Электронная версия журнала

Частная резиденция руководителя – обустраиваем всё до мелочей

«Секретарь-референт» №6 2017 / Профессия

Как организовать спа-салон и банный комплекс? Что делать с коллекцией дорогих произведений искусства? Где хранить важные личные документы? Какую униформу должен носить личный персонал? В статье рассмотрим, как эти и другие вопросы решаются на практике.

 

Начинающим личным помощникам или руководителям семейного офиса кажется, что организовать быт в частной резиденции руководителя просто – мы же ведем собственное хозяйство, а значит, и с этой задачей справимся. Но человек неискушенный может столкнуться с множеством вопросов. Неспроста обеспеченные люди иногда нанимают специальных управляющих, чья работа оплачивается очень высоко. Если такая должность не планируется или управляющего еще не наняли, все бытовые заботы берет на себя руководитель семейного офиса, экономка или персональный ассистент (особенно если помощник работает сразу с несколькими членами семьи). Назовем этого человека администратором. Какие же «подводные камни» таит в себе его часть работы?

 

СТРОИТЕЛЬСТВО, РЕМОНТ И ОБУСТРОЙСТВО ДОМА

Во время строительства или ремонта в задачи администратора обычно входит взаимодействие с подрядчиками, ведение протоколов или просто запись принятых решений и пожеланий, контроль за сроками и качеством выполнения работ, разрешение конфликтных ситуаций.

Когда строительные и ремонтные работы закончены, можно заняться обустройством дома. Основную роль в этом вопросе обычно играет дизайнер, но о бытовых мелочах придется подумать, скорее всего, администратору.

Холл (прихожая)

Не только театр начинается с вешалки (то есть с холла), но и дом. Прихожая формирует первое впечатление гостей о хозяевах, их вкусах и предпочтениях. Поэтому начинать работу по обустройству дома нужно именно с холла.

Для создания идеальной прихожей предстоит продумать ее цветовое и стилистическое решение, подобрать функциональную мебель и позаботиться о комфорте всех, кто приходит в дом.

 

Даже если холл выглядит идеально, некоторые бытовые мелочи могут испортить впечатление. Например, домашняя обувь (тапочки). Нужно ли предлагать их гостям? Первое, что приходит в голову: «Конечно, нет!» Сейчас во многих домах не принято снимать в доме уличную обувь – на западный манер. Но возможны и исключения. Если в особняке лежат дорогие раритетные ковры, уличная грязь недопустима. А эксклюзивный паркет не потерпит дамских каблуков. Это лишь несколько поводов предложить гостям домашнюю обувь.

 

В некоторых домах держат сменную обувь на случай, ес­ли гости нанесли визит в конце дня и к этому моменту их ноги окончательно устали от тесной обуви. В такой ситуации они сами могут попросить что­то удобное, чтобы переобуться на время.

Настаивать на том, чтобы все гости сменили обувь, точно не стоит. Желательно, чтобы домашняя обувь просто стояла во входной зоне, оставляя гостям право выбора использовать ее или нет. Важно предусмотреть несколько пар разных размеров (на самом деле чем больше, тем лучше).

Храниться такая обувь будет, например, в шкафу, и никому не помешает. Зато это исключит ситуации, когда одному из гостей не хватает тапочек.

 

Гардеробная

В частных резиденциях, как правило, у каждого члена семьи есть своя гардеробная комната. Как ее обустроить наилучшим образом – целая наука.

Ведь сейчас есть бессчетное количество гардеробных систем и мебели для хранения одежды и обуви. Чтобы правильно организовать пространство, нужно учесть пожелания его владельца и еще ряд нюансов.

В гардеробной всегда должно оставаться место для обновок, независимо от ее размеров.

Администратор должен проверить, учтены ли все бытовые мелочи, которые сделают гардеробную комнату удобной в использовании:

• В первую очередь нужно выбрать вешалки для ­одежды. Они различаются по форме, дизайну и предназначению. Многим, например, нравятся вешалки с зажимами для брюк. Другие предпочитают вешалки с перекладиной.

 

 

• Понадобятся в гардеробной и держатели формы ­обуви – их можно заказать или купить готовые. Перед покупкой лучше еще раз уточнить размер и полноту обуви каждого члена семьи. Учтите при этом, что на ней может стоять маркировка европейского или американского размера, а не российского.

 

Кстати

Если хозяева дома не будут против, можно использовать в гардеробных комнатах саше – мешочки с ароматными травами.

Банно-­спортивный комплекс

В больших частных особняках порой организовывают банно­спортивные комплексы. Их структура и состав варьируются в зависимости от пожеланий и возможностей хозяев. Туда могут входить бассейн, джакузи, сауна, салон красоты, спортивный зал, зал для йоги, массажная комната, зона отдыха с небольшой кухней и баром.

