Как проверить операционные планы подразделений компании?

Как разработать методику проверки корректности операционных планов подразделений?

Как организовать процесс проверки корректности операционных планов подразделений?

Прежде чем утверждать сводные финансовые планы, руководство компании должно убедиться в достоверности операционных планов подразделений, на основе которых и формируются сводные планы компании. Достоверность в данном случае выражается в обоснованности показателей планов структурных подразделений и в соответствии их стратегическим целям развития компании.

Чтобы успешно решить такую задачу, финансово-экономической службе компании необходимо организовать системный контроль реальности заявленных подразделениями операционных планов. О том, как организовать контроль, который поможет улучшать качество планирования, расскажем в статье.

Как разработать методику проверки корректности операционных планов подразделений?

Несмотря на различия в построении систем бюджетирования и управленческого учета, обусловленных спецификой бизнеса и структурой управления в каждой конкретной компании, можно выделить несколько направлений проверки корректности операционных планов подразделений, которые будут актуальны для всех коммерческих предприятий и смогут в комплексе обеспечить максимальную достоверность этих планов:

Рассмотрим, какие действия предполагает каждая из перечисленных контрольных процедур на практике.

Этап 1. Проконтролируйте, соответствуют ли операционные планы подразделений бюджетным регламентам

Эта контрольная процедура заключается в проверке соблюдения планов подразделений требованиям регламентирующих документов к по формированию бюджетных показателей.

На этом этапе проверяются:

• полнота заполнения операционных планов по статьям доходов и расходов подразделения компании;

• отсутствие в операционных планах подразделений показателей, не предусмотренных бюджетными регламентами для данных подразделений;

• наличие всех необходимых количественных и суммовых показателей по разделам и строкам операционного плана подразделения;  

• наличие утверждённых регламентами расшифровок по отдельным статьям операционного плана подразделения;

• наличие всех необходимых подписей сотрудников подразделения, ответственных за составление его операционного плана.  

Выполнение этих проверочных действий, во-первых, позволяет оперативно выявить недостатки в составлении операционных планах подразделений, а во-вторых избежать потери времени на дальнейшие проверки заведомо некорректных планов. Проводить контроль на данном этапе удобнее всего с помощью проверочных матриц, по которым достаточно просто проверить отсутствие или наоборот необоснованное присутствие показателей доходов, расходов и инвестиций у каждого из подразделений.  Пример матрицы для проверки корректности показателей расходов в планах подразделений показан в табл. 1.

Этап 2. Проконтролируйте, соответствуют ли операционные планы подразделения действующим лимитам и нормам затрат

На этом этапе проверяют, соответствуют ли показатели планов подразделений действующим в компании на момент их составления норм и лимитов по отдельным статьям затрат.

Этот вид контроля позволяет оценить, насколько планы расходов подразделения соответствуют стандартам компании. В ходе проверки смотрят, есть ли отклонения планов подразделения от утвержденных норм и лимитов. И если такие отклонений есть, вносят корректировки в операционный бюджет подразделения.

Чтобы утвержденные в компании нормы и лимиты были актуальными, периодически проверяйте их и если они отклоняются от фактических результатов более чем на 10 %, корректируйте.

В качестве примера нормирования приведу утвержденные в компании нормативы потребления энергоресурсов при выпуске разных видов продукции (табл. 2).

Этап 3. Проведите сравнительный (логический) контроль показателей планов подразделений

На этом этапе проанализируйте показатели доходов и расходов бюджета подразделения компании:

• соответствуют ли они фактическим результатам прошедших периодов;

• обосновано снижение или повышение плановых показателей по сравнению с достигнутыми в прошлых периодах показателями;

• учитываются ли в планах подразделений факторы влияния коэффициентов сезонности продаж, эластичности покупательского спроса, темпов инфляции и т. д.

Сравнительный контроль обоснованности операционных планов подразделений осуществляется раздельно в части доходов и в части расходов. При этом контролируют:

Для контроля достоверности операционных планов подразделений будет не лишним разработать и утвердить методику планирования затрат по всем значимым статьям расходов.