Новости

    Разработан законопроект об электронных архивах

    Назад к списку новостей

    /upl/pictures/SR/%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D0%B8%20%D0%BD%D0%B0%20%D1%81%D0%B0%D0%B9%D1%82/11%2C%20202/skanirovanie-dokumentov-dlya-arhivnogo-hraneniya.jpeg

    Законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов»

    В Минэкономразвития России разработали законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов» (далее – законопроект об электронных архивах). Разработчики предлагают:

    • урегулировать порядок хранения электронных документов;
    • возможность делегировать функции хранения электронных документов третьим лицам без создания угрозы нарушения их сохранности и юридической значимости;
    • регламентировать ряд процедур, связанных с переводом бумажного документа в электронный вид и обратно (создание дубликатов), со сменой формата электронного документа (конвертация).

    Законопроект об электронных архивах еще не внесен в Государственную думу.

    Предполагается, что до внесения законопроекта в Госдуму текст будут дорабатывать.
    Будем следить за судьбой документа.

    О цифровом взаимодействии

    Взаимодействие организаций друг с другом, а также с органами власти должно стать цифровым. Впервые об этом в Правительстве Российской Федерации заявили в 2018 году. Именно тогда стартовала реализация национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», в рамках которой авторы запланировали масштабный перевод госструктур и юридических лиц на юридически значимый электронный документооборот. Все мероприятия должны пройти до конца 2024 года. В их числе правовые изменения, которые урегулируют хранение документов в электронном виде.

    В разработке законопроекта об электронных архивах приняли активное участие эксперты Федеральной налоговой службы. Специалисты оценили предлагаемые изменения, основываясь на собственном успешном опыте по созданию цифрового взаимодействия с налогоплательщиками, органами власти, операторами ЭДО и систем маркировки товаров.

    Ожидается, что новый законопроект об электронных архивах поможет компаниям и индивидуальным предпринимателям с цифровизацией бизнес-процессов. Благодаря изменениям компании сократят издержки на хранение и обработку бумажных документов.

     

    Дубликат вместо скан-образа

    Законопроект об электронных архивах вносит изменения в ряд действующих федеральных законов. Большую часть поправок ожидает 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

    Впервые в правовое поле разработчики законопроекта об электронных архивах вводят понятие «конвертация электронного документа», под которым понимается «преобразование исходного электронного документа посредством изменения формата такого электронного документа с сохранением его структуры и содержания».

    Любая компания с контрагентом может подписать электронный договор в .PDF. И если потребуется передать документ третьему лицу в формате .XML, то будет достаточно провести конвертацию.

    Такой сконвертированный документ станет равнозначным электронному оригиналу, подписанному электронной подписью. При этом саму процедуру проведет специализированный оператор – организация, которая прошла аккредитацию и имеет право предоставлять соответствующие услуги.

    Аккредитация также понадобится для создания электронных и материальных дубликатов документов. Тот же оператор, получивший разрешение от государства, сможет готовить для клиентов юридически значимые копии исходников любого вида и формата.

    Допустим, индивидуальный предприниматель Иванов А.А. поставляет продукцию в X5 Group Retail.  Документооборот с торговой компанией проходит в электронном виде.

    В производстве продукции предприниматель использует материалы, которые поставляет ему небольшой завод. На них выдаются бумажные сертификаты.

    Вопрос:

    Как передать документы в X5 Group Retail, если в работе с поставщиками там используют только электронный документооборот?

    Ответ:

    Отправить электронный дубликат бумажного сертификата, созданный и заверенный аккредитованным оператором.

     

    Таким образом, вместо скан-образов, обмен которыми сегодня не имеет юридической силы, в правовом поле появляется новая сущность – электронный дубликат документа (цифровой двойник документа). Гарантия его идентичности оригиналу подтверждается двумя усиленными квалифицированными электронными подписями, которые проставляют специалисты аккредитованной организации.

    Законопроектом утверждается и обратный порядок создания дубликата документа – когда нужно сформировать бумажную копию электронного оригинала.

     

    Что имеем и храним

    Важный момент – законопроект об электронных архивах разрешает хранить не только электронные оригиналы, но и электронные дубликаты бумажных документов. Если соблюдены все требования, то исходник в этом случае уже не будет нужен.

    При этом появляется законная возможность делегировать функции хранения электронных документов другим лицам. Опять же речь идет об аккредитованной организации – операторе, который получил право на оказание таких услуг. Компания может заключить с ним договор на организацию хранения электронных документов и дубликатов (цифровых двойников документа) с учетом сроков, которые регламентированы действующим законодательством.

    Тот же индивидуальный предприниматель Иванов А.А. может сконвертировать все свои документы и передать архив на аутсорс. Заключая договор с аккредитованным оператором, он пропишет условия хранения и предоставления доступа к документам для своих сотрудников и иных лиц.

    Переводить в электронное хранение по порядку, описанному в законопроекте об электронных архивах, можно практически все виды документов. Исключений немного. Возможность не касается документов Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих государственную тайну, удостоверяющих личность и тех, что юридически могут оформляться только в бумажном виде.

     

    Это только начало

    Законопроект об электронных архивах – лишь один из шагов на пути к глобальной цифровизации страны. Ожидаемые изменения уже отражены в Концепции развития электронного документооборота России, которую Федеральная налоговая служба представила 21 октября 2020 года на первом заседании межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в России.

     

    По материалам ecm-journal.ru

    18.11.2020, 15:56