Электронная версия журнала

Переговорные комнаты

«Секретарь-референт» №5 2018 / Профессия

 

 

Комната для переговоров (она же просто переговорная) – служебное вспомогательное помещение компании с широким функционалом. Чаще всего она используется:

• как помещение для проведения переговоров с контрагентами и деловыми партнерами;

• конференц-зал для проведения внутренних совещаний;

• учебный класс (здесь проводят занятия по повышению квалификации, вводят в должность новых сотрудников и т.д.);

• зал для небольших фуршетов для руководителей высшего звена, других категорий сотрудников или партнеров.

Крупные и финансово успешные организации могут себе позволить иметь отдельные помещения, оснащенные для каждого случая. А что делать тем, кто стремится свести затраты к минимуму? Правильно – создать универсальное помещение, пригодное для всех перечисленных целей.

В статье мы расскажем об оснащении переговорных, а также о том, как планировать их занятость.

ИДЕАЛЬНАЯ ПЕРЕГОВОРНАЯ: УНИВЕРСАЛЬНАЯ, УДОБНАЯ

Представим себе идеальную переговорную – универсальное помещение, удобное для пользования в любой из его ипостасей. Перечень оснащения для разных функций переговорной приведен в Таблице.

Перечень оборудования можно расширять до бесконечности: например, добавить барную стойку и мягкую мебель – угловой диван, пару кресел и журнальный столик, на котором, как правило, журналов не бывает, и который нужен исключительно для размещения коньячных рюмок, тарелки с фруктами и вазы со сладостями.

ОСНАЩЕНИЕ ПЕРЕГОВОРНОЙ

Кратко пройдемся по перечню оснащения, приведенному в Таблице.

Магнитно-маркерная доска

Аналог школьной доски. К таким доскам требуются специальные губки для стирания написанного (как показала практика, их вполне можно заменить мягкой салфеткой), разноцветные магниты и специальные маркеры.

Магнитно-маркерная доска может быть передвижной или настенной (рис. 1, 2).

Рис. 1. Удобнее в использовании передвижные модели магнитно-маркерных досок на роликовых стойках.

Рис. 2. Магнитно-маркерная доска может быть настенной.

Плюсы передвижной доски:

• мобильность;

• возможность использовать обе ее стороны (доска переворачивается и фиксируется в нужном положении специальным стопором);

• стены остаются свободными, на них можно повесить экран для проектора или большого ТВ экрана.

Единственный плюс стационарной доски заключается в том, что она занимает меньше места, т.к. не имеет «ног».

Проектор и экран для него

Понадобятся для просмотра графических и видеоматериалов: презентаций, диаграмм, видеороликов и прочих аналитических материалов непосредственно с электронного носителя, без распечатывания плакатов и отрисовки схем вручную на доске.

Есть несколько вариантов установки проектора и экрана (рис. 3–6).

Рис. 3. Проектор установлен на столе, экран переносной.

Рис. 4. Проектор стационарно установлен под потолком, экран с дистанционным управлением, стационарно размещен над доской.

Рис. 5. Проектор настольный, экран переносной, на штативе. 

         

Рис. 6. Экран прячется над окном. Такой вариант размещения экрана может быть использован для небольших переговорных, где дорог каждый сантиметр площади и объема.

Компьютер и телевизор

Нужны для тех же целей, что и проектор, но телевизор, если его подключить к спутниковому ТВ, еще вдобавок может работать и по прямому назначению – показывать телепередачи.

Минусы этого варианта:

• он дороже;

• компьютер и ТВ-экран соединяются проводами. А значит, этот тандем неудобно использовать в переговорных или в конференц-залах, где компьютер располагается на значительном удалении от экрана: провода будут тянуться через всю комнату и путаться под ногами.

Ноутбук с интернетом

Портативный компьютер (ноутбук) с интернет-подключением и точка Wi-Fi, защищенная паролем, нужны для оперативного выхода в интернет как хозяевам, так и гостям с их мобильных устройств.