Администратор должен учесть пожелания хозяев еще на этапе проектирования комплекса. Для начала важно предложить хозяевам максимум возможностей. Вдруг им захочется иметь пивной кран в баре или суперсовременную систему караоке и мультимедиа. Позже внести изменения будет затруднительно. Например, чтобы оборудовать комплекс крио­сауной, придется дополнительно установить специальные вентиляционные и другие инженерные системы.

На последних этапах стоит убедиться, что в штате достаточно персонала для обслуживания нового объекта, а также проверить квалификацию каждого работника.

Салон красоты

Для собственного салона красоты хозяева могут выбрать желаемые услуги и специалистов (парикмахера, мастера по маникюру и педикюру, косметолога и т. д.).

Никто особо не задумывается над тем, как должны быть расположены кресла, зеркала и столы относительно окон, дверей и коммуникаций. Чтобы все учесть, лучше посоветоваться с профессионалами в этой индустрии. То же самое касается и выбора специального оборудования.

Не обязательно заказывать все необходимое за границей. Дорогое и модное оборудование из Европы на деле может оказаться неудобным. В этом случае вернуть или обменять его будет очень сложно.

Стоит обсудить с профессионалами, какое им понадобится освещение, как им удобнее хранить косметику и инструменты. Тогда станет ясно, на какую площадь рассчитывать и как организовать пространство.

 

Важно

Зоны должны располагаться так, чтобы не пришлось с маской на лице идти на маникюр через зону отдыха.

 

Хранилище ценностей (домашний музей)

Нередко в крупных частных особняках хозяева устраивают хранилища для произведений искусства. Конечно, логично, когда подобные помещения оснащают специалисты и соответствующие организации. Но так бывает не всегда.

Если решено обойтись услугами обычной строительной компании, то все важные организационные вопросы лягут на плечи администратора. Ответственность очень велика – не дай бог что­нибудь пойдет не так, и будет испорчена ценная собственность хозяев.

Что нужно продумать:

• площадь помещения (оставить запас свободного места для пополнения коллекции);

• технические моменты (температурный режим, влажность, освещение, вентиляцию);

• материал отделки стен;

• особенности системы хранения;

• контроль доступа и систему охраны;

• обслуживание установленного оборудования;

• организацию уборки помещения;

• каталог экспонатов и т.п.

 

Архив

Одна из задач администратора – организовать в доме место для хранения всех важных документов и ценных бумаг. Как правило, для владельцев крупных частных особняков сейфа или шкафа для этих целей бывает недостаточно. Такая проблема особенно актуальна в больших семьях, многие члены которых предпочитают работать дома, а не в офисе.

Далеко не всегда подобное помещение учитывается на стадии проекта. Бывает, что в нем появляется необходимость, когда строительные и ремонтные работы завершены. Тогда администратор начинает искать комнату, которую можно было бы полностью или частично оборудовать под архив.

Часто выбор делается в пользу помещений на цокольном этаже, где могут размещаться также винный погреб, хранилище картин, холодильник для шуб, инженерные коммуникации и т.д.

Важно заранее оговорить с хозяевами дома точное предназначение архива. Иногда в процессе беседы выясняется, что руководителю удобно не только хранить там документы, но и работать с ними.

Что нужно продумать:

• освещенность (лучше выбрать для архива комнату с окном);

• расстояние до личного кабинета руководителя;

• особенности системы хранения (если места в архиве мало, можно установить мобильные стеллажи);

• стол или столешницу для работы с бумагами;

• сейф и систему безопасности.

 

Кстати

Если архив с сейфом располагается на первом этаже, возможно, руководитель захочет установить там матовое стекло. Оно даст возможность скрыть то, что происходит в помещении от посторонних глаз.

 

ПОЛЕЗНЫЕ МЕЛОЧИ ДЛЯ ДОМА

  •  Домашняя аптечка.

В процессе организации жизненного пространства иногда забывают о такой крайне необходимой вещи, как домашняя аптечка. Собирать ее нужно, ориентируясь на потребности жильцов дома. Если особняк большой, то имеет смысл разместить несколько аптечек в разных комнатах на разных этажах.

 

 

  •  Упаковка подарков.

К полезным мелочам, которые стоит хранить в доме, можно отнести и материалы для упаковки подарков. Если хозяева в последний момент решат презентовать что­то из собственного винного погреба или хранилища картин, администратору будет поручено оперативно все упаковать и передать адресату. Так что желательно заранее запастись упаковочной бумагой различного дизайна, размера и цвета, подарочными пакетами и другими элементами (лентами, бантами, бусинами). При этом упаковка должна соответствовать личному стилю хозяев дома.

  •  Ароматы для дома.

