В Правилах 2023[1] закреплены 11 функций, которые должна выполнять система хранения электронных документов организации (далее – СХЭД). Прокомментируем требования Правил 2023 к СХЭД и покажем практическую реализацию функций системы хранения на примере СХЭД «1С:Архив».
Организации из-за увеличения количества электронных документов (далее – ЭД), а также стремясь оптимизировать и удешевить процесс хранения архивных бумажных документов, в последние годы активно дополняют свои информационные системы СХЭД.
Правила 2023 узаконили СХЭД и описали ее функции
В прошлом году, 17 сентября, вступили в силу новые Правила 2023. Они заменили Правила 2015[2].
В Правила 2023 включен новый (если сравнивать с Правилами 2015) раздел, посвященный организации комплектования, хранения и учета электронных архивных документов (далее – ЭАД). Он рассматривает вопросы:
- обеспечения сохранности ЭД;
- поддержания юридической значимости ЭД в течение срока хранения;
- доступа к документам;
- приема-передачи документов в архив;
- использования ЭД;
- работы СХЭД.
Хранить ЭАД, согласно Правилам 2023, можно в СХЭД и/или на физически обособленных носителях (п. 132 Правил 2023) – CD-дисках, жестких дисках, ленточных накопителях (для аудиовизуальных документов), флеш-картах.
При этом Правила 2023 разграничили требования к СХЭД для архивов государственных органов и отдельно установили функции СХЭД для организаций.
Именно на Типовые функциональные требования[3] ориентировались вендоры при разработке своих программ электронного архива.
Пункт 137 Правил 2023 отдельно закрепил 11 функций, которые должна выполнять СХЭД организации (Схема 1).
На примере «1С:Архив» наглядно покажем, как реализуются эти функции.
Дополнительно по теме:
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[3] Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69).
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам