершенно другие методы: грамотная коммуникация, четкое планирование и умение говорить «нет» несрочным делам. Секретари и ассистенты нередко сталкиваются с профессиональным выгоранием, к которому их «подталкивают» ежедневные сверхзадачи и нескончаемые списки поручений. Поэтому научиться справляться с нагрузкой – шанс избежать физического и эмоционального истощения.

 

Не все секретари и помощники перерабатывают. Посмотрите hh.ru: требования компаний к этим должностям могут кардинально отличаться. Порой секретари нужны только для приготовления кофе и перераспределения звонков, а помощники – для сбора и распечатывания какой-либо информации. На таких позициях сотрудники не несут особой ответственности, не имеют сверхнагрузки и, как правило, не получают солидную зарплату. Даже если вы относитесь к этой категории лиц, не закрывайте статью: она будет полезна вам при смене рабочего места или при усилении вашей роли в данной профессии в будущем.Так как же справиться с лавиной поручений и не быть погребенным заживо или, что еще хуже, быть уволенным?

ИЗВИНЕНИЯ НЕ ПОМОГУТ

Как ни прискорбно, сверхнагрузка не считается оправданием низкого качества выполнения поручений. Ею нельзя прикрыть срывы дедлайнов и отчеты с грамматическими ошибками. Все задачи должны быть выполнены на должном уровне и в срок. Если вы не хотите быть непрофессионалом в глазах руководителя, уберите из своего лексикона фразы:
«У меня и так много работы»;
• «У меня завал»;
• «Я не успел(-а) доделать»;
• «Я слишком загружен(-а)»;
• «У меня нет на это времени» и т.д.

У работников в компаниях достаточно задач, чтобы быть занятыми по восемь часов в день. Вы не исключение, а скорее самый яркий пример этого правила.

Чтобы показать руководителю, что в вашем расписании задач больше, чем рабочих часов, аккуратно намекните боссу, что новую вы сможете выполнить только после того, как закончите предыдущую.

Допустим, шеф поручил вам найти и забронировать площадку для проведения годового собрания акционеров. Времени у вас в обрез. Собрание должно состояться через две недели, а конференц-залов на 100 человек в городе практически нет. Спустя пару часов вы снова в кабинете руководителя и получаете задачу подготовить список работников, которые за последнюю неделю не завершили дела в срок. Сразу соображаете: данная информация тоже нужна срочно, ведь завтра бухгалтерия будет начислять премии по сданным отчетам и выполненным поручениям. Что же делать? Отложить поиск места для акционеров? Ни в коем случае. Сообщите шефу о том, что вы приступите к подготовке списка штрафников сразу после того, как забронируете конференц-зал для ежегодного собрания, иначе велик риск провести эту встречу на парковке у офиса. Руководитель либо одобрит ваше решение, либо сам поменяет очередность выполнения задач.

Поэтому мы не жалуемся на количество задач, а ищем выход, как с ними быстрее справляться. Помогут семь простых правил.

1. ОПРЕДЕЛЯЙТЕ КОНЕЧНУЮ ЦЕЛЬ ЛЮБОГО ЗАДАНИЯ

Если продолжить тему очередности задач, то критичную роль в определении срочности играет конечная цель поручения.

Посмотрим на два задания, которые были поставлены руководителем в одно и то же время.

1. Обзвонить начальников всех подразделений и спросить, у кого из них на завтрашний день назначены выездные мероприятия.
2. Выяснить недельное расписание перелетов Москва – Владивосток.

Какое из заданий вы начнете делать в первую очередь? Лично я не возьмусь ни за одно из них, пока не пойму, для каких целей собираю данную информацию.

Зачем мне сведения о выездах начальников? Цель: руководитель хочет провести важную встречу завтра.

Зачем мне изучать расписание перелетов во Владивосток? Цель: руководитель планирует отправиться туда в рабочую командировку.

В этой ситуации задача под номером 1 будет выполнена в первую очередь, т.к. цель ее более реалистичная, чем потенциальная деловая поездка шефа.

Если же боссу критично сегодня ответить клиенту, в какой день он сможет добраться на другой конец России, то вопрос с перелетами я решу быстрее, а уже после этого начну обзванивать коллег.

Без знания финальной точки любое планирование будет спонтанным и необдуманным.