В большинстве случаев жильцы особняков предпочитают, чтобы в комнатах всегда присутствовали слегка уловимые ароматы. Причем в каждом помещении свои. Для этих целей можно использовать ароматические масла или палочки.

 

 

  •  Рамки для фотографий.

В крупной частной резиденции их, скорее всего, понадобится великое множество. Формы, размеры и дизайн желательно согласовать с хозяевами дома. Хотя, кроме самых общих рекомендаций (например, «серебряные, настенные или настольные»), узнать что­то вряд ли получится.

В некоторых случаях обитатели дома могут попросить администратора самостоятельно расставить фотографии, предварительно выбрав любимые снимки.

Что нужно продумать:

• количество фотографий;

• размеры снимков;

• материал рамок;

• расположение в комнатах.

Порой именно такие, на первый взгляд, нехитрые задания могут как сблизить администратора с хозяевами дома, так и полностью разрушить устоявшийся профессиональный и личный образ.

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

Поиск домашнего персонала и управление им – сложная задача. Администратору нужно учитывать возможные проблемы и стараться не допускать конфликтных ситуаций.

  •  Личные отношения.

Казалось бы, взрослые люди прекрасно умеют разделять работу и личную жизнь. Но это далеко не всегда так.

Случается, что между работниками противоположного пола завязываются личные отношения. При этом со стороны других сотрудников могут возникать такие чувства, как зависть, ревность и др. Это мешает работникам быстро и качественно выполнять свои обязанности и приводит к конфликтам – они могут начать выяснять отношения прямо на работе или постоянно жаловаться руководству. Администратору необходимо как можно скорее вмешаться в ситуацию и во всем разобраться.

Нужно помнить, что каждый случай индивидуален. Однако иногда лучший выход – уволить всех участников конфликта.

  •  Униформа.

Если хозяева дома принимают решение ввести униформу для домашнего персонала, то администратору предстоит не только внимательно изучить соответствующий рынок, но и найти специалистов, которые сошьют одежду на заказ.

Нужно согласовать вид униформы со всеми членами семьи, учесть дизайн и стиль интерьера дома. Например, в современном минималистичном интерьере классическая униформа с кружевными фартуками будет смотреться не совсем уместно, как и ярко­красная униформа в интерьере пастельных тонов.

При выборе ткани нужно учитывать не только ее цвет, качество, но и состав. Сотрудникам должно быть удобно выполнять свои обязанности (например, для уборки подойдет одежда из тянущейся ткани). Желательно, чтобы в униформе не было жарко летом или холодно зимой.

 

Важно

Главное качество униформы – не столько красота, сколько функциональность.

 

Недостаточно просто сосчитать количество работников и заказать столько же единиц униформы. Каждому сотруднику необходимо иметь как минимум два сменных комплекта (а некоторым и больше). Помимо повседневных, могут понадобиться и парадные комплекты для особых случаев (официантам, например).

 

Кстати

На претензию хозяев дома по поводу ненадлежащего качества уборки, глажки или готовки персонал запросто может ответить, что в новой униформе просто невозможно профессионально выполнять свои обязанности – она сковывает движения, расстегивается в ненужный момент и вообще крайне неудачна и не функциональна. Даже если это неправда, хозяева дома, наверняка, первым делом обратятся за разъяснениями к администратору.

 

После примерки и начала использования формы важно вернуться к опросу сотрудников, узнать, удобно ли им, есть ли у них просьбы или замечания. Порой выясняется, что крой неудачный, и некоторые элементы (пояса, декольте, запах) нужно постоянно закреплять булавками или придерживать. В таком случае форму лучше перешить.

ДОМАШНИЕ ЖИВОТНЫЕ

Помимо решения бытовых проблем, у администратора могут возникнуть новые обязанности, связанные, например, с появлением домашних животных.

Обычно именно администратор должен приобрести все необходимое для нового «члена семьи» и организовать его место в доме. При этом не стоит надеяться, что все ограничится покупкой коврика, миски, клетки или аквариума.

Скорее всего, хозяева будут только получать удовольствие от общения с домашним любимцем, не обременяя себя заботами о нем. Нанимать отдельного сотрудника для этих целей тоже вряд ли позволят. Поэтому администратору придется определить, кто будет выгуливать животное, кормить его, убирать за ним, следить за его состоянием здоровья и т.п.

 

Как правильно ухаживать за домашними животными, лучше узнать у профессионалов: заводчиков и ветеринаров.

Новые обязанности нужно будет поручить кому­то из домашнего персонала. При этом стоит убедиться, что у этого человека нет аллергии на животных.

В резиденции руководителя не бывает мелочей! Каждое поручение – это шанс завоевать доверие и укрепить свой авторитет. Не упускайте его!

Жемчугова С.А.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2017.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.