Электронная версия журнала

Финансовый контроль компании с помощью Excel

«Планово-экономический отдел» №11 2016 / Управление финансами

Без планирования и контроля оплат не может существовать ни одно предприятие: ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) — документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся в компании свободных денежных средствах. В статье приведены формы понедельного планирования БДДС, рассмотрены механизмы прогнозирования поступления выручки от продаж в оптовом и розничном направлениях, даны рекомендации по созданию форм бюджетов, рассылаемых распорядителям статей затрат.

КОНТРОЛЬ БЮДЖЕТА

Существенная составляющая системы контроля — контроль казначейского исполнения бюджета, то есть контроль поступления и расходования денежных средств, которые запланированы в БДДС. Оперативный контроль бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет бюджетный контролер. Руководствуясь утвержденными лимитами денежных средств, он определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов. Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета.

Превышение лимитов в бюджетном периоде возможно только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица (финансового или генерального директора). Когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия закрепляют за финансовыми контролерами.

ПЛАН ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА МЕСЯЦ

Планирование денежных потоков на текущий месяц нужно начинать с общего плана бюджета движения денежных средств, пример которого представлен в табл. 1.

В общем виде БДДС состоит из следующих блоков:

  1. План остатков денежных средств на начало месяца.
  2. План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
  3. План операционных расходов, который состоит из двух частей:
  • план оплат поставщикам за товар;
  • план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.
  1. План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
  2. План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.

В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и выводим прогноз остатка денежных средств на конец периода.

Таблица 1. Бюджет движения денежных средств, руб.

Код

Статья

Контрагент

Задолженность на 1-е число

Начисления/Продажи/Поставки

Бюджет

Задолженность на 31-е число

001

Остаток на начало периода

     

65 000

 
 

На расчетном счете

     

50 000

 
 

В кассе

     

15 000

 

100

Поступления от продаж

 

185 000

1 210 000

1 105 000

290 000

101

Розничные продажи

 

25 000

1 000 000

925 000

100 000

102

Оптовые продажи

 

150 000

200 000

170 000

180 000

103

Прочие поступления

 

10 000

10 000

10 000

10 000

200

Расходы от операционной деятельности

 

505 200

965 500

1 117 700

353 000

200.1

Оплата поставщикам

 

450 000

650 000

800 000

300 000

 

Оплата поставщикам

ООО «Альфа»

300 000

450 000

550 000

200 000

 

Оплата поставщикам

ООО «Омега»

150 000

200 000

250 000

100 000

200.2

Операционные затраты

 

55 200

315 500

317 700

53 000

201

Выплата зарплаты

 

50 000

125 000

125 000

50 000

201.1

Окладная часть

Сотрудники

50 000

100 000

100 000

50 000

201.2

Премии

Сотрудники

 

25 000

25 000

202

Затраты на персонал

 

2200

5000

7200

202.1

Такси

ООО «Такси»

1500

3000

4500

202.1

Такси

ООО «Экспресс»

 

2000

2000

202.2

Медицинский осмотр

Поликлиника № 1

700

 

700

203

Затраты на содержание здания

 

3000

73 000

73 000

3000

203.1

Аренда помещений

ООО «Терем»

 

25 000

25 000

203.1

Аренда помещений

ООО «Теремок»

 

30 000

30 000

203.2

Коммунальные расходы

Горводоканал

 

15 000

15 000

203.2

Коммунальные расходы

ТеплоЭлектроСтанция

     

203.3

Охрана

ЧОП «Добрыня»

3000

3000

3000

3000

218

Налоги в бюджет

 

112 500

112 500

218.1

НДС к оплате

   

45 000

45 000

218.2

Налог на прибыль

   

15 000

15 000

218.3

Налог на имущество

       

218.4

НДФЛ

   

15 000

15 000

218.5

Налоги с зарплаты

   

37 500

37 500

300

Итого поток от операционной деятельности

   

244 500

–12 700

 

400

Поток от финансовой деятельности

 

1 500 000

 

–25 000

1 500 000

 

Привлечение кредитов

Банк № 2

   

500 000

 
 

Гашение кредитов

Банк № 1

   

500 000

 
 

Оплата процентов по кредитам

Банк № 1

   

25 000

 

500

Поток от инвестиционной деятельности

 

–15 000

–5000

–10 000

–10 000

 

Доход от продажи ОС

       

 

Покупка ОС

       

 

Ремонт ОС

ИП Иванов П. А.

