На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

В организации очень много историй болезни (более 70 000). Как составлять их опись? Пофамильно? Надо ли им всем делать титульный лист? Может, можно в свободном уголке поставить архивный шифр? И как в описи их формировать: по дате поступления или по дате выписки? Если дата поступления в декабре 2001 года, а выписка – в январе 2002, то в опись какого года включать такой документ?

ОТВЕТ

Изучите Перечень основных учетных документов со сроками хранения, размещенный в Приложении к Письму № 13-2/1538. В соответствии с этим документом хранят 25 лет:

• медицинские карты стационарных больных (форма № 003/у);
• медицинские карты пациентов, получающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у);
• медицинские карты стоматологических пациентов (форма № 043/у);
• медицинские карты ортодонтических пациентов (форма № 043-1/у).

Обратите внимание: такого вида документа, как «история болезни», в Перечне основных учетных документов со сроками хранения нет. Также отметим, что такого вида документа нет и в Приказе № 1030. При этом в делопроизводстве медицинских учреждений такой термин встречается довольно часто. Сегодня под термином «история болезни» подразумевается медицинский документ, в котором лечащие врачи ведут запись истории болезни пациента и назначаемого ему лечения. То есть на практике речь идет о перечисленных медицинских картах.

В соответствии с п. 3.10 Правил 2015 законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения. Это означает, что в описи не должно быть единиц хранения с пятизначной нумерацией. То есть если у вас номер дел (медицинских карт стационарного больного) в описи приближается в определенном годовом разделе к № 9999, значит нужно открыть новую опись, присвоить ей следующий свободный порядковый номер и внести туда дела. Нумерацию описям вы имеете право присваивать самостоятельно.

Номер описи может состоять из цифры и буквы. Например, «Опись медицинских карт стационарных больных № 5» или «Опись № 5 мед. карт с/б». Если речь идет о большом количестве медицинских карт стационарного больного, то годовой раздел описи медицинских карт за 2002 год может выглядеть так, как в Примере.

При описании медицинских карт больных можно рассматривать их как особую (специфическую) категорию документов по личному составу, то есть можно руководствоваться теми принципами описания, которые используются при работе с документами по личному составу. Медицинские карты больных вносят в опись по году выписки лица (пациента), на которого они были заведены, и систематизируют по алфавиту фамилий пациентов.

Рекомендуем (как и при формировании личных дел уволенных работников) не создавать так называемые «наряды» медицинских карт больных, когда несколько медицинских карт сшивают в одно дело, это нарушает общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа. Полагаем, что необходимость ограниченности доступа к информации, содержащейся в медицинских картах, очевидна и не требует дополнительных комментариев.

Что касается архивного шифра: закрепление за каждым делом в годовом разделе описи дел самостоятельного индивидуального порядкового номера, который является номером единицы хранения в архиве организации и включается в архивный шифр, обеспечивает поединичный учет единиц хранения в архиве организации. В соответствии с п. 1.2 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 архивный шифр на обложке дела проставляется в левом нижнем углу чернилами после включения дел в годовые разделы описей дел и после утверждения (согласования) годовых разделов сводных описей дел и утверждения руководителем организации (до этого архивный шифр проставляется карандашом). Таким образом, оформлять как-то особо шифр (типографским методом) не нужно, изготавливать специальный титульный лист при таком объеме потока медицинских карт (более 70 000) также нецелесообразно. Как правило, форма (обложка, содержание и т.д.) медицинской карты больного оформляется при помощи специальных отраслевых медицинских программных продуктов, и наклеивать поверх заготовленных бланков еще архивные шифры не разумно.

Для обеспечения поединичного учета дел (медицинских карт стационарных больных) каждой единице хранения в составе архивного фонда (по каждой описи) присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра. Пример архивного шифра: Ф. 1. Оп. 5. Д. 5772. Так как шифровка медицинских карт будет происходить вручную, советуем использовать штамп с трафаретом.