МФУ

В целях экономии места в переговорной предпочтительнее установить МФУ – копир, принтер и сканер в одном. Если же вы не стеснены ни в средствах, ни в пространстве, то набор устройств комбинируйте по своему усмотрению из того, что есть в наличии, или по иным параметрам.

Телефон

Телефон – радио- или стационарный с выходом на междугородную сеть и с возможностью звонков на мобильные телефоны. В этой фразе важны все слова. Правда, следует помнить о минусах радиотелефонов (рис. 7):

• участники встречи могут унести с собой трубку и забыть ее в каком-нибудь труднодоступном месте;

• заряд батареи в трубке заканчивается в самый ответственный момент важного разговора.

Рис. 7. Следим за трубкой радиотелефона и помним о зарядке.

Стол для переговоров

Для оптимального и удобного размещения участников стол в переговорную лучше выбрать овальный или скругленный (рис. 8–10).

Рис. 8. Овальный стол для переговоров – оптимальный вариант.

Рис. 9. По-прежнему актуальны столы традиционной Т-образной формы (обратите внимание на скругленные углы).

Рис. 10. При наличии больших пространств, денег и имперских амбиций можно обратить свой взор в сторону столов иных причудливых форм (обратите внимание на углы).

 

В условиях кризиса подойдет и простой бюджетный вариант стола (рис. 11).

Рис. 11. Подойдет и обычный квадратный стол, если других вариантов нет.

Стеклянные столы выглядят современно и «облегчают» обстановку, особенно если площадь комнаты невелика (рис. 12). Но здесь есть нюанс, о котором часто забывают: прозрачные стеклянные поверхности потребуют постоянного тщательного ухода как сверху, так и с нижней стороны.

Рис. 12. Прозрачная столешница пропускает свет и визуально расширяет пространство.

После того как участники совещания от скуки будут соревноваться, кто дальше всех под столом дотянется (это абсолютно реальный случай из моего личного опыта), для удаления отпечатков пальцев придется залезать под стол и наводить чистоту в очень неудобной позе, сидя на полу. А если график загрузки переговорных плотный, то вы не будете успевать привести помещение в надлежащий вид между совещаниями, и очередные гости будут брезгливо созерцать чью-то дактилоскопию на стекле.

Это особенно актуально, если переговорная периодически будет использоваться как учебный класс.

То же касается и мебели со слишком светлой обивкой – она потребует более трудоемкого ухода.

Стулья (кресла)

Они должны быть удобными и эргономичными, чтобы в течение длительных совещаний у их участников не возникало дискомфорта. Лучше отдать предпочтение креслам с мягкой обивкой и подлокотниками, на тонких светлых ножках (рис. 13).

Рис. 13. Очень выигрышно смотрится кожаная обивка кресел.

Для конференц-залов и зон ожидания подойдут стулья попроще. Их можно использовать также и для меблирования скромной переговорной.

Кресла с крестовиной на роликах для переговорных неудобны: они утяжеляют интерьер и занимают много места.

Шкафы

Книжные шкафы, в том числе с запирающимися отделениями, нужны для хранения необходимого минимума канцтоваров, рекламной и сувенирной продукции, особенно если переговорной пользуется большое количество сотрудников из разных подразделений организации (рис. 14).

Рис. 14. Книжный шкаф с запирающейся нижней секцией оградит дорогие сувениры от ненужных случайных или любопытных проникновений.

В верхней секции можно хранить материалы и принадлежности, не подлежащие строгому учету (например, канцелярские принадлежности), в нижней – дорогие сувениры с логотипом организации.

К шкафам для одежды особых требований не предъявляется. Главное – чтобы они были достаточной вместимости.

Шкафы обычно подбираются в едином стиле и в тон к остальной мебели.