15 000

5000

10 000

10 000

600

Чистый поток от деятельности

     

–47 700

 

002

Остаток на конец периода

     

17 300

 

 

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки, бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат. Поэтому для понимания ситуации лучше сразу добавить в БДДС информацию о текущей задолженности перед поставщиками, плановых затратах на предстоящий месяц и прогнозной задолженности на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.

В нашем примере чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–47,7 тыс. руб.), но за счет начальных остатков в 65 тыс. руб. мы в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц. При этом мы наращиваем дебиторскую задолженность от наших покупателей со 185 тыс. руб. до 290 тыс. руб. и уменьшаем кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 450 тыс. руб. до 300 тыс. руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.

Однако стоит обратить внимание, что в этом месяце планируется перекредитовка в 500 тыс. руб.: у нас заканчивается срок кредита в Банке № 1, мы рассчитываем получить кредит на такую же сумму в Банке № 2. И если получить кредит в Банке № 2 мы сможем чуть позже, чем истекает срок гашения в Банке № 1, то в течение месяца нам нужно накопить на счетах 500 тыс. руб. (примерно половина нашей месячной выручки). То есть почти полмесяца мы не сможем тратить большие суммы на операционные расходы: все платежи по ним начнутся только после получения кредита в Банке № 2.

Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальных платежей, выплата заработной платы согласно графику). Следовательно, нам нужен подневной или понедельный план движения денежных средств, которого в дальнейшем мы должны четко придерживаться, чтобы не испортить себе кредитную историю в Банке № 1.

Составим понедельный план движения денежных средств на следующий месяц, где спланируем поступление выручки и обязательные к оплате расходы, после чего выведем суммы, которые мы можем выделять на прочие платежи.

ПЛАН ПОСТУПЛЕНИЯ ВЫРУЧКИ ПО НЕДЕЛЯМ

План поступления выручки от розничного и оптового направления формируется по разным принципам. Поступления от оптовых клиентов легко спрогнозировать через отсрочку платежа. Для этого воспользуемся штатным отчетом «Валовая прибыль», который находится в блоке «Продажи» закладки «Отчеты» на панели инструментов Excel (рис. 1).

 

 

Настроим отчет «Валовая прибыль» под наши требования:

  1. Заходим в настройки отчета, нажимаем галочку «Расширенная настройка».
  2. На закладке «Общие»:
  • задаем период продаж, за который ожидаем поступления денежных средств от клиентов (обычно он равен максимальной отсрочке, предоставляемой нашим покупателям);
  • в блоке «Параметры» нажимаем галочки «Выводить общие итоги» и «Выводить детальные записи»;
  • в блоке «Показатели» оставляем только «Стоимость продажи, руб.» и «с НДС», на остальных показателях убираем галочки (рис. 2).

 

  1. На закладке «Группировки» удаляем все группировки, которые предусмотрены отчетом по умолчанию (рис. 3).

 

  1. На закладке «Отборы» устанавливаем отбор: нас интересуют продажи только оптового подразделения (рис. 4).

 

 

  1. На закладке «Дополнительные поля» выводим поля «Покупатель» и «По датам», для всех полей в столбце «Размещение» задаем тип «В отдельных колонках», в столбце «Положение» — «Вместо группировки» (рис. 5).

 

 

  1. Нажимаем на кнопку «Сформировать» и получаем отчет, который представлен в табл. 2.

 

Таблица 2. Отчет «Валовая прибыль» на основе представленных настроек

Покупатель

По дням

Стоимость продажи, руб.

ООО «Горизонт»

01.06.2016

50 000

ООО «Домовой»

02.06.2016

5000

ИП Борисов А. Г.

03.06.2016

10 000

ИП Осинцев А. Н.

04.06.2016

15 000

ИП Осипов А. Ю.

05.06.2016

25 000

ИП Пинюга И. Г.

