Сроки хранения документов по Перечню 2019: договоры

«Секретарь-референт» №10 2020 / Архивное дело

Продолжаем цикл статей о сроках хранения документов, которые часто встречаются в статьях Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[1]. В этом номере рассмотрим сроки хранения договоров. Самые популярные виды договоров мы упорядочили по срокам хранения и для удобства разместили в шести таблицах.

Отметим, что в юридической практике могут заключать не только договоры, но и контракты, соглашения. В сфере архивного дела это синонимы, поэтому такие родственные виды документов будут иметь одинаковые сроки хранения. В статье мы будем использовать самое распространенное слово – «договоры».

КАК ПОСЧИТАТЬ СРОК ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРА?

«Измеряемый» срок хранения договора (то есть трехлетний, пятилетний и т.д.) начинается после того, как обязательства по нему будут исполнены. В Перечне 2019 много комментариев по этому поводу, мы разместим их в таблицах ниже (а именно в графах «Примечания»).

Чтобы правильно рассчитать срок хранения договора, необходимо знать не только дату его заключения, но и дату завершения его исполнения. Яркий пример – алиментные соглашения (хоть они образуются в практике нотариального, а не общего делопроизводства). Соглашение о выплате алиментов может быть заключено, когда ребенку нет и года, а действовать документ будет, пока ему не исполнится 18 лет. И только после этого события следует отсчитывать пятилетний срок хранения соглашения. Уничтожать документ раньше нельзя. 

Заключенное дополнительное соглашение продляет «срок жизни» договора. Так, если в договоре, заключенном в 2020 году, появляется дополнительное соглашение, его срок хранения нужно отсчитывать после исполнения дополнительных обязательств.

dogovor_sroki_hranenija

Напомним значение сроков хранения, выраженных вербально:

1. Органы государственной власти, местного самоуправления, муниципальные и негосударственные организации, являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, сдают документы со сроком хранения «Постоянно» в тот архив, которому подведомственны, в сроки, установленные в договоре с этим архивом. Негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования архивов, хранят документы со сроком хранения «Постоянно» не менее 10 лет[2].

 

2. При ликвидации организации договоры со сроком хранения «До ликвидации организации» подлежат экспертизе ценности. Их могут включить в состав Архивного фонда Российской Федерации независимо от того, является организация источником комплектования государственного (муниципального) архива или нет[3].

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ

В Перечне 2019 встречается 62 разновидности договоров с различными сроками хранения. Мы упорядочили их по срокам хранения и разместили их в шести таблицах. В Таблице 1 содержатся договоры со сроком хранения «До ликвидации организации», в Таблице 2 – договоры со сроком хранения «Постоянно», в Таблице 3 – договоры с работниками организации и физическими лицами со сроком хранения «50/75 лет», в Таблице 4 – договоры со сроками хранения «10 лет», «15 лет», в Таблице 5 – договоры со сроком хранения «5 лет», в Таблице 6 – договоры со сроком хранения «3 года».

dogovor_sroki_hranenija

dogovor_sroki_hranenija


[1] Утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень 2019).

[2] См. п. 4.4 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Инструкция по применению Перечня 2019; утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

[3] См. п. 4.5 Инструкции по применению Перечня 2019.

 

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2020.