2. СТАВЬТЕ ОСУЩЕСТВИМЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ

В подавляющем числе случаев не вы устанавливаете сроки. Что и в какое время должно быть выполнено, решает руководитель. Но если вы уверены, что к установленному сроку задачу не закончить, скажите об этом прямо. Напечатать 1000 визитных карточек, для которых не готов макет, невозможно за час. Так же как и добраться до другого конца Москвы за 20 минут в час пик. Есть задачи, которые физически нельзя сделать в назначенный срок, но руководитель может об этом не догадываться – и не потому, что у него недостаточно интеллекта, а просто потому, что он занят другими делами и не следит за временем. Что сложного в том, чтобы забрать его новый костюм из химчистки? – Ничего. Если только поручение не поступило вам за две минуты до закрытия этой самой химчистки.

Но дело не только в сроках, которые назначает руководство. Ваша задача – устанавливать их осознанно, особенно когда перед вами несколько поручений, которые должны быть выполнены в ближайшее время без четкого разделения по срочности.

Задавайте себе вопросы. За какое время вы сможете прочитать 50 страниц нового регламента, при этом исправляя в нем грамматику и пунктуацию? Сколько часов вам потребуется на создание презентации об истории компании или составление авансового отчета за прошедший месяц?

Назначайте себе реальные дедлайны. Никто не просит вас быть стахановцем и бить рекорды по производительности. Будьте реалистом, способным выполнить задание с хорошим результатом и за положенное время.

Никогда не ставьте дедлайн, который не вписывается в понятие «рабочий день». Не планируйте свою дополнительную нагрузку заранее. Этим действием вы сразу же снижаете собственную продуктивность и настраиваетесь на неэффективное расходование рабочего времени. Срок выполнения задачи должен заканчиваться в шесть часов вечера: если не уложились, выбор за вами – остаться и доделать либо перенести ее на завтра.

При большом потоке поручений не хватайтесь за все и сразу, определите срочность и очередность.

Рисунок

3. СОСТАВЛЯЙТЕ РАСПИСАНИЕ, ВЕДЬ ЭТО ПОЛОВИНА УСПЕХА

Не важно, любите вы записывать все задачи в бумажный блокнот или пользуетесь «Google Календарем» и телефоном, но создавать собственное расписание просто необходимо. В вашей работе немало рутинных дел, на которые тратится время: проверка почты (своей и руководителя), сбор документов для подписи, приготовление кофе и снеков, ежедневные и еженедельные совещания и протоколы, утренние/вечерние отчеты и др. Эти задачи всегда есть в расписании секретаря или помощника независимо от загрузки. Так пусть они занимают определенное время каждый день. Например, проверяйте почту строго в первый рабочий час, а документы на подпись относите два-три раза (допустим, в 10:00, 14:00 и 17:00). Подобный график дисциплинирует и вас,  и коллег, и босса.

В промежутки между рутинными делами вписывайте поручения, которые получили в течение дня от руководителя. Таким образом, вы не нарушите своего расписания, не собьетесь с обычного ритма и не упустите ничего важного.

Недавно мой рабочий день выглядел примерно так:
09:00 – завтрак для руководителя;
09:15–09:45 – проверка почты;
09:45–10:00 – папка для подписания;
10:30–11:30 – написание повестки для совещания, рассылка приглашений,
обзвон участников;
12:00–13:00 – обед руководителя (доставка);
13:00 – папка для подписания;
13:30–15:00 – совещание по новому клиенту (протокол);
15:30–17:00 – сбор отчетов за неделю;
17:00 – папка для подписания, согласование отчета;
17:30 – поиск билетов в Питер;
18:00 – распечатка и сбор документов для утренней встречи, передача
их водителю, выезд.

Не надейтесь, что дела, которые вы наметили на целый день, будут выполнены точь-в-точь согласно вашему расписанию. Планирование и окружающая действительность не одно и то же. Тем не менее иметь представление, когда вы будете заниматься тем или иным поручением, избавляет вас от постоянного стресса из-за нехватки времени.