06.06.2016

40 000

ИП Полуэктов Д. А.

07.06.2016

100 000

ИП Ловцова Н. В.

08.06.2016

15 000

ИП Хоменко А. В.

09.06.2016

20 000

 

Скопируем полученный отчет в Excel и дополним необходимыми нам данными: добавим отсрочку оплат и рассчитаем срок оплаты как сумму двух столбцов: Дата продажи + Отсрочка платежа (табл. 3).

 

Таблица 3. Расчет даты оплаты от даты продажи и предоставленной отсрочки платежа

Покупатель

Дата продажи

Стоимость продажи, руб.

Отсрочка платежа, дн.

Дата оплаты

ООО «Горизонт»

01.06.2016

50 000

30

01.07.2016

ООО «Домовой»

02.06.2016

5000

15

17.06.2016

ИП Борисов А. Г.

03.06.2016

10 000

21

24.06.2016

ИП Осинцев А. Н.

04.06.2016

15 000

30

04.07.2016

ИП Осипов А. Ю.

05.06.2016

25 000

21

26.06.2016

ИП Пинюга И. Г.

06.06.2016

40 000

35

11.07.2016

ИП Полуэктов Д. А.

07.06.2016

100 000

50

27.07.2016

ИП Ловцова Н. В.

08.06.2016

15 000

45

23.07.2016

ИП Хоменко А. В.

09.06.2016

20 000

7

16.06.2016

 

Теперь сгруппируем даты оплат по неделям с помощью сводной таблицы:

  1. Выделяем табл. 3 вместе с шапкой и на вкладке «Вставка» нажимаем на иконку «Сводная таблица» (рис. 6 (а)).
  2. В открывшемся диалоговом окне указываем, куда хотим поместить сводную таблицу: на новый лист или на существующий (надо указать ячейку, в которую нужно вставить сводную таблицу). Для создания новой сводной таблицы лучше сначала разместить ее на новом листе, привести к удобному для нас виду, а затем перенести на тот лист, где будем работать с ней в дальнейшем (рис. 6 (б)).

 

В появившемся окне «Список полей сводной таблицы» зададим ее вид (рис. 7):

  • в блок «Названия строк» перетащим мышкой поле «Дата оплаты»;
  • в блок «Значения» перетащим поле «Стоимость продажи, руб.».

 

  1. Получаем отчет, представленный в табл. 4.

 

Таблица 4. Первоначальный вид сводной таблицы

Дата оплаты

Оплаты, руб.

16.06.2016

20 000

17.06.2016

5000

24.06.2016

10 000

26.06.2016

25 000

01.07.2016

50 000

04.07.2016

15 000

11.07.2016

40 000

23.07.2016

15 000

27.07.2016

100 000

Общий итог

280 000

 

  1. Видно, что в таблицу попали даты оплат за предыдущий месяц. Уберем их с помощью фильтра сводной таблицы. Встаем на любую ячейку с датой и вызываем контекстное меню правой кнопкой, в нем выбираем «Фильтр» → «Фильтр по дате», задаем фильтр «После» → «01.07.2016» (рис. 8).

 

  1. Теперь таблица содержит только продажи со сроком оплаты в июле. Снова вызываем контекстное меню и выбираем «Группировать». В появившемся диалоговом окне задаем диапазон: с 04.07.2016 по 31.07.2016 с шагом «Дни», количество дней — 7 (рис. 9).

 

  1. Мы получили прогноз поступления денежных средств от оптовых продаж по неделям (табл. 5).

 

Таблица 5. Итоговый вид сводной таблицы

Дата оплаты

Оплаты, руб.

