Новости

    В делах с перепиской должны находиться только оригиналы писем?

    Назад к списку новостей

    /upl/pictures/SR/%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D0%B8%20%D0%BD%D0%B0%20%D1%81%D0%B0%D0%B9%D1%82/10%2C%202020/O_xX3RxtS2M.jpg

    Вопрос:

    Прочитала, что в делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры входящих и исходящих писем. В каком нормативном документе об этом сказано?

    Ответ:

    Об этом можно прочитать, например, в Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[1] (далее – МР по применению Правил 2015).

     

    Извлечение

    из МР по применению Правил 2015

     

    1.1.2. Отбор документов для передачи в архив организации и для выделения к уничтожению

     

    […]

    При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

    […]

     

    − в дело включается по одному экземпляру каждого документа (подлинник документа, созданного в организации, подлинник или копия поступившего в организацию документа, подлинник (при отправке документа только по факсу или в виде электронной копии) или копия исходящего документа);

    […]

     

    Входящее письмо само по себе может быть копией (например, скан письма, присланный по электронной почте). С поставленной при приеме отметкой о поступлении такое письмо становится подлинником. Под копией исходящего документа подразумевается визовый экземпляр – второй экземпляр письма, созданный не на бланке, а на обычном листе бумаги, но содержащий подлинные визы и собственноручную подпись руководителя.

    В дело допускается помещать копию документа в случае, если требуется изъять подлинник. При этом вместо подлинника следует вложить в дело лист-заместитель, оформленный в соответствии с п. 9.4 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция), а также заверенную копию изъятого документа, оформленную в соответствии с п. 9.12 Примерной инструкции. Обычная копия не имеет юридической, следовательно, и доказательной силы. /Е.Н. Кожанова


    [1] Росархив, 2016.

    [2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

    30.10.2020, 10:20