Инструкция по делопроизводству: оформление отдельных видов документов. Часть 2: протоколы и письма

Продолжаем цикл статей, посвященных разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как сформулировать правила подготовки протоколов и писем, а также зафиксировать их в локальном нормативном акте организации.

Что фиксировать в разделе? 

В этом разделе инструкции по делопроизводству следует рассказать о правилах оформления основных видов документов, используемых в организации. К ним относятся:

• локальные нормативные акты (далее – ЛНА);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения);
• протоколы;
• письма;
• акты;
• записки.

При составлении этого раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:

1. Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях[1] (далее – Примерная ИД);

2. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

Из этих двух документов коммерческой организации рекомендуем использовать Примерную ИД, а государственной – МР по разработке ИД.

О подготовке и оформлении протоколов  

Протоколами оформляют решения, принятые должностными лицами и работниками организации на совещаниях. Ответственный за подготовку протокола – секретарь совещания, который далеко не всегда является секретарем по должности.

Протокол составляют в течение определенного времени после совещания. Эти сроки нужно установить в инструкции по делопроизводству. Например, протокол оперативного совещания может быть подготовлен в течение одного рабочего дня. Для подготовки протоколов прочих совещаний можно дать секретарю до трех рабочих дней (см. п. 3.34 Примерной ИД).

В локальной инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что в компании действуют два вида протоколов: полные и краткие. Также следует закрепить особенности их оформления, а в приложениях к инструкции по делопроизводству должны быть размещены их образцы.

В оформлении протоколов существует спорный вопрос: в каком падеже писать фамилию участника совещания в блоке «СЛУШАЛИ»? На практике встречается два варианта:

1. В именительном падеже (СЛУШАЛИ: Соловьева К.А.).

2. В родительном падеже (СЛУШАЛИ: Соловьеву К.А.).

В рекомендуемом образце полного протокола, который размещен в Приложении № 4 к Примерной ИД, использован первый вариант.  Автору локальной инструкции по делопроизводству нужно остановиться на одном из вариантов и закрепить его в документе. Главное, чтобы во всех протоколах одной организации было единообразие.

Важно поместить в инструкцию по делопроизводству правила оформления выписки из протокола: необходимость указать в ней не только нужные пункты из записи хода совещания, но и воспроизвести вводную часть. В инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что выписку из протокола следует заверять по аналогии с копией документа. Образец выписки из протокола тоже нужно поместить в приложении к инструкции по делопроизводству.

Протоколы можно оформлять как на бумажном носителе, так и на электронном. При этом важно установить статус электронных подписей, которыми их подписывают. Например, протоколам оперативных совещаний достаточно и простой ЭП[3] в СЭД[4], а протоколы совета директоров всегда создают строго на бумажном носителе. Такие правила индивидуальны для организаций. Секретарь должен хорошо продумать этот вопрос и, возможно, обсудить его с юристами и руководством, а принятые решения закрепить в инструкции по делопроизводству.

Подраздел «Протоколы» раздела «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.