04.07.2016–10.07.2016

15 000

11.07.2016–17.07.2016

40 000

18.07.2016–24.07.2016

15 000

25.07.2016–31.07.2016

100 000

Общий итог

170 000

 

Теперь сделаем прогноз поступления денежных средств в розничном направлении. Здесь есть два важных момента, которые нужно учесть при планировании денежного потока:

  1. розничные продажи имеют ярко выраженную сезонность по дням недели: покупатели чаще посещают магазины по выходным дням (на них и приходится пик продаж);
  2. воспользоваться выручкой от розничных продаж для оплат по расчетному счету мы можем только после ее инкассации в банк, которая осуществляется в рабочие дни с задержкой в один-два дня. То есть выручка от продаж в понедельник поступает на расчетный счет во вторник-среду (в зависимости от условий инкассации), выручка за пятницу-воскресенье будет зачислена на расчетный счет в понедельник или вторник. Таким образом, выручкой за 29–31 июля мы сможем воспользоваться только в августе. Зато 1 июля к нам поступит инкассация выручки за 30 июня.

Составим подневной план продаж в розничных магазинах, на основе которого сформируем план инкассации на расчетный счет. Разбить месячный план по дням недели можно в пропорции прошлого месяца или аналогичного месяца прошлого года, что более желательно, так как в этом случае мы сможем учесть и месячную сезонность продаж.

При использовании данных за прошлый год нужно делать сопоставление не по датам, а по дням недели. Так, 01.07.2016 приходится на пятницу, в 2015 г. первая пятница июля была 3 июля. Следовательно, для выведения пропорций сезонности нам нужно взять продажи с 3 июля по 02.08.2015. То есть чтобы получить дату прошлого года, аналогичную дню недели этого года, нужно отнять 364 дня (ровно 52 недели).

В таблице 6 представлена разбивка плана продаж по дням и план инкассации по дням недели и с группировкой по неделям. В итоге видим следующее: так как последние дни июля приходятся на выходные, план поступления денежных средств отличается от плана продаж на 75 тыс. руб. Прочие поступления в нашем бюджете — это доход от субаренды, которая должна быть оплачена до 10-го числа каждого месяца согласно договору аренды. Поэтому ставим эти поступления на вторую неделю.

 

Таблица 6. План поступления выручки от розничных продаж на расчетный счет, руб.

День недели

Дата прошлого года

Выручка прошлого года

Дата текущего года

Выручка текущего года

Инкассация

Итого за неделю

Четверг

   

30.06.2016

25 000

 

25 000

Пятница

03.07.2015

28 446

01.07.2016

29 771

25 000

Суббота

04.07.2015

32 520

02.07.2016

34 035

   

Воскресенье

05.07.2015

31 247

03.07.2016

32 703

   

Понедельник

06.07.2015

28 599

04.07.2016

29 932

96 510

224 031

Вторник

07.07.2015

32 266

05.07.2016

33 770

29 932

Среда

08.07.2015

29 375

06.07.2016

30 744

33 770

Четверг

09.07.1205

31 603

07.07.2016

33 076

30 744

Пятница

10.07.2015

32 315

08.07.2016

33 820

33 076

Суббота

11.07.2015

32 286

09.07.2016

33 791

   

Воскресенье

12.07.2015

32 107

10.07.2016

33 604

   

Понедельник

13.07.2015

29 238

11.07.2016

30 600

101 215

231 621

Вторник

14.07.2015

31 986

12.07.2016

33 476

30 600

Среда

15.07.2015

31 800

13.07.2016

33 282

33 476

Четверг

16.07.2015

31 577

14.07.2016

33 048

33 282

Пятница

17.07.2015

31 572

15.07.2016

33 044

33 048

Суббота

18.07.2015

27 867

16.07.2016

29 165

   

Воскресенье

19.07.2015

26 924

17.07.2016

28 178

   

Понедельник

20.07.2015

31 220

18.07.2016

32 675

90 387

222 007

Вторник

21.07.2015

33 039

19.07.2016

34 579

32 675

Среда

22.07.1205

32 395

20.07.2016

33 905

34 579

Четверг

23.07.2015

29 105

21.07.2016

30 462

33 905

Пятница

24.07.2015

30 815

22.07.2016

32 251

30 462

Суббота

25.07.2015

30 564

23.07.2016

31 988

   

Воскресенье

26.07.2015

31 045

24.07.2016

32 491

   

Понедельник

27.07.2015

28 194

25.07.2016

29 507

96 730

222 340

Вторник

28.07.2015

31 594

26.07.2016

33 066

29 507

Среда

29.07.2015

30 564

27.07.2016

31 988

33 066

Четверг

30.07.2015

29 666

28.07.2016

31 048

31 988

Пятница

31.07.2015

31 041

29.07.2016

32 487

31 048

Суббота

01.08.2015

34 454

30.07.2016

36 060

   

