Как секретарю работать с печатью организации?

Узнайте, как правильно оформить выдачу/получение печати, на каких документах ставить оттиск печати, как хранить печать, можно ли выдать печать во временное пользование, а также что должен сделать секретарь перед проставлением оттиска печати и как правильно его ставить.

Должен ли секретарь работать с печатью?

Секретарю довольно часто доверяют распоряжаться печатью организации[1]. Это удобно, потому что после подписания документов руководителем секретарь сразу же, в приемной, может заверить его подпись печатью там, где это необходимо. Как правило, секретарь не участвует в процедурах изготовления или уничтожения печати, зато становится ее ежедневным пользователем и хранителем.

Зачем используют печать?

В соответствии с п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013[2] печать – это устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

ГОСТ Р 7.0.97-2016[3] выделяет реквизит 24 «Печать». Согласно стандарту печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Законодательно установлено право, а не обязанность организаций (акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью) иметь печать со своим наименованием. При этом делается оговорка, что законом может быть предусмотрена обязанность использовать печать. В связи с этим, а также для исключения споров с партнерами на тему необязательности печати организации по-прежнему изготавливают, используют и оберегают печать.

Где фиксируют требования к работе с печатью?

Порядок работы с печатью, как правило, фиксируют в самостоятельном локальном нормативном акте (далее – ЛНА) – положении или инструкции о печатях и штампах. Его разрабатывает подразделение, в обязанности которого входит организация работы с такими устройствами. Чаще всего это служба документационного обеспечения управления (далее – ДОУ). Если такого документа нет, то данному вопросу можно посвятить отдельный раздел инструкции по делопроизводству организации, как это сделано в Примерной инструкции по делопроизводству[6] (раздел 10). В числе вопросов, требующих нормативного закрепления, – порядок изготовления, учета, выдачи, использования, хранения и уничтожения печати.