Высшим пилотажем в грамотной организации рабочего дня может стать целевое планирование деятельности. В этом случае при составлении расписания вы предварительно учитываете цель, приоритет, срочность и важность каждого задания. Цели могут быть краткосрочными (на день или утро) или долгосрочными (на неделю – месяц), а задачи – важными или несущественными. При таком планировании вы видите всю картину целиком: что критично выполнить именно сегодня, а что реально перенести на другой день, какое у вас в целом расписание на ближайшую неделю, чем будете заниматься в тот момент, когда появится свободное окошко. А еще всегда сможете ответить на вопросы шефа и коллеги: «Чем ты занимаешься целый день?» или «Когда у тебя появится “минутка”?».

Ниже приведен пример целевого планирования одного рабочего дня.

Пример целевого планирования рабочего дня

Учитесь планировать свой рабочий день заранее и оценивать каждое поручение с точки зрения важности и срочности.

4. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ВО БЛАГО

 Календари. Прежде всего уже упоминавшийся «Google Календарь». Он пользуется большой популярностью у менеджеров всего мира. С его помощью можно запланировать мероприятие в определенное время, пригласить участников через электронную почту, настроить уведомление за 10–15 минут до начала совещания, прикрепить необходимые материалы (которые каждый присутствующий имеет возможность распечатать самостоятельно и ознакомиться с ними перед встречей), отправить коллеге поручение со сроком исполнения и т.д. Это отличный инструмент, позволяющий «закрыть» часть простых действий, которые секретарю или помощнику пришлось бы делать вручную.

Рисунок

 СЭД. Если у вас в организации налажен электронный документооборот, значит, вы приобрели одну из цифровых систем по обработке документов («1С:Документооборот», «Контур. Диадок», СБИС, DocSpace, Directum и др.). Ключевое их преимущество – экономия времени, но не только это. Такие программы помогают принимать и отправлять документы, вести работу с ними: рассылать их ответственным лицам, выдавать по ним поручения, собирать ответы, формировать выгрузки заданий и отчетов, настраивать уведомления и ставить сроки исполнения.

 Облака. Облачное хранилище (Dropbox, iCloud, SharePoint, Google Docs), по сути, единый рабочий стол, на котором можно обмениваться информацией и ресурсами, создавать, редактировать и скачивать документы в реальном времени. Всем сотрудникам предоставляется к нему доступ.

 Блокноты. Можно использовать те, что находятся внутри наших гаджетов (телефоны, планшеты, ноутбуки). Они отлично подходят для записи срочной информации, когда под рукой нет карандаша и бумаги. Я пользуюсь программой Notes в iPhone, но помимо нее существуют TextEdit, OneNote, Evernote, WorkFlowy и др. Выберите приложение, интерфейс которого вам больше всего нравится, и держите его всегда под рукой.

Автоматизируйте все процессы, которые может выполнить машина без вашего вмешательства.

5. НЕ БОЙТЕСЬ ДЕЛЕГИРОВАТЬ

Если вы придерживаетесь позиции «Мне проще самой сделать, чем кому-то объяснять», то мы с вами в одной команде. Вот только установка эта ошибочная и не вполне здоровая. Вспомните пример, который описывался ранее, – про место совещания для акционеров и перелеты во Владивосток. А что, если эти два поручения можно было выполнить одновременно? И на самом деле так и стоило поступить. Вы могли поручить другому сотруднику обзвонить начальников и собрать информацию об их расписании или скачать с «Яндекса» данные о полетах по России. На объяснение этих задач уйдут секунды, а на выполнение – значительно больше времени, поэтому выгода очевидна.

Кому вы можете делегировать свои поручения? Полезно работать в паре секретарь – помощник, что уже давно практикуется в крупных компаниях. Второй человек в приемной всегда сможет разгрузить ваше сложное расписание. Если напарника нет, то обычно есть работник, который отвечает за организационные вопросы. Таких людей мы, как правило, используем как связующее звено между приемной директора и соответствующим отделом: передаем через них документы, собираем деньги и подписи, формируем номенклатуру дел и т.д. Своего рода «секретарь подразделения», хотя подобной должности у него может и не быть. Если нам нужно собрать расписание перелетов – просим об этом такого человека в транспортной службе, которая занимается бронированием билетов и гостиниц. Требуется подготовить список участников совещания – обращаемся к тому подразделению, которое является ключевым на данной встрече (финансы, строительство, юристы и т.д.), и выбираем «жертву» из числа его работников и делегируем поручение.

Можно поступить проще: найти сотрудника с самым скучающим видом и передать ему задание. Надеюсь, таких у вас немного.

