Как подтвердить факт получения документа, если об этом просит отправитель

Ситуация

Принесли письмо – заявление без конверта от бывшей работницы. Я поставила штамп входящих документов (на нем есть наименование организации, входящий номер, дата и время регистрации). Просят поставить отметку о том, кто получил. Должна ли я указывать свою фамилию или должность? Или сам факт регистрации является достаточным?

Давайте разберемся, какой статус имеют реквизит «Отметка о поступлении документа» и официально не названная, но широко распространенная в практике «Отметка о получении».

Отметка о поступлении документа – реквизит ГОСТ Р 7.0.97-2016 

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] реквизит 27 «Отметка о поступлении документа» (именно так официально называют штамп входящих документов) служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка может дополняться информацией о времени (часы, минуты) поступления документа и способе его доставки.

Задумывались ли вы когда-нибудь, каково практическое значение этой отметки? Кому необходимо подтверждение факта поступления документа в организацию – отправителю или получателю? И есть ли в этом подтверждении факта юридическая составляющая?

Итак, входящие номер и дата присваиваются документу на этапе его регистрации. При этом сведения о документе вносят в регистрационную базу, а на сам документ наносят соответствующую запись.

Поступивший в организацию документ становится ее собственностью: он вошел в ее документооборот и далее последует по установленному маршруту, уже не выходя за ее пределы. Документ будет исполнен и в завершении своего жизненного цикла подшит в дело. Получается, что отметка – это запись, которая наносится на документ с целью подтверждения:

• факта включения этого документа в документооборот организации, что влечет определенные обязательства должностных лиц по дальнейшей работе с ним;
• отчасти – права собственности организации на документ (это утверждение актуально при обмене подлинниками документов на бумажных носителях).

При этом обратите внимание, что в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет требования включать в отметку наименование организации. Да, многие так делают, и, полагаем, это весьма полезный компонент, но тем не менее это не обязательно. Кроме того, мы можем делать запись от руки, ведь ГОСТ Р 7.0.97-2016 разрешает, а не обязывает использовать штампы. Хоть штампы в принципе не наделяют документ юридической значимостью, но нанесенная на документ вручную запись еще больше занижает способность отметки что-то подтверждать в юридической плоскости.