Определяем расходы компании: метод начисления или кассовый метод?

ЧТО ТАКОЕ РАСХОДЫ КОМПАНИИ

В деятельности любой компании возникают расходы. К расходам, непосредственно связанным с наличием у компании предпринимательской деятельности, можно отнести:

• списанные на затраты производства сырье и материалы;

• заработную плату рабочих;

• налоги, начисленные на зарплату рабочих;

• аренду производственных цехов и производственного оборудования;

• коммунальные расходы, связанные с использованием производственных цехов и производственного оборудования.

К расходам, возникающим у компании независимо от наличия у нее в текущий момент предпринимательской деятельности, в частности, относятся:

• расходы на содержание аппарата управления компанией;

• налоги по зарплате административно-управленческого персонала;

• аренда офиса;

• коммунальные расходы по содержанию офиса компании;

• расходы по регистрации компании, оплате услуг оператора связи, через которого текущая бухгалтерская и налоговая отчетность представляется в контролирующие органы в соответствующие сроки.

Эти расходы могут возникать у компании независимо от наличия у нее доходных операций в текущем периоде и в будущем.

Так что же такое расходы, какое общее определение им можно дать?

Учет расходов в целях бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с правилами, установленными Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99[1].

К СВЕДЕНИЮ

Согласно п. 2 ПБУ 10/99 расходами признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой компании, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Схожее понятие расходов приведено в п. 7.6 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России[2], а также в МСФО. Это дает основание использовать на практике эти определения расходов.

Согласно пунктам 16 и 17 ПБУ 10/99 расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

• расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

• сумма расхода может быть определена;

• есть уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод компании (в случае, когда компании передала актив или отсутствует неопределенность в отношении передачи актива).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Если в отношении любых расходов, осуществленных компанией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете компании признается дебиторская задолженность.

Амортизация признается в качестве расхода исходя из величины амортизационных отчислений, определяемой на основе стоимости амортизируемых активов, срока полезного использования и принятых компанией способов начисления амортизации.

Расходы подлежат признанию в бухучете независимо от намерения получить выручку, прочие или иные доходы и от формы осуществления расхода (денежной, натуральной и иной).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ РАСХОДЫ КОМПАНИИ

Расходы компании признаются в учете на основании первичных документов, перечень которых зависит от вида расхода. Документальным подтверждением осуществления расходов могут служить:

• договоры поставки (оказания услуг, выполнения работ);

• накладные;

• акты выполненных работ (оказанных услуг).

То есть изначально у компании должен быть первичный документ, подтверждающий факт возникновения у нее расходной операции, а далее появляется запись в регистре учета по фиксации этого события.

Вот почему мы говорим о наличии у компании правильно составленных первичных документов. Ведь если они будут отсутствовать или содержать ошибки и нарушения в составлении, то расходная операция в учете не признается. И это несмотря на ее реальное наличие у компании в отчетном периоде.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета[3]. В статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ изложен минимальный обязательный перечень требований к реквизитам первичного документа, используемого компанией.

Компания может разрабатывать и утверждать собственные формы «первички» с учетом наличия в них обязательных реквизитов. Она вправе использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом.

Используемые формы «первички» компания утверждает в приказе по учетной политике.

Важный момент: ошибочно считать, что только «первичка», составленная или полученная по договорам с контрагентами, может быть использована компанией для подтверждения своих расходов. Законодатель предусматривает составление самой компанией без оформления с контрагентом такого документа, как бухгалтерская справка.

Бухгалтерскую справку применяют для отражения в учете:

• операций, для которых не предусмотрено составление иного первичного документа (например, в случае исправления обнаруженных в учете ошибок);

• записей, полученных в результате расчетов и сопоставлений, при отсутствии движения активов (например, при расчете дивидендов, курсовых разниц, сумм процентов, пеней, суточных, удержаний и др.).

Бухгалтерскую справку составляют в произвольной форме, разработанной самостоятельно и утвержденной учетной политикой компании (ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008[4]). Ее бланк должен отвечать требованиям о наличии обязательных реквизитов «первички»[5]. Данная справка является законным подтверждением расходов компании.

ЗАТРАТЫ, НЕ ПРИЗНАВАЕМЫЕ РАСХОДАМИ КОМПАНИИ

Правила бухгалтерского учета предусматривают затратные операции у компании, которые не являются расходами в текущем периоде[6].

Не признается расходами компании выбытие активов:

• в связи с приобретением (созданием) внеоборотных активов (основных средств, незавершенного строительства, нематериальных активов и т. д.);

• вклады в уставные (складочные) капиталы других компаний, приобретение акций акционерных обществ и иных ценных бумаг не с целью перепродажи (продажи);

• по договорам комиссии, агентским и иным аналогичным договорам в пользу комитента, принципала и т. д.;

• в порядке предварительной оплаты материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг;

• в виде авансов, задатка в счет оплаты материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг;

• в погашение кредита, займа, полученных компанией.