Как закрыть делопроизводственный год

Традиционного в декабрьском номере мы пишем о закрытии делопроизводственного года. Это масштабный процесс, который нельзя провести за один день. Выполнять отдельные мероприятия по закрытию уходящего, а потом и прошедшего года придется всю зиму: и в декабре, и в январе, а для многих секретарей и в феврале. В статье расскажем, что именно нужно делать.

ЗАКРЫВАЕМ ГОД ГРАМОТНО

Обязательные мероприятия по закрытию года укажем в Алгоритме. Подробно объясним, как их провести.

ДЕКАБРЬ

В декабре 2020 года секретарю необходимо подготовить проект номенклатуры дел на 2021 год. Чтобы это сделать грамотно, необходимо уточнить документ.

Создаем проект номенклатуры дел на 2021 год

В этом году во время уточнения номенклатуры дел придется провести выверку не только заголовков дел (это ежегодное мероприятие), но и сроков хранения в соответствии с новым Перечнем 2019^[1]. При уточнении секретарь фактически работает сразу над двумя документами. Он уточняет номенклатуру дел 2020 года и одновременно готовит проект номенклатуры на 2021 год.

Уточнению номенклатуры дел предшествует сбор информации от структурных подразделений: секретарь не может знать, какие дела закрыты, а какие появились в отделах в течение года, эту информацию необходимо получить от ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Дела, завершенные в 2020 году, остаются в номенклатуре дел 2020 года. Не нужно их вычеркивать, не нужно ставить отметку «закрыто». А вот из проекта номенклатуры дел на 2021 год эти дела следует исключить.

Дела, заведенные в 2020 году, должны быть помещены на резервные строки в конце соответствующего раздела номенклатуры. Самые дисциплинированные секретари делают это сразу же, как только дело заведено. Другие (их большинство) копят новые дела до последнего, оставляя эту работу на «потом». «Потом» наступает в декабре: все заведенные в 2020 году дела пора вписать в номенклатуру дел (от руки, во все экземпляры), присвоить им очередной индекс и назначить срок хранения. В Примере 1 эти дела отмечены курсивом.

Если заведенные в 2020 году дела будут вестись и в следующем году, то их следует поместить в проект номенклатуры дел на 2021 год. В разделах номенклатуры будущего года заголовки этих дел нужно поставить «на свои места» в соответствии с иерархией расположения заголовков (Пример 2): сначала локальные нормативные акты (далее – ЛНА), за ними – планово-отчетные, профильные, информационно-справочные документы подразделения, учетные журналы. При этом неизбежно сместятся индексы дел, что является нормой. Бояться изменения индексов и считать это ошибкой не нужно, а подгонять заголовки под индексы и вовсе нельзя. Индекс – это порядковый номер, а не определяющий параметр для дела.