Электронная версия журнала

Как организовать Еxcel-модель для управления реестром платежей

«Планово-экономический отдел» №8 2021 / Управление финансами

От управления денежными потоками, обеспечения платежеспособности и ликвидности зависит эффективность бизнеса. Особенно сложно управлять денежными потоками не в отдельной компании, а в группе компаний. Для решения этой задачи финансовой службе группы компаний рекомендуем создать Excel-модель для управления реестром платежей. Порядок создания такой модели подробно рассмотрим в статье.

ЗАДАЧИ ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЫ ПРИ РАБОТЕ С ИСХОДЯЩИМ ДЕНЕЖНЫМ ПОТОКОМ

Работая с исходящим денежным потоком, финансовая служба должна решать следующие задачи:

• вести расчетно-кассовые операции компаний группы;

• собирать заявки на платежи от центров финансовой ответственности (ЦФО) группы компаний и контролировать их исполнение;

• составлять реестры счетов на оплату, формировать и согласовывать график платежей;

• формировать платежный календарь и управлять им;

• составлять отчетность (в том числе консолидированную) по исполнению заявок, договоров с контрагентами, бюджетов движения денежных средств;

• автоматизировать рутинные и повторяющиеся процедуры и функции в части подготовки и согласования заявок на расходование денежных средств, формирования отчетности и др.

Чтобы успешно решить поставленные задачи, следует организовать учет в Excel-модели. Для этого работу всех финансовых специалистов переводят в единое информационное пространство, организация которого начинается с создания справочников и классификаторов.

СПРАВОЧНИКИ И КЛАССИФИКАТОРЫ

Чтобы стандартизировать учет и контроль, обеспечить сопоставимость показателей, сократить время на подготовку реестра платежей и отчетности, формирование Excel-модели начинают с создания справочников и классификаторов. Заполняют их максимально точно и подробно.

Небольшие классификаторы целесообразно разместить на одном листе Excel (табл. 1–5). Регламентируют, что заявки на платежи имеют право подавать только подразделения, за которыми закреплен статус ЦФО (табл. 1). Это отдел закупок и логистики, отдел охраны труда и др.

Приоритетность заявок устанавливает специалист финансовой службы согласно внутренним положениям (табл. 2). Например, к заявкам с высоким приоритетом относят платежи по кредитам или закупку основных материалов. Статус заявки позволит одновременно визуализировать суммы, уже оплаченные контрагенту, и суммы, взятые на учет к оплате, но на текущую дату не оплаченные (табл. 3).

Чтобы разделять платежи компаниям группы и внешним контрагентам, понадобится табл. 4. Для календарного планирования и отчетности нужна табл. 5.

Все классификаторы отформатированы как умные таблицы: вкладка Главная СтилиФорматировать как таблицу. Им присвоены соответствующие имена. Посмотреть имя таблицы можно на вкладке КонструкторСвойстваИмя таблицы.

 

Справочник статей движения денежных средств (табл. 6) позволит:

  • сгруппировать заявки на платежи в эффективные отчеты;
  • установить приоритеты при принятии решения о дате фактической оплаты в зависимости от приоритета расходов.

На этапе проработки справочников продумывают конечный результат — составление отчетов. Чтобы в дальнейшем формировать отчеты с помощью сводных таблиц, здесь и в других таблицах Excel-модели применяем «сцепки»: =A2&"_"&B2 (графа «Код + Статья») (см. табл. 6).

 

Таблица 6. Справочник статей движения денежных средств (фрагмент)

Код

Статья ДДС

Код + Статья

10000

Операционная деятельность

10000 Операционная деятельность

11000

Выплаты по операционной деятельности

11000 Выплаты по операционной деятельности

11001

Материалы для основной деятельности

11001 Материалы для основной деятельности

11002

Энергоресурсы

11002 Энергоресурсы

11003

Запчасти, стройматериалы

11003 Запчасти, стройматериалы

11004

Транспортные услуги

11004 Транспортные услуги

11005

Мебель, компьютерная техника, оснащение помещений

11005 Мебель, компьютерная техника, оснащение помещений

11006

Оплата труда

11006 Оплата труда

 

 

11015

Прочие операционные расходы

11015 Прочие операционные расходы

30000

Финансовая деятельность

30000 Финансовая деятельность

31000

Платежи по финансовой деятельности

31000 Платежи по финансовой деятельности

31001

Перечисление средств в депозиты

31001 Перечисление средств в депозиты

31002

Погашение банковских кредитов

31002 Погашение банковских кредитов

31003

Погашение займов

31003 Погашение займов

31004

Прочие выплаты по финансовой деятельности

31004 Прочие выплаты по финансовой деятельности

 

Справочник проектов (табл. 7) сформируем идентично. Учет не должен быть избыточным. Нет смысла все платежи привязывать к проектам, поэтому вносим строку «без проекта» (пустые ячейки в Excel-модели недопустимы).

 

Таблица 7. Справочник проектов

Наименование проекта

№ + наименование

без проекта

– без проекта

101

Ремонт системы электроснабжения

101 Ремонт системы электроснабжения

102

Модернизация цеха № 2

102 Модернизация цеха № 2

201

Открытие брендового магазина № 1

201 Открытие брендового магазина № 1

202

Открытие брендового магазина № 2

202 Открытие брендового магазина № 2

203

Открытие брендового магазина № 3

203 Открытие брендового магазина № 3

301

Контрактное производство ООО «Меркурий»

301 Контрактное производство ООО «Меркурий»

302

Контрактное производство ООО «Спецодежда»

302 Контрактное производство ООО «Спецодежда»

 

Классификаторы (см. табл. 1–5) применяют для организации более сложного справочника контрагентов (рис. 1). Чтобы подключить выпадающий список, выполняют следующие действия: вкладка ДанныеРабота с данными Проверка данных. Выбирают Тип данныхСписок, в поле «Источник» указывают: =ДВССЫЛ($B$1).

Указание в качестве источника ссылки позволяет в дальнейшем не подстраивать диапазон при расширении классификатора. Так, в справочнике контрагентов указано, что ИП Кузнецов Д. Б. — внешний контрагент, а ИП Михайлов А. Е. входит в группу компаний.

Обозначенный перечень справочников минимальный, при необходимости набор справочников расширяют. Например, можно сформировать справочник счетов бухгалтерского учета или договоров.

В. С. Волкова, эксперт

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 8, 2021.