Как организовать Еxcel-модель для управления реестром платежей

От управления денежными потоками, обеспечения платежеспособности и ликвидности зависит эффективность бизнеса. Особенно сложно управлять денежными потоками не в отдельной компании, а в группе компаний. Для решения этой задачи финансовой службе группы компаний рекомендуем создать Excel-модель для управления реестром платежей. Порядок создания такой модели подробно рассмотрим в статье.

ЗАДАЧИ ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЫ ПРИ РАБОТЕ С ИСХОДЯЩИМ ДЕНЕЖНЫМ ПОТОКОМ

Работая с исходящим денежным потоком, финансовая служба должна решать следующие задачи:

• вести расчетно-кассовые операции компаний группы;

• собирать заявки на платежи от центров финансовой ответственности (ЦФО) группы компаний и контролировать их исполнение;

• составлять реестры счетов на оплату, формировать и согласовывать график платежей;

• формировать платежный календарь и управлять им;

• составлять отчетность (в том числе консолидированную) по исполнению заявок, договоров с контрагентами, бюджетов движения денежных средств;

• автоматизировать рутинные и повторяющиеся процедуры и функции в части подготовки и согласования заявок на расходование денежных средств, формирования отчетности и др.

Чтобы успешно решить поставленные задачи, следует организовать учет в Excel-модели. Для этого работу всех финансовых специалистов переводят в единое информационное пространство, организация которого начинается с создания справочников и классификаторов.

СПРАВОЧНИКИ И КЛАССИФИКАТОРЫ

Чтобы стандартизировать учет и контроль, обеспечить сопоставимость показателей, сократить время на подготовку реестра платежей и отчетности, формирование Excel-модели начинают с создания справочников и классификаторов. Заполняют их максимально точно и подробно.

Небольшие классификаторы целесообразно разместить на одном листе Excel (табл. 1–5). Регламентируют, что заявки на платежи имеют право подавать только подразделения, за которыми закреплен статус ЦФО (табл. 1). Это отдел закупок и логистики, отдел охраны труда и др.

Приоритетность заявок устанавливает специалист финансовой службы согласно внутренним положениям (табл. 2). Например, к заявкам с высоким приоритетом относят платежи по кредитам или закупку основных материалов. Статус заявки позволит одновременно визуализировать суммы, уже оплаченные контрагенту, и суммы, взятые на учет к оплате, но на текущую дату не оплаченные (табл. 3).

Чтобы разделять платежи компаниям группы и внешним контрагентам, понадобится табл. 4. Для календарного планирования и отчетности нужна табл. 5.

Все классификаторы отформатированы как умные таблицы: вкладка Главная → Стили → Форматировать как таблицу. Им присвоены соответствующие имена. Посмотреть имя таблицы можно на вкладке Конструктор → Свойства → Имя таблицы.

Справочник статей движения денежных средств (табл. 6) позволит:

• сгруппировать заявки на платежи в эффективные отчеты;
• установить приоритеты при принятии решения о дате фактической оплаты в зависимости от приоритета расходов.

На этапе проработки справочников продумывают конечный результат — составление отчетов. Чтобы в дальнейшем формировать отчеты с помощью сводных таблиц, здесь и в других таблицах Excel-модели применяем «сцепки»: =A2&"_"&B2 (графа «Код + Статья») (см. табл. 6).

Справочник проектов (табл. 7) сформируем идентично. Учет не должен быть избыточным. Нет смысла все платежи привязывать к проектам, поэтому вносим строку «без проекта» (пустые ячейки в Excel-модели недопустимы).

Классификаторы (см. табл. 1–5) применяют для организации более сложного справочника контрагентов (рис. 1). Чтобы подключить выпадающий список, выполняют следующие действия: вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных. Выбирают Тип данных — Список, в поле «Источник» указывают: =ДВССЫЛ($B$1).

Указание в качестве источника ссылки позволяет в дальнейшем не подстраивать диапазон при расширении классификатора. Так, в справочнике контрагентов указано, что ИП Кузнецов Д. Б. — внешний контрагент, а ИП Михайлов А. Е. входит в группу компаний.

Обозначенный перечень справочников минимальный, при необходимости набор справочников расширяют. Например, можно сформировать справочник счетов бухгалтерского учета или договоров.