Воскресенье

02.08.2015

30 052

31.07.2016

31 453

   

Итого

 

955 475

 

1 000 000

925 000

925 000

ГРАФИК ПЛАТЕЖЕЙ

Мы сформировали план поступления денежных средств по неделям. Теперь разнесем в БДДС обязательные платежи (в табл. 7 выделены цветом):

  • выплата заработной платы: остатки зарплаты за прошлый месяц нужно выплатить до 10-го числа, премия платится до 15-го числа, аванс за текущий месяц — до 25-го числа. Ставим 50 % зарплаты к выплате на вторую неделю, 100 % премии — на четвертую и 50 % зарплаты — на последнюю неделю месяца;
  • оплата аренды: согласно договорам крайний срок оплаты аренды за текущий месяц — 10-е число. Ставим к оплате на вторую неделю;
  • коммунальные платежи нужно осуществить до 25-го числа, ставим их к оплате 25-го числа, то есть на последнюю неделю;
  • охрана по заключенному с ЧОП договору оплачивается до 20-го числа, ставим на оплату на четвертую неделю;
  • налоги с заработной платы нужно оплатить до 15-го числа, значит, деньги на них нам потребуются на третьей неделе;
  • налог на доходы физических лиц платится одновременно с выплатой заработной платы, поэтому разносим его по неделям в той пропорции, что и выплату зарплаты, премий;
  • по остальным налогам срок оплаты с 25-го по 31-е число (последняя неделя июля);
  • погашение кредитов и оплата процентов — до 22-го числа (привлечение кредитов — после 25-го числа).

Все прочие платежи в предстоящем месяце сразу относим на последнюю неделю (когда сможем пополнить оборотные активы за счет нового кредита, получение которого намечено на 25 июля).

В итоге видим, что на оплату товара на первых трех неделях мы можем потратить только 120 тыс. руб., остальную сумму задолженности сможем закрыть перед поставщиками на двух последних неделях июля.

Если нам важно мнение поставщиков, нужно заранее уведомить их о сложившейся ситуации. Можно предоставить им четкий график платежей на этот месяц, чтобы они тоже могли спланировать свои финансовые возможности за предстоящий месяц.

 

Таблица 7. Понедельное планирование оплат, руб.

Статья

Контрагент

Срок оплат

Бюджет на месяц

1–3 июля

4–10 июля

11–17 июля

18–24 июля

25–31 июля

Остаток на начало периода

   

65 000

65 000

50 000

148 031

92 153

3160

На расчетном счете

   

50 000

         

В кассе

   

15 000

         

Поступления от продаж

   

1 105 000

25 000

249 031

271 621

237 007

322 340

Розничные продажи

   

925 000

25 000

224 031

231 621

222 007

222 340

Оптовые продажи

   

170 000

 

15 000

40 000

15 000

100 000

Прочие поступления

 

До 10-го числа

10 000

 

10 000

     

Расходы от операционной деятельности

   

1 117 700

40 000

151 000

77 500

301 000

548 200

Оплата поставщикам

   

800 000

40 000

40 000

40 000

270 000

410 000

Оплата поставщикам

ООО «Альфа»

 

550 000

30 000

30 000

30 000

200 000

260 000

Оплата поставщикам

ООО «Омега»

 

250 000

10 000

10 000

10 000

70 000

150 000

Операционные затраты

   

317 700

111 000

37 500

31 000

138 200

Выплата зарплаты

   

125 000

50 000

25 000

50 000

Окладная часть

Сотрудники

Зарплата — до 10-го числа, аванс — до 25-го числа

100 000

 

50 000

   

50 000

Премии

Сотрудники

До 15-го числа

25 000

     

25 000

 

Затраты на персонал

   

7200

7200

Такси

ООО «Такси»

 

4500

       

4500

Такси

ООО «Экспресс»

 

2000

       

2000

Медицинский осмотр

Поликлиника № 1

 

700

       