Дипломы и награды

Витрины (стенды, полки) с дипломами и наградами не являются обязательным атрибутом переговорной. Но если место позволяет, можно разместить в переговорной стеллажи, на которых будут храниться свидетельства ваших корпоративных достижений. При дефиците места можно ограничиться полками (рис. 15).

Рис. 15. «Стена славы» компании в переговорной.

Канцтовары

Канцелярские принадлежности размещают в шкафах. Важно определиться с объемами канцтоваров: это будет минимальное количество, которое вы каждый день будете восполнять, или запас будет более существенным, но есть риск, что часть его разойдется по рабочим столам.

Вот примерный перечень канцтоваров, которые нужны в переговорной:

• бумага для принтера;

• ручки;

• карандаши;

• ластики;

• стаканы под канцтовары;

• лотки для бумаги;

• степлер и скобы к нему;

• скрепки для бумаг;

• маркеры-цветовыделители нескольких цветов;

• маркеры для доски;

• губка для доски;

• магниты для доски;

• ножницы;

• влажные салфетки для оргтехники (рис. 16).

Рис. 16. Канцтовары, необходимые для переговорной.

Кондиционер

Сплит-система – это довольно дорогое оборудование, требующее постоянного внимания и ухода. Но в активно используемой комнате для переговоров очень желательно ее установить. Мало того что в душном, жарком или, наоборот, холодном помещении находиться некомфортно, а ведь еще есть люди, плохо переносящие жару и падающие в обморок при повышенной температуре воздуха.

Для переговорной нужна сплит-система с дистанционным управлением, возможностью охлаждения и подогрева воздуха.

Диван и барная стойка

Диван не относится к обязательным предметам обстановки переговорной, однако для создания неформальной атмосферы и уюта его часто устанавливают в переговорной в комплекте с журнальным столиком или даже с небольшой барной стойкой (рис. 17, 18).

Рис. 17. Диван добавляет уюта.

Рис. 18. Барная стойка может быть небольшой и чисто символической, не в ущерб остальной необходимой меблировке. Заполнять стойку следует непосредственно перед началом переговоров, а после их окончания всё убирать и ничего в ней не хранить.

Кухонная зона

В переговорной можно оборудовать небольшую кухонную зону. Шкафы для посуды лучше выбрать навесные (они занимают меньше места) и полностью закрытые (рис. 19, 20).

Рис. 19. Содержимое навесных шкафов с посудой и продуктами в переговорной лучше не демонстрировать.

Рис. 20. Отличный вариант для переговорной – мини-кухня. Готовый мебельный комплект занимает не очень много места и быстро маскируется под обычный шкаф.

Кофе-машина

Кофе-машина относится скорее к предметам роскоши и приятным излишествам, без которых скромная переговорная может обойтись.

Если все же принято решение приобрести ее, то на стадии выбора нужно ответить на несколько важных вопросов:

1) кофе-машина будет варить кофе только для гостей или ей смогут пользоваться все сотрудники;

2) как часто у вас бывают гости и сколько человек в офисе будут пользоваться кофе-машиной;

3) как далеко от кофе-машины находится мойка;

4) сколько времени и сил вы готовы ежедневно уделять уходу за аппаратом;

5) потребуется ли варить капучино;

6) куда вы ее поставите, т.е. какими должны быть размеры устройства, чтобы оно гарантированно поместилось в нужный угол или нишу шкафчика, мини-кухни и т.д.

Если кофе-машина нужна только для гостей и для руководителя, можно выбрать более дорогие модели, в которых используются зерна. Они требуют бóльшего ухода, чем капсульные.

Кроме того, предпочтительнее выбирать модели с минимумом сложных «наворотов» и с внешним капучинатором в виде трубочки – они реже выходят из строя.

Для высокого руководства и гостей можно рассмотреть модели, имеющие дополнительные полезные функции:

• запоминание рецептов напитка, если руководитель или постоянный уважаемый гость предпочитают какой-то особенный;

• регулировка объема и крепости напитка;

• использование молотого кофе наряду с зерновым.

