Автоматизация бухгалтерского учета и отчетности

Правильно обработанная и систематизированная информация гарантирует эффективную работу всей компании. Из статьи вы узнаете, как автоматизация может упростить операционный и бухгалтерский учет безналичных и наличных расчетов, формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.

ПРЕИМУЩЕСТВА АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОГРАММ

Бухучет начинают с отражения фактов хозяйственной жизни в первичных учетных документах. Затем данные первичного учета фиксируют и накапливают в регистрах бухгалтерского учета. Накопленная информация является основанием для составления бухгалтерской и налоговой отчетности.

До использования автоматизированных программ бухгалтерского учета хозяйственную деятельность учитывали вручную. Бухгалтеру приходилось делать много рутинных операций: прием и отпуск товара на складе, движение денежных средств, прием наличных денежных средств, начисление заработной платы, расчет налогов, составление отчетности на бумаге.

Информация консолидировалась в ведомостях и журналах-ордерах, которые являлись регистрами учета. Далее по журналам-ордерам итоговые данные сводились в оборотную ведомость («шахматку»). По ним составлялся бухгалтерский баланс. Такой процесс отнимал много сил и времени.

Сегодня благодаря внедрению программ автоматизации бухгалтерского учета снижается время ввода информации, трудоемкость обработки данных и количество ошибок. При этом повышается оперативность и достоверность учета, минимизируется риск налоговых санкций.

Сейчас на российском рынке имеется много программ для автоматизации бухучета: «1С:Бухгалтерия 8», «БЭСТ-5», «ИНФО-Бухгалтер», «Галактика» и др.

Преимуществом у предприятий малого и среднего бизнеса пользуется продукт компании «1С». Очевидно, это связано с тем, что в программе продумана организация всего бизнеса (тесное взаимодействие с партнерами и поддержка пользователей, интеграция с другими программными системами и продуктами).

Интеграция программных систем и продуктов — это обмен данными между автоматизированными системами с возможной последующей их обработкой. Смысл интеграции заключается в том, чтобы данные, которые пользователь вводит в одну систему, автоматически переносились в другую.

Программа «1С» способна выгружать и загружать данные из других автоматизированных систем, которые так или иначе связаны с бухучетом (например, данные из онлайн-кассы, системы «Банк-клиент»).

Передача сформированной в «1С» бухгалтерской отчетности в налоговый орган также осуществляется автоматически по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением квалифицированной электронной подписи через операторов электронного документооборота.

АВТОМАТИЗАЦИЯ БЕЗНАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ

В программном обеспечении «1С» хозяйственные операции могут отражаться вводом электронных документов непосредственно в самой программе, а могут выгружаться из других автоматизированных систем.

Безналичные расчеты осуществляются через банк. В банковское обслуживание входит:

• перечисление денежных средств на расчетные счета других организаций на основании платежных поручений;
• поступление безналичных денежных средств на расчетный или валютный счет компании.

Автоматизировать этот процесс помогает программа «Банк-клиент». Это специальное программное обеспечение, которое позволяет в онлайн-режиме контролировать статусы платежных документов и расчетных счетов в банке, с которым сотрудничает организация.

«Банк-клиент» инсталлируется на рабочем компьютере бухгалтера и формирует, шифрует и дешифрует информацию, ставит электронные подписи и многое другое.

Чтобы избавить бухгалтеров от рутинной работы по ручному переносу данных, между системой «Банк-клиент» и программой «1С» применяются типовые процедуры обмена — выгрузка и загрузка (выгрузка платежек из «1С», загрузка выписок из программы «Банк-клиент»).

Автоматизация процесса обмена данными существенно облегчает работу бухгалтера и экономит его время.

ПРИМЕР 1

Компания оплачивает аренду склада, поставку товаров и услуг. Бухгалтер в «1С:Бухгалтерия 8» формирует следующие платежки:

• аренда склада — 20 000 руб.;
• приобретение материалов — 65 000 руб.;
• электроэнергия — 5000 руб.

На расчетный счет компании поступил аванс от покупателя в сумме 110 000 руб.

Рассмотрим, как осуществляется процесс автоматизации перечисленных операций в «1С:Бухгалтерия 8» и подключенному к ней оборудованию «Банк-клиент».

Бухгалтер выгружает платежки из «1С» в «Банк-клиент» через меню «Обмен с банком». В меню «Настройка обмена с клиентом банка» в разделе «Выгрузка» отмечены галочками «Платежные поручения» и «При выгрузке контролировать номера документа».

Если выгружаемые платежки заполнены корректно, шрифт их названий программа показывает черным цветом. По умолчанию открыта вкладка «Отправка в банк».

Когда документы выбраны и все параметры установлены, бухгалтер нажимает кнопку «Выгрузить». В поле «Файл выгрузки в банк» создается файл формата «1c_to_ kl.txt», который далее загружается в «Банк-клиент». Выгруженный файл можно открыть и посмотреть.

Из «Банк-клиента» по специальным защищенным каналам подписанные электронной подписью платежки поочередно отправляются в банк. Банк переводит безналичные денежные средства на счета организаций, указанных в платежных поручениях. Бухгалтеру не нужно ехать в банк, чтобы отвезти платежки. Все делается автоматически онлайн.

Движение денежных средств на расчетном счете можно посмотреть в выписке, которая загружается из «Банк-клиента» в «1С». При этом используют вкладку «Загрузка выписки из банка».

Перед тем как загружать данные в «1С», их нужно выгрузить в файл формата «kl_to_1c.txt». Ссылку на этот файл указывают в поле «Файл выгрузки» в «1С».

Когда файл сформирован, бухгалтер нажимает кнопку «Обновить из выписки». Таблица заполнится списком документов, которые содержатся в файле. Далее при нажатии кнопки «Загрузить» данные будут загружены в «1С».

Проводки формируются на основании документов программы «1С» (в данном случае — на основании выписки). В настройках можно указать, что загружаемые документы будут сразу отражаться бухгалтерскими проводками.

Проводки по выписке за один день представлены в табл. 1.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РОЗНИЧНЫХ ПРОДАЖ

При расчетах с физическими лицами организации обязательно должны использовать онлайн-кассы. Онлайн-касса — это сложное автоматизированное устройство, которое работает благодаря командам и алгоритмам программного обеспечения (ПО).

Программное обеспечение онлайн-кассы может подключить контрольно-кассовую технику (ККТ) к компьютеру, чтобы работать совместно с программой бухучета и складского учета. Другими словами, системное ПО — это основные «мозги» кассы. Без него не будет работать ни одна онлайн-касса.

Современное ПО для онлайн-кассы создано, чтобы кассовые аппараты могли выполнять весь функционал, возложенный на них Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 23.11.2020) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон № 54-ФЗ).

Программа ККТ должна:

• отвечать за формирование фискальных документов (чеки, отчеты, сформированные после закрытия смены, регистрационные отчеты и т. д.);
• формировать различные реквизиты чека (тип расчета, название товара и др.);

• способствовать записи информации о расчетах на фискальный накопитель и передаче сведений оператору фискальных данных (в том числе поддержанию связи с оператором).