700

Затраты на содержание здания

   

73 000

55 000

3000

15 000

Аренда помещений

ООО «Терем»

До 10-го числа

25 000

 

25 000

     

Аренда помещений

ООО «Теремок»

До 10-го числа

30 000

 

30 000

     

Коммунальные расходы

Горводоканал

До 25-го числа

15 000

       

15 000

Коммунальные расходы

ТеплоЭлектроСтанция

До 25-го числа

           

Охрана

ЧОП «Добрыня»

До 20-го числа

3000

     

3000

 

Налоги в бюджет

   

112 500

6000

37 500

3000

66 000

НДС к оплате

 

До 25-го числа

45 000

       

45 000

Налог на прибыль

 

До 28-го числа

15 000

       

15 000

Налог на имущество

 

До 30-го числа

       

НДФЛ

 

Вместе с зарплатой

15 000

 

6000

 

3000

6000

Налоги с зарплаты

 

До 15-го числа

37 500

   

37 500

   

Итого поток от операционной деятельности

   

–12 700

–15 000

98 031

194 121

–63 993

–225 860

Поток от финансовой деятельности

   

–25 000

–250 000

–25 000

250 000

Привлечение кредитов

Банк № 2

После 25-го числа

500 000

     

250 000

250 000

Гашение кредитов

Банк № 1

До 22-го числа

500 000

   

250 000

250 000

 

Оплата процентов по кредитам

Банк № 1

До 22-го числа

25 000

     

25 000

 

Поток от инвестиционной деятельности

   

–10 000

–10 000

Доход от продажи ОС

               

Покупка ОС

               

Ремонт ОС

ИП Иванов П. А.

 

10 000

       

10 000

Чистый поток от деятельности

   

–47 700

–15 000

98 031

–55 879

–88 993

14 140

Остаток на конец периода

   

17 300

50 000

148 031

92 153

3160

17 300

СОЗДАНИЕ ФОРМ БЮДЖЕТОВ ДЛЯ КОНТРОЛЕРА СТАТЕЙ БЮДЖЕТА

Теперь рассмотрим разные способы получения месячного плана БДДС. Если компания небольшая и контрагентов мало, то экономист в состоянии самостоятельно спланировать предстоящие оплаты на месяц. Достаточно собрать текущую задолженность перед поставщиками и подрядчиками на счетах 60, 76 и проанализировать ежемесячные начисления по всем контрагентам.

В нашем примере всего два поставщика товаров и девять подрядчиков и поставщиков услуг (см. табл. 7), бóльшая их часть ежемесячно выставляет одни и те же счета (аренда, охрана, коммунальные платежи и услуги такси). Понятно, что спрогнозировать оплаты по ним достаточно легко. Сложность может возникнуть только в планировании налогов. Значит, нужно обратиться за помощью к главному бухгалтеру, так как он отвечает за своевременные оплаты налогов.

На крупных предприятиях правильно спланировать бюджет по всем статьям расходов одному экономисту тяжело, поэтому в таких компаниях обычно все статьи расходов закрепляются за ответственными сотрудниками, так называемыми распорядителями статей бюджета. Именно они занимаются планированием оплат, а затем предоставляют в финансовую службу заявки на оплату по счетам. Чтобы вам было проще собрать общий бюджет на основе бюджетов, поданных распорядителями, лучше разработать единый формат бюджета, который они должны заполнять.

В таблице 8 представлена форма бюджета распорядителя блока затрат по содержанию здания, из которой легко перенести данные в общую форму БДДС. Если статей в БДДС много, то лучше ввести код статьи. Тогда с помощью функции СУММЕСЛИМН() вы сможете автоматически переносить данные из бюджетов контролера в общий бюджет.

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

О применении функции СУММЕСЛИМН() читайте в статье «Консолидируем в MS Excel бюджетные заявки: алгоритм действий» в журнале «Справочник экономиста» № 5/2016, с. 125–136.

 

Таблица 8. Форма бюджета распорядителя статей затрат

Код

Статья/Контрагент

Крайний срок оплаты (если есть)

Задолженность на 1-е число, руб.

Затраты на текущий месяц, руб.

Бюджет для оплаты, руб.

