Как перейти на систему электронного документооборота

ПРЕИМУЩЕСТВА СЭД ПО СРАВНЕНИЮ С БУМАЖНЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

В современных реалиях ведение бумажного учета документов становится неактуальным. Куда эффективнее вести документооборот в электронной системе (далее — СЭД, система электронного документооборота).

Документы, подготовленные, оформленные, согласованные, подписанные и зарегистрированные в системе электронного документооборота, признаются официальными, имеющими юридическую силу.

По сравнению с бумажным документооборотом у СЭД есть ряд преимуществ.

В организациях с бумажным документооборотом многие исполнители сталкиваются с проблемами, когда приносят проект документа уполномоченному согласующему лицу. Документ лежит у него в лоточке «на согласование» долгое время, и повлиять на длительный процесс согласования исполнитель практически не может.

Потом на клочке бумаги появляются замечания, написанные от руки, в соответствии с которыми впоследствии нужно внести изменения в основной документ.

Совершенно иначе обстоят дела с согласованием, если в организации внедрена система электронного документооборота. В документах в СЭД можно устанавливать срок согласования, срок исполнения.

Сроки могут устанавливаться автоматически (например, в зависимости от типа документа) и вручную (зависит от потребностей компании). Особенности согласования вписывают в инструкцию по делопроизводству.

Система СЭД удобна и тем, что в случае задержки согласования документа ее можно настроить, чтобы согласующему лицу приходили уведомления о задержке согласования или подписания, а в случае длительной задержки — автоматическое уведомление его руководителю.

Помимо функции согласования или подписания, в системе должны быть предусмотрены и другие варианты: отправить на доработку в соответствии с замечаниями, отправить комментарий или вопрос автору и т. д.

Функция необходима, если невозможно исполнить задачу единолично. Предположим, руководителю планово-экономического отдела как ответственному исполнителю поставили задачу предоставить ответ на письмо компании-контрагента о возможности выполнения определенной работы, сроках исполнения и ориентировочной стоимости работ.

Однако для подготовки ответа нужно иметь сведения о загрузке цехов, времени, необходимом для выполнения работ, а в случае их отсутствия — установить сроки закупки и т. д. Для этого необходимо привлечь к исполнению производственные подразделения, отдел материального снабжения.

В системе электронного документооборота можно предусмотреть уровни доступа. Например, определенные категории документов должны быть доступны всем (коллективный договор, положения об оплате труда, премировании, командировании и т. д.), а ряд документов необходимо скрыть от лишних глаз.

Чтобы упростить поиск документов (исходных, взаимосвязанных, запросов, ответов, уточнений и т. д.), необходимо настраивать взаимосвязь между документами. Например, запрос — входящее письмо и ответ — исходящее письмо.

Отчетность в электронной форме представляют по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи через операторов электронного документооборота.

ТКС — это система представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде.

Преимущества данного способа представления отчетности:

• нет необходимости приходить в налоговые органы, так как отчетность в любое время суток может быть отправлена из офиса налогоплательщика (экономия временных затрат);

• не нужно дублировать сдаваемые документы на бумажных носителях;

• снижается количество технических ошибок (отчетность формируется в утвержденном формате с использованием средств выходного контроля, посредством которого проверяется правильность заполнения полей форм отчетности);

• можно оперативно обновить форматы представления отчетности (при изменении или введении форм налоговой и (или) бухгалтерской отчетности до срока ее представления налогоплательщик получает возможность обновить версии форматов в электронном виде);

• гарантировано подтверждение доставки документов (в течение суток можно получить подтверждение выполнения обязательств налогоплательщиком, в оперативном режиме посмотреть свою личную карточку, не ждать акты сверки);

• отчетность, представляемая в электронной форме по ТКС, защищена от просмотра и корректировки третьими лицами;

• можно получить в электронном виде справку о состоянии расчетов с бюджетом, выписку операций по расчетам с бюджетом, перечень налоговой и бухгалтерской отчетности, представленной в налоговую инспекцию, акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, а также направить запрос информационного характера в налоговые органы.

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЭД

Работа в системе электронного документооборота должна быть четко регламентирована. Для этого нужно создать в организации свой внутренний документ, учитывая существующие нормативные правовые акты по управлению документооборотом.

Нормативные правовые акты по управлению документооборотом:

• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Национальный стандарт Российской Федерации «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;

• ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-20;

• ГОСТ Р 50922-2006 «Защита информации. Основные термины и определения».

• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (в ред. от 02.07.2021) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Оформление документа, определяющего политику управления информацией

В организации должен быть разработан внутренний нормативный документ, регламентирующий политику организации в области управления и хранения информации. Примером такого документа является Инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна содержать разделы, в которых:

• указывается, какая информация подпадает под действие данной политики организации;
• сформулирована политика в отношении:

– носителей информации;

– файловых форматов электронных объектов и контроля версий;

– соответствующих стандартов управления информацией;

• определена политика в области хранения и уничтожения информации;
• определена ответственность за управление информацией и т. д.

Инструкцию по делопроизводству должно утвердить высшее руководство организации. Этот документ необходимо регулярно пересматривать.