Как секретарю работать с печатью организации?

Узнайте, как правильно оформить выдачу/получение печати, на каких документах ставить оттиск печати, как хранить печать, можно ли выдать печать во временное пользование, а также что должен сделать секретарь перед проставлением оттиска печати и как правильно его ставить.

 

Должен ли секретарь работать с печатью?

Секретарю довольно часто доверяют распоряжаться печатью организации[1]. Это удобно, потому что после подписания документов руководителем секретарь сразу же, в приемной, может заверить его подпись печатью там, где это необходимо. Как правило, секретарь не участвует в процедурах изготовления или уничтожения печати, зато становится ее ежедневным пользователем и хранителем.

Зачем используют печать?

В соответствии с п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013[2] печать – это устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

ГОСТ Р 7.0.97-2016[3] выделяет реквизит 24 «Печать». Согласно стандарту печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Законодательно установлено право, а не обязанность организаций (акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью) иметь печать со своим наименованием. При этом делается оговорка, что законом может быть предусмотрена обязанность использовать печать. В связи с этим, а также для исключения споров с партнерами на тему необязательности печати организации по-прежнему изготавливают, используют и оберегают печать.

Федеральный закон об акционерных обществах[4] (п. 7 ст. 2)

Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества

Федеральный закон об обществах с ограниченной ответственностью[5] (п. 5 ст. 2)

Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества

 

Где фиксируют требования к работе с печатью?

Порядок работы с печатью, как правило, фиксируют в самостоятельном локальном нормативном акте (далее – ЛНА) – положении или инструкции о печатях и штампах. Его разрабатывает подразделение, в обязанности которого входит организация работы с такими устройствами. Чаще всего это служба документационного обеспечения управления (далее – ДОУ). Если такого документа нет, то данному вопросу можно посвятить отдельный раздел инструкции по делопроизводству организации, как это сделано в Примерной инструкции по делопроизводству[6] (раздел 10). В числе вопросов, требующих нормативного закрепления, – порядок изготовления, учета, выдачи, использования, хранения и уничтожения печати.


[1] Здесь речь идет о печати, содержащей фирменное наименование организации. В устной речи ее называют основной печатью. – Прим. автора.

[2] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[3] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[4] Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 25.02.2022).

[5] Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 02.07.2021).

[6] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, начальник отдела делопроизводства

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2022.

Как секретарю работать с печатью организации?

Узнайте, как правильно оформить выдачу/получение печати, на каких документах ставить оттиск печати, как хранить печать, можно ли выдать печать во временное пользование, а также что должен сделать секретарь перед проставлением оттиска печати и как правильно его ставить.

 

Должен ли секретарь работать с печатью?

Секретарю довольно часто доверяют распоряжаться печатью организации[1]. Это удобно, потому что после подписания документов руководителем секретарь сразу же, в приемной, может заверить его подпись печатью там, где это необходимо. Как правило, секретарь не участвует в процедурах изготовления или уничтожения печати, зато становится ее ежедневным пользователем и хранителем.

Зачем используют печать?

В соответствии с п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013[2] печать – это устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

ГОСТ Р 7.0.97-2016[3] выделяет реквизит 24 «Печать». Согласно стандарту печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Законодательно установлено право, а не обязанность организаций (акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью) иметь печать со своим наименованием. При этом делается оговорка, что законом может быть предусмотрена обязанность использовать печать. В связи с этим, а также для исключения споров с партнерами на тему необязательности печати организации по-прежнему изготавливают, используют и оберегают печать.

Федеральный закон об акционерных обществах[4] (п. 7 ст. 2)

Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества

Федеральный закон об обществах с ограниченной ответственностью[5] (п. 5 ст. 2)

Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества

 

Где фиксируют требования к работе с печатью?

Порядок работы с печатью, как правило, фиксируют в самостоятельном локальном нормативном акте (далее – ЛНА) – положении или инструкции о печатях и штампах. Его разрабатывает подразделение, в обязанности которого входит организация работы с такими устройствами. Чаще всего это служба документационного обеспечения управления (далее – ДОУ). Если такого документа нет, то данному вопросу можно посвятить отдельный раздел инструкции по делопроизводству организации, как это сделано в Примерной инструкции по делопроизводству[6] (раздел 10). В числе вопросов, требующих нормативного закрепления, – порядок изготовления, учета, выдачи, использования, хранения и уничтожения печати.


[1] Здесь речь идет о печати, содержащей фирменное наименование организации. В устной речи ее называют основной печатью. – Прим. автора.

[2] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[3] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[4] Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 25.02.2022).

[5] Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 02.07.2021).

[6] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, начальник отдела делопроизводства

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2022.

Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам