На вопросы отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

ВОПРОС

Наша организация не является источником комплектования госархива. В свой архив мы принимаем документы с долговременным сроком хранения и по личному составу (согласно локальному положению об архиве). При этом наш архив ведет дела «Дело фонда» и «Учетные документы архива», их срок хранения устанавливаем в соответствии со ст. 170–171 Перечня 2019, также указываем примечание (1) к этим статьям (в государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации). Означает ли это, что только этим делам присваивается в номенклатуре дел постоянный срок хранения? Эти дела также необходимо сдавать в свой архив ежегодно по описи дел постоянного срока хранения, придется внести изменения в локальное положение об архиве, добавив в него раздел «Состав документов архива» или достаточно указать «Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива»? Или эти дела не сдаются во внутренний архив, хранятся до ликвидации организации у работника архива и являются переходящими?

ОТВЕТ

В графе № 4 номенклатуры дел организации необходимо указать сроки хранения дел и номера статей по Перечню 2019, а в графе № 5 номенклатуры дел – примечания (так как они определены в ст. 170–171 Перечня 2019). В опись дел постоянного хранения[1] или опись дел временных (свыше10 лет) сроков хранения[2] дела «Дело фонда» и «Учетные документы архива» включать не нужно, так как по сути их можно отнести к категории переходящих дел. Косвенным подтверждением этого факта является норма, указанная в п. 3.15 Правил 2015.

В п. 3.10 Правил 2015 сказано, что годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках. В нашем случае это может означать, что законченной данную опись можно будет считать в случае ликвидации организации, а если организация существует, значит годовые разделы соответствующих описей продолжают составляться и пополнять «Дело фонда» организации (возможно, многотомное).

Таким образом, передавать на ведомственное хранение документы, сформировавшиеся в номенклатурных делах «Дело фонда» и «Учетные документы архива», во внутренний архив организации не нужно. Будет правильнее, если хранение таких переходящих дел будет осуществлять ответственный за это сотрудник.