Если кофе-машина будет обеспечивать напитком весь коллектив, то лучше выбрать капсульную модель с простым управлением и большими баками для воды и жмыха (рис. 21).

В противном случае сотрудник, ответственный за содержание и обслуживание машины (а это, как известно, чаще всего секретарь), будет только этим весь день и заниматься – опорожнять и мыть баки со жмыхом, поддоны, доливать воду, запускать процедуру чистки и т.п.

Рис. 21. Кофе-машина для офиса должна иметь большие емкости для воды и жмыха, доступный и понятный интерфейс.

Впрочем, периодически нужно мыть любую кофе-машину, поэтому необходимо, чтобы мойка была в непосредственной близости.

Холодильник

Небольшой холодильник можно разместить в нише под столешницей (см. рис. 19, 20). Впрочем, если есть насущная необходимость и финансы и площадь позволяют, можно установить и полноразмерную модель.

Микроволновая печь

Поскольку в переговорной микроволновка будет нужна только для разогревания, и то нечасто, главными критериями ее выбора должны стать небольшие размеры и невысокая цена. Если же печь планируется использовать всем офисом для разогревания обедов и пиццы во время перекусов, то нужно выбирать «неубиваемые» модели соответствующих размеров.

Посуда

Посуда для переговорной должна быть функциональной и выдержанной в едином стиле. Некоторые компании предпочитают оснащать переговорные чашками и тарелками с фирменной символикой. В качестве рекламного хода это имеет определенный смысл, но довольно непрактично, поскольку посуда может разбиться, заменить ее нужно будет на точно такую же, а чашки с логотипом организации в обычном хозяйственном магазине не купишь.

Если вы не хотите лишних хлопот, выбирайте однотонные тарелки и чашки (рис. 22).

Рис. 22. Лучший выбор – однотонные чашки и тарелки без рисунков и золотого ободка, который может вывести из строя микроволновку.

Количество столовых приборов следует определять по ситуации. Если намечается многолюдное совещание, то нужно уточнить у ответственного лица количество гостей и при необходимости докупить нужное количество посуды.

Минимальный набор посуды для переговорной состоит из следующих предметов:

• чайные и кофейные пары (в крайнем случае можно обойтись одними чайными);

• вилки, чайные и столовые ложки;

• стаканы для воды;

• бокалы для вина;

• фужеры для шампанского;

• бокалы для виски и коньяка;

• рюмки;

• сахарницы;

• вазочки для сладостей;

• вазы (глубокие блюда) для

фруктов;

• большие плоские тарелки для бутербродов;

• френч-пресс;

• ножи кухонные;

• доски разделочные по количеству ножей;

• штопор;

• бумажные салфетки;

• бумажные полотенца.

ЗОНИРОВАНИЕ ПЕРЕГОВОРНЫХ КОМНАТ

Продумывая размещение мебели и техники в переговорной, нужно отталкиваться от подведенных коммуникаций, которые проблематично или невозможно перенести: от места расположения раковины, водопроводного крана, розеток.

Помещение по возможности следует разделить на зоны:

Деловая зона (зона ведения переговоров). Если коммуникации могут быть расположены в любом месте помещения, то следует вначале спланировать деловую зону. Она должна занимать основное пространство и находиться в самой удобной и хорошо освещенной части комнаты.

Обычно стол для переговоров занимает центральную часть помещения. С торца на стену следует повесить экран для проектора, ТВ-экран, магнитную доску – они должны быть хорошо видны со всех мест.

Гардеробная зона (шкафы для одежды). Располагается в непосредственной близости ко входу. Если площадь комнаты для переговоров невелика, шкафы для верхней одежды гостей могут находиться снаружи, перед входом в переговорную, но при условии, что сохранность вещей будет находиться под контролем, т.е. шкафы должны находиться в поле зрения секретаря, охранника или иного ответственного лица.