Привлекайте других сотрудников компании к выполнению простых поручений (исключение – ситуации, в которых речь идет о конфиденциальной задаче).

Рисунок

6. ДЕЛИТЕСЬ ИНФОРМАЦИЕЙ С ОСТАЛЬНЫМИ

Когда вам поступает какое-то поручение от руководителя, нельзя не принимать во внимание, что такое же задание он мог дать кому-то еще до или после вас.

Шеф попросил начальника финансовой службы собрать нужную информацию, но, не дождавшись ответа, поставил эту задачу вам. В таком случае стоит связаться с персоналом финансового отдела и уточнить, что он уже сделал или не сделал по данному поручению, чтобы не выполнять работу дважды. Но вы никогда не узнаете о задублированной задаче, если не будете делиться информацией.

Это не означает, что надо по громкой связи объявлять о каждом задании, которое к вам прилетело. Поступайте умнее: делитесь информацией с коллегами, которые потенциально могли выполнить поручение вместо вас. Если речь идет об организации совещания на определенную тематику, связывайтесь с ответственным подразделением и спрашивайте у работников: а не обзвонили ли они уже всех участников и не сделали ли повестку встречи самостоятельно? Когда вы запрашиваете по телефону информацию у кого-то из сотрудников, всегда говорите, зачем она вам. Не исключено, что кто-то из ваших коллег уже занимается таким же обзвоном по этой же теме. Минус одно поручение в вашем to-do-листе.

Вы можете разгрузить себя, если вовремя избавитесь от задублированного поручения либо воспользуетесь плодами работы, проделанной другим сотрудником, для завершения собственного задания.

Рисунок

7. НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ПРО ПЕРЕРЫВЫ

И самое приятное – не забывайте про отдых. Чтобы не терять своей продуктивности в течение дня, выполняйте несколько простых действий.

  1. Установите обязательный перерыв – пять минут каждый час работы за компьютером (отвлекитесь, встаньте из-за стола, разомните шею и спину, посмотрите вдаль).
  2. Пейте много воды: поставьте рядом с собой стакан с водой и наполняйте его постоянно.
  3. Перекусывайте каждые два часа. Для этого подойдут фрукты, ягоды, орехи, энергетические батончики, полезные бутерброды.
  4. Не пропускайте обед. «Война войной, обед по расписанию».
  5. Не злоупотребляйте кофе. Одной-двух кружек в день более чем достаточно, чтобы сохранять бодрость. Кофейная зависимость негативно сказывается на вашей нервной системе и может снижать внимание и продуктивность.
  6. Прекращайте работу над текущим документом или поручением, как только ощутите, что ваше зрение теряет резкость. В таком состоянии вы будете постоянно отвлекаться, сконцентрироваться не получится. Не отказывайте себе в отдыхе, сейчас он требуется особенно.

Рисунок

Работа секретаря или помощника не подразумевает коммуникацию с руководством только с 09:00 до 18:00. Вы можете быть на связи все время, пока бодрствуете. Но старайтесь не находиться в офисе более восьми часов: любая деятельность после окончания рабочего дня продуктивна лишь на 50 % и менее. Как часто бывало, что отчеты, подготовленные после 18:00, полностью переделывались на следующее утро, потому что были выполнены из рук вон плохо. Мы все люди, и представителям нашего вида свойственно уставать. Можно сколько угодно спорить, откуда взялась 40-часовая рабочая неделя и насколько она эффективна, но ясно одно: если четко придерживаться такого распорядка, у вас будет возможность иметь личную жизнь и развлечения.

Чтобы иметь силы противостоять сверхнагрузке, соблюдайте режим работы и отдыха.

Заключение

Не ограничивайтесь перечисленными выше советами по эффективной работе с потоком задач. Постоянно ищите лайфхаки, которые позволят выполнять рутинные многочисленные дела быстро и просто. Никто не говорил, что будет легко: волшебной таблетки по обрабатыванию большого количества поручений не существует. Но вы можете внести в этот процесс немного спокойствия и порядка, которые помогут справиться с нехваткой времени и внутренних ресурсов. Сверхнагрузка – это не приговор: при грамотном менеджменте каждый секретарь или помощник сможет решить любую задачу в положенный срок. 

О.М. Зимина,
помощник директора

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2021.