Сроки хранения документов по Перечню 2019: учетные (регистрационные) формы

«Секретарь-референт» №1 2021 / Архивное дело

Публикуем пять таблиц-шпаргалок, которые помогут правильно и оперативно определить сроки хранения всех видов учетных (регистрационных) форм: журналов, книг[1], баз данных. Это пятая статья из цикла о сроках хранения документов, которые содержатся в Перечне 2019[2].

КАКИЕ БЫВАЮТ УЧЕТНЫЕ ФОРМЫ?

В Перечне 2019 встречается несколько видов учетных форм. Приведем их определения. Согласно Терминологическому словарю «Управление документами. Термины и определения»[3] (далее — Терминологический словарь) база данных — это совокупность структурированных и формализованных данных, относящихся к определенной предметной области, а журнал и книга – это форма представления документа, предназначенная для внесения периодических записей регистрационно-учетного характера.

Принципиальной разницы между видами учетных форм нет: книга регистрации входящих документов, журнал регистрации входящих документов и база данных входящих документов мало отличаются друг от друга. Правда, часто выбор названия документа зависит от носителя: слово «книга» больше подходит к учетной форме на бумажном носителе, а «база данных» – к электронному документу.

 

Согласно Словарю видов и разновидностей современной управленческой документации[4] реестр — это учетный документ, содержащий список зарегистрированных документов, имущества.

Чем реестр отличается от книги и журнала? Информация об объектах учета, попавших в реестр, статична: она не будет меняться в течение «жизни» зарегистрированного в реестре документа. Например, изменения в реестр лицензий внесут, когда у организации отзовут лицензию. Изменения в реестре акционеров внесут, когда акционер перестанет таковым быть. В реестре нотариальных действий вообще нельзя дополнять и изменять однажды внесенные записи.

Именно поэтому называть реестром журнал (книгу, базу данных) регистрации входящих документов некорректно.

Реже встречаются карточки, которые в Терминологическом словаре определены как листы плотной бумаги установленного формата, используемые для изготовления документов учетного характера, формируемых в картотеку. Карточки — это тоже учетные документы, редкие сегодня в канцеляриях, но используемые в отделах кадров, лабораториях и некоторых других структурных подразделениях компании.

Наконец, еще один узкоспециальный учетный документ — табель учета рабочего времени, который используют для регистрации отработанных каждым сотрудником часов. Табель обязана вести каждая организация[5].

КОГДА НАЧИНАЕТСЯ СРОК ХРАНЕНИЯ УЧЕТНОЙ ФОРМЫ?

Срок хранения любого документа начинается 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершен делопроизводством. Например, срок хранения документа, завершенного делопроизводством в 2020 году, начнется 1 января 2021 года.

Учетные формы считают завершенными делопроизводством только после того, как в них внесут последнюю запись. Такую запись могут не вносить годами. Рассмотрим документ, который обязан вести каждый работодатель[6], — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них[7]. В форме этого документа есть графа 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и графа 13 «Подпись работника в получении трудовой книжки». Их следует заполнять в день увольнения работника. Следовательно, книга учета трудовых книжек не будет завершена делопроизводством до тех пор, пока последний работник, чья трудовая книжка вписана в книгу, не уволится.

Таким образом, закрытие учетной формы означает внесение в нее полных сведений обо всех учтенных документах.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ УЧЕТНЫХ ФОРМ

Мы упорядочили и разместили в таблицах все разновидности учетных форм по срокам хранения:

  • учетные формы со сроками хранения «До ликвидации организации» и «Постоянно»;
  • учетные формы с временными (свыше «10 лет») сроками хранения (см. Таблицу);
  • учетные формы со сроками хранения от «5 лет» до «10 лет»;
  • учетные формы со сроками хранения менее «5 лет»;
  • учетные формы со «специальными» сроками хранения (то есть когда в статье Перечня 2019 прямо указано, что регистрационную форму следует хранить столько же, сколько и внесенные в нее документы).


[1] Книги отзывов о выставках и ярмарках, а также книги почета организации мы не рассматриваем, так как эти документы не являются учетными: их основная функция – не регистрация. Обе эти книги должны храниться в организации постоянно (см. ст. 370 и ст. 507 Перечня 2019).

[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[3] ВНИИДАД, 2012.

[4] ВНИИДАД, 2014.

[5] См. ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации.

[6] См. п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225; в ред. от 25.03.2013).

[7] См. Приложение 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2021.