Методические рекомендации к Правилам 2020: теоретическая и практическая польза для архива любой организации

«Секретарь-референт» №6 2021 / Архивное дело

В конце апреля опубликованы одобренные Комиссией Росархива по научно-исследовательской и методической работе Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее – МР к Правилам 2020). Документ раскрывает методику применения положений Правил 2020[1]. Объясним, какая информация из МР к Правилам 2020 пригодится в архиве каждой организации.

ЗАЧЕМ ИЗУЧАТЬ МР К ПРАВИЛАМ 2020? 

Область действия МР к Правилам 2020, как следует из наименования документа, ограничена. Действие документа распространяется[2] на:

  • государственные архивы (далее – госархивы);
  • муниципальные архивы;
  • музеи;
  • библиотеки;
  • научные организации.

Под научными организациями подразумеваются те, что включены в Перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности[3]. Среди этих организаций фигурируют, в частности, Архив Российской Академии наук, Институт мировой литературы им. А.М. Горького и Кунсткамера.

 

МР к Правилам 2020 и Правила 2020, к которым они относятся, являются довольно объемными документами, однако очень полезными для специалистов. Отметим, что секретарям, делопроизводителям и архивариусам «обычных» организаций эти документы также будут интересны. Они помогут понять теорию организации архивного дела на государственном уровне, что позволит на практике разобраться в конкретных вопросах организации архивного дела «на местах» и нюансах взаимодействия архивов организаций с государственными архивами и хранилищами.

Мы рассмотрим МР к Правилам 2020 с точки зрения практической пользы для всех без исключения государственных учреждений и коммерческих компаний.

 

ВАЖНО

Основным нормативным документом по созданию и ведению архивного дела в большинстве государственных и коммерческих организаций являются Правила 2015[4].

 

СТРУКТУРА МР К ПРАВИЛАМ 2020 

МР к Правилам 2020 состоят из девяти разделов и одного приложения. Перечислим их, чтобы у читателей была возможность самостоятельно сориентироваться в структуре документа и обращаться к ней в случае необходимости (Схема 1).

Структура МР к Правилам 2020

Таким образом, структура и содержание Правил 2020 и МР к Правилам 2020 являются узконаправленными документами, действие которых не распространяется на «обычную» коммерческую организацию, даже если это крупное предприятие, которое занимается научными разработками в своей сфере деятельности. Тем не менее, МР к правилам 2020 помогут архивам любых организаций лучше понять в теории и на практике:

  • как происходит процесс фондирования документов;
  • какие существуют требования к помещениям архива;
  • по каким критериям организации относят к источникам комплектования госархивов;
  • как происходит взаимодействие госархивов с источниками их комплектования;
  • какие есть правила приема документов ликвидируемых организаций;
  • в каком порядке госархивы исполняют запросы юридических лиц.

Эти вопросы мы и рассмотрим далее в статье.

 

[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. Приказом Росархива от 02.03.2020 № 24).

[2] См. п. 1.1 МР к Правилам 2020.

[3] Утв. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.12.2016 № 2800-р.

[4] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

 

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2021.