Зона неформального общения. Ее лучше разместить в отдалении от деловой зоны, в спокойном углу. Здесь можно поставить диван, журнальный столик или даже (гулять так гулять!) барную стойку.

Кухонная зона. Ее размещение будет определяться расположением раковины и канализации. Здесь будут находиться холодильник, микроволновая печь, шкафы для посуды и продуктов.

Набор продуктов в переговорной может быть разным, в зависимости от пожеланий руководства. Стандартный перечень такой:

• минеральная вода с газом и без в бутылках по 0,33 и 0,5 л;

• печенье сладкое и несладкое;

• конфеты шоколадные в коробках и развесные;

• сахар-песок и кусковой рафинад;

• молоко;

• чай черный и зеленый, предпочтительно крупнолистовой;

• кофе в зернах и молотый.

В расширенный перечень («неприкосновенный запас» для особых случаев) можно включить сухое и игристое вино, коньяк.

Скоропортящиеся продукты (мясо, колбаса, ветчина, сыр, рыба, масло, хлеб и т.д.) для канапе приобретаются строго под конкретные переговоры. Их запас в переговорной держать не рекомендуется.

         

 

ПЛАНИРОВАНИЕ И КОНТРОЛЬ ЗАНЯТОСТИ ПЕРЕГОВОРНОЙ КОМНАТЫ

Для порядка и планирования занятости переговорных комнат следует предпринять ряд действий.

1. Разработать Инструкцию по пользованию переговорной комнатой. Инструкция утверждается и вводится в действие приказом руководителя.

Инструкция должна быть простой и содержать следующие основные сведения:

• кто и для каких целей имеет право использовать переговорную комнату;

• способы и сроки предварительного бронирования и отзыва заявок;

• порядок получения/сдачи ключей от переговорной;

• ответственность за сохранность предметов и вещей во время переговоров;

• ответственность за соблюдение чистоты и порядка;

• график работы переговорной комнаты (если это необходимо) (Пример 1).

2. Запретить общий свободный доступ в переговорную путем банального запирания на ключ или программированием электронных пропусков сотрудников.

3. Завести Журнал бронирования переговорной комнаты (в электронном виде) (Пример 2).

Бронирование переговорных может осуществляться различными способами:

 Посредством корпоративной электронной почты: сотрудник, желающий забронировать переговорную, присылает заявку на электронную почту секретаря или другого сотрудника, отвечающего за функционирование переговорной.

Плюсы данного способа:

• доступность практически для любой организации;

• отсутствие дополнительных затрат;

• простота.

 Через корпоративный портал, если на нем предусмотрена такая функция. Например, если портал реализован на базе Microsoft Office SharePoint Portal Server.

Плюсы данного способа:

• всё уже придумано за вас, т.е. не нужно ломать голову, как организовать процесс;

• возможность работать через MS Outlook и MS Exchange.

Минусы:

• привязка к продуктам Microsoft, а они используются далеко не везде;

• дополнительные материальные затраты.

4. Завести Журнал выдачи ключей от переговорной (в бумажном виде) (Пример 3).

         

          

                          

Как вы уже поняли, обустройство и планирование работы переговорной комнаты – дело сугубо индивидуальное для каждой организации. Потребности и возможности у всех разные. Но общие принципы остаются неизменными – это удобство и функциональность.

Конечно, забота о поддержании порядка и обеспечении переговорных комнат налагает на секретаря дополнительную ответственность, требует затрат времени и сил, но, если в итоге вам удастся создать и поддерживать на достойном уровне комнату переговоров, это обязательно положительно отразится как на имидже вашей организации, так и на микроклимате вколлективе. Обустраивая переговорные комнаты, вы можете проявить себя отчасти и как дизайнер, и как администратор, и просто как хлебосольная, радушная и аккуратная хозяйка. 

Л.А. Назарова, документовед

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2018.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.