Как оформить отметку о приложении в письме?

Из очередной нашей шпаргалки вы узнаете, все ли упомянутые в тексте документы нужно прилагать к письму; нужно ли оформлять отметку на самом приложении; всегда ли указывается количество листов приложения; что делать, если приложений к письму много; как оформлять отметку, если письмо направляется нескольким адресатам, а также если приложения записаны на обособленный электронный носитель.

1. Где найти требования к отметке о приложении?

Отметка о приложении – реквизит 19 ГОСТ Р 7.0.97-2016[1]. Это главный документ, содержащий требования к оформлению реквизитов, и он описывает особенности оформления отметки в разных ситуациях:

• если приложение названо в тексте письма;
• приложение не названо в тексте или их несколько;
• приложения сброшюрованы;
• документ-приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц;
• приложением является обособленный электронный носитель.

Правила оформления показаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016 на конкретных примерах. Но нюансов все равно больше: все случаи в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не опишешь из-за разнообразия управленческих и коммуникативных задач, а также тесной связи отметки о приложении с текстом письма.

2. Зачем нужна отметка о приложении в письме?

Согласно данному в ГОСТ Р 7.0.97-2016 определению реквизит «Отметка о приложении» делового письма должен отражать сведения о прилагаемых к нему документах.

Это обязательный реквизит сопроводительных писем, составляемых для направления адресату документов без адресной части. В этом случае документы-приложения относительно самостоятельны, а письмо необходимо для фиксации факта их передачи адресату, сообщения дополнительной информации, а также определения конечного исполнителя в организации-адресате.

В зависимости от коммуникативных задач отметка может оформляться и на других видах писем, тем более в чистом виде сопроводительные письма встречаются довольно редко. На практике чаще всего деловое письмо решает сразу несколько задач, сочетая в себе признаки сопроводительного письма и письма-просьбы, информационного письма, письма-запроса или ответа.

В некоторых случаях информацию, дополняющую основной текст письма, целесообразно вынести в приложение (таблицы, графики, расчеты, форма представления данных и т.п.), и этот факт тоже отражают в отметке. Еще одна ситуация – когда прикладывают документы, ссылку на которые важно дать в тексте, но с которыми адресат может быть не знаком.

3. Все ли упомянутые в тексте документы нужно прилагать к письму?

Для всех писем, кроме сопроводительного (где отметка обязательна), исполнители самостоятельно определяют целесообразность оформления отметки о приложении.

Но нужно руководствоваться здравым смыслом. Например, не стоит прилагать те документы, содержание которых известно всем участникам коммуникации (исполняемый план мероприятий, протокол и т.п.), даже если ссылка на них есть в тексте. И совершенно неправильно прикладывать копию запроса, на который направляется ответ.