Задолженность на 31-е число, руб.

203.1

Аренда помещений

 

0

55 000

55 000

0

203.1

ООО «Терем»

До 10-го числа

 

25 000

25 000

0

203.1

ООО «Теремок»

До 10-го числа

 

30 000

30 000

0

             

203.2

Коммунальные расходы

 

0

15 000

15 000

0

203.2

Горводоканал

До 25-го числа

 

15 000

15 000

0

203.2

ТеплоЭлектроСтанция

До 25-го числа

     

0

             

203.3

Охрана

 

3000

3000

3000

3000

203.3

ЧОП «Добрыня»

До 20-го числа

3000

3000

3000

3000

             

Итого

 

3000

73 000

73 000

3000

 

Нужно учитывать несколько моментов, касающихся разработки форм:

  • контролер не должен изменять количество и последовательность столбцов (иначе формулы, настроенные на его бюджет, будут работать некорректно). Если он хочет внести дополнительные пояснения по статье, пусть делает это справа от утвержденной формы;
  • контролер может добавлять в отчет строки, если у него увеличилось количество контрагентов по какой-либо статье затрат. При этом добавление новых строк не должно приводить к необходимости изменять результирующие строки;
  • все ячейки с расчетными формулами должны быть защищены от редактирования (во избежание случайного затирания или изменения формулы на неверную);
  • итоговые значения по бюджету распорядителя необходимо сверять с данными, которые попали в сводный БДДС, чтобы исключить возможность искажения информации.

Рассмотрим, как реализовать эти требования, используя возможности Excel.

  1. Защита ячеек.

Для защиты ячеек от редактирования нажмите кнопку «Защитить лист» на вкладке «Рецензирование». Обратите внимание, что по умолчанию Excel защитит все ячейки листа от изменений, а нам нужно, чтобы распорядители не испортили результирующие строки. Поэтому следует снять защиту с ячеек, в которых распорядителям разрешено вносить изменения. Снять защиту с ячейки можно в меню «Формат ячейки» на вкладке «Защита» (рис. 10).

 

 

Контролеру разрешено изменять количество строк (добавлять и удалять), поэтому при установке защиты листа не забудьте отметить галочками «вставку строк» и «удаление строк» (рис. 11). Обязательно задайте пароль на снятие защиты. Иначе сотрудники, знающие, как работать с защитой листа, легко обойдут это ограничение.

 

  1. Учет в формуле СУММ() новых строк, которые может добавить контролер.

Главное правило при разработке бюджета произвольной длины: всегда использовать функцию СУММ(). Применение этого правила не всегда гарантирует, что в результирующие строки попадут все данные. На рисунке 12 приведен пример, когда контролер бюджета добавил новую строку в конец блока «Аренда помещений» (вполне логично с его точки зрения), но в итоговую формулу она не попала.

 

Выход из данной ситуации: между всеми блоками затрат вставляем строку и включаем ее в формулу суммирования (для распознавания обязательно выделяем строку каким-либо цветом). Для пользователя эта строка станет своего рода разделителем между группами затрат, и он всегда будет добавлять новые строки именно перед ней (рис. 13).

 

Следующий этап управления финансами — сбор заявок на оплату и ведение ежедневного платежного календаря. Важный момент: об этом подробно написано в статье «Консолидируем в MS Excel бюджетные заявки: алгоритм действий» в журнале «Справочник экономиста» № 5/2016, с. 125–136.

ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Грамотная разработка бюджетов для контролера статей затрат позволит частично автоматизировать сбор планового БДДС на месяц, что ускорит процесс его подготовки и сократит влияние человеческого фактора при консолидации данных из разных источников.

Если плановый бюджет на месяц сведен с профицитом, это не означает, что в середине месяца не будет дефицита бюджета (ситуация наиболее вероятна в месяц погашения крупной суммы кредита). Поэтому крайне важно составлять не только месячный, но и понедельный прогноз движения денежных средств, чтобы заранее знать о возможных провалах в бюджете и грамотно спланировать платежи во избежание таких проблем.

К. И. Панькова,
руководитель ПЭО ХК «Домоцентр»

Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 11, 2016.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.