Содержание

«Секретарь-референт» №4 2021 /

ПРОФЕССИЯ

Какие навыки желательно развить работнику секретариата

в 2021 году

Вы узнаете о новых навыках и умениях, которые уже сейчас дают вам преимущества перед другими претендентами в погоне за высокооплачиваемой работой в крупных российских и зарубежных компаниях, и поймете, почему важно постоянно осваивать компетенции, которые напрямую не касаются вашей профессии.

Зимина О.М.

Управляемое сердце. Секретарь и эмоциональная работа

Почему книга американского социопсихолога Арли Хокшилд о работе американских бортпроводников, написанная 50 лет назад, с каждым годом становится только актуальнее? В чем истинная причина выгорания и профессионального цинизма секретарей и помощников? Почему эту работу можно отнести к «вредным производствам»? Почему нельзя обманывать собственные сигнальные функции? Что делать руководителям и эйчарам, чтобы предотвратить профессиональную деформацию сотрудников административного аппарата?

Юдакова М.А.

Неприятные ситуации в работе секретарей и помощников: можно ли что-то сделать?

Как секретарю или помощнику реагировать на неприличные шутки, которые отпускает босс в его адрес? Почему нельзя молчать, когда вас заваливают работой, которая не относится к вашим должностным обязанностям? Реально ли найти общий язык с неадекватным боссом (тираном, нарциссом)? В каких случаях смена места работы – единственный способ защититься от «наездов» и придирок руководителя?

Сипатова М.В.

ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ

 

Изменение требований к профес­сии ассистента руководителя. Как подготовиться к будущему, которое уже наступило?

Интервью с Дианой Брэндл, экспертом международного уровня по обучению и развитию персональных ассистентов, руководителем профессионального сообщества ассистентов Германии. Вы узнаете, какой видит Диана работу секретаря и помощника через 5–10 лет, какими качествами характера должен обладать такой сотрудник и какие умения освоить, чтобы остаться в профессии и реализоваться в ней.

Федоткина Н.В.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

 

Контроль исполнения: алгоритм для секретаря

Контроль исполнения документов и поручений – важнейшая управленческая задача. Руководители организаций обычно хотят, чтобы работа секретаря, ответственного за этот процесс, не ограничивалась постановкой документов на контроль и предоставлением отчетов по неисполненным документам и поручениям. Секретарь должен фактически «поставить» процесс контроля в организации. От чего зависит эффективность системы контроля исполнения? На что обратить внимание, чтобы уберечь себя от ошибок, а руководителя – от последствий неисполнения принятых им решений? Ответим в статье.

Буслаева Е.С.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

Контроль исполнения документов без ошибок. Практикум

В Контрольной работе этого номера рассмотрим основные ошибки, которые допускают в организациях при ведении контроля исполнения документов.

 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО АЗБУКА

 

Инструкция по делопроизводству: общие требования к оформлению документов

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкций по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как составить раздел «Общие требования к оформлению документов», в котором необходимо привести основные правила по оформлению различных видов документов организации.

Кожанова Е.Н.

ШПАРГАЛКА

 

Как оформить приказ по основной деятельности?

Публикуем шпаргалку, которая поможет секретарю создать приказ по основной деятельности без ошибок.

Буслаева Е.С.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

 

Ваши вопросы

Какой срок исполнения документов с пометками «срочно», «незамедлительно», «в кратчайший срок» и подобным? В каких случаях необходимо оформлять реквизит «Отметка о контроле»? Как регистрировать в СЭД повторные входящие документы? Какой должна быть формулировка наименования должности лица в реквизитах «Подпись» и «Виза»?

 

ОТДЕЛ КАДРОВ

 

Как оформить исполнение обязанностей работника в период его отпуска?

Отпуск директора или ваш собственный не должен помешать работе организации. Вы узнаете, как грамотно оформить возложение обязанностей директора и секретаря на период их отпуска, получите примеры дополнительных соглашений, приказов, поймете, зачем замещающему работнику обязательно стоит выдать доверенность.

Славинская А.Н.

Профстандарт «Специалист по ор­ганизационному и документаци­онному обеспечению управления организацией»: что нового?

В статье расскажем о новшествах в профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденном Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Напомним, что такое профстандарт, кому его применять обязателено, а кому – нет, какова типовая структура профстандарта.

Лобанова А.Н.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

 

Архивное хранение закупочной документации

Объясним, сколько хранить документы, которые образуются в ходе закупочного процесса. Распределим сроки хранения в удобных таблицах.

Артонкина Н.В.

Ваши вопросы

Можно ли при сдаче в архив формировать в одно дело приказы о приеме, увольнении, перемещении, совмещении и заявления работников, которые являются основаниями для составления таких приказов? Как организовать хранение обращений граждан и переписки по их рассмотрению? Как определить срок хранения распоряжений структурных подразделений по Перечню 2019?

 

Рекомендации по организации экспертизы ценности документов по личному составу

Руководители или собственники предприятий хотят сократить расходы, затрачиваемые на архивное хранение. Чтобы избежать нерациональных затрат, в первую очередь нужно понять, как именно следует хранить документы по личному составу и работать с ними, во вторую – разобраться, как оптимизировать процесс с учетом нормативных правил и индивидуальных особенностей орга­низации. В статье объясним, что нужно знать при проведении экспертизы ценности документов по личному составу.

Ворушина А.П.

ВАШ КОМПЬЮТЕР

 

Google Jamboard

Расскажем об интерактивной доске Google Jamboard, которая вам пригодится при проведении онлайн-совещаний, работе с проектами и обучении коллег. Рассмотрим инструменты по редактированию текста, изображений и т.п., команды для создания, копирования, перемещения новой доски, узнаем, как дать доступ для работы с доской всем участникам совещания.

Артонкина Н.В.

КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА

 

Как управлять административным персоналом. Практикум для начинающих руководителей. Кто такой лидер?

Вы, секретарь, ассистент или менеджер, стали руководителем административного отдела. С чего начать работу, если у вас нет соответствующего образования, опыта и компетенций? В первой статье цикла разберем, что вам нужно сделать в новой должности (получить полномочия от директора компании, выбрать стиль управления, определить функционал отдела и пр.), к чему стремиться (стать эффективным лидером!) и чего избегать, чтобы не вызвать увольнения сотрудников отдела.

Иванова А.Ю.

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

 

Антистресс: как быстро снять напряжение, находясь в офисе

Ежедневный стресс – неотъемлемая часть профессии секретаря и ассистента. Воспользуйтесь пятью простыми способами, чтобы снять напряжение и избавиться от негатива «здесь и сейчас». Познакомьтесь с пятью мобильными приложениями для медитации и расслабления, которые помогут успокоиться, когда от постоянной усталости и стресса нервы расшатались окончательно.

Строева Д.Н.

СТИЛЬ

Код доступа: в чем ходить на работу?

Офисная одежда всегда отличалась строгостью, лаконичностью и простотой, но пандемия повлияла даже на деловой дресс-код. Минувший год прошел под знаком расслабленности, что отразилось на моде, которая так или иначе сходит с подиумов и шагает в наши офисы. В чем сегодня следует идти на работу, как «подружить» тренды и строгий дресс-код.

Алексеева А.С.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2021.