Секретарь на ресепшен: как оформить?

В нашей организации появилась вакансия «секретарь на ресепшен». В квалификационном справочнике нет такого наименования должности. Как правильно оформить человека на работу и составить должностную инструкцию?

Действительно, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих[1] (далее – Квалификационный справочник), несмотря на неоднократное внесение дополнений, должность секретаря на ресепшен не упоминается. В Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)[2] тоже нет этой должности. Отсутствует такое «занятие» и в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-93[3]. Должности «секретарь на ресепшен» нет и в Перечне профессий (специальностей), по которым осуществляется профессиональная подготовка в общеобразовательных учреждениях[4] (как следствие – никто и не занимается подготовкой таких специалистов).

Однако рынок труда продолжает видоизменяться, адаптируясь к новым условиям. В последнее время не так часто можно встретить четкое разделение секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в наименованиях секретарей разных уровней. Появились новые должности: оператор ЭВМ, секретарь на телефоне, секретарь офиса, администратор, административный помощник и др.

Секретарь на ресершен (секретарь-ресепшионист) в наше время требуется все чаще: в представительства иностранных компаний, офисы совместных организаций, крупные российские компании – всюду, где поступает много телефонных звонков и приходит много посетителей.

Полагаю, что особых затруднений в оформлении работника на должность секретаря на ресепшен возникать не должно, прежде всего потому, что все перечисленные документы – Квалификационный справочник и классификаторы – носят рекомендательный, а не обязательный характер. Трудовой кодекс Российской Федерации не обязывает работодателей формулировать все наименования должностей в точном соответствии с ними. Согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности в трудовом договоре должно точно соответствовать штатному расписанию, а не справочникам.

Таким образом, работодателям предоставляется полная свобода в том, как формулировать наименования должностей и профессий в штатном расписании и, соответственно, в трудовом договоре. Такой подход имеет лишь одно исключение: если по какой-либо должности (например, начальник литейного цеха) или профессии (например, электрогазосварщик, водитель) законодательством предусмотрены льготы (например, дополнительные отпуска, молоко за вредность) или ограничения (например, по продолжительности рабочего дня или запрет, в частности, для водителей работать по совместительству), то в таком, и только в таком случае наименование должности или профессии в штатном расписании должно в точности соответствовать квалификационным справочникам.

Для секретарей, на каком бы участке они не работали, никаких льгот, гарантий или ограничений законодательство не предусматривает. Поэтому наименования секретарских должностей можно формулировать без оглядки на Квалификационный справочник, тем более что тех вариантов, которые там имеются, явно недостаточно с учетом современных потребностей работодателей (и секретарских функций в компаниях).

Что нам предлагают Квалификационный справочник и классификаторы? «Секретарь», «секретарь руководителя», «секретарь-машинистка» (весьма малоактуальная должность сегодня) и «секретарь незрячего специалиста». Разумеется, возникает потребность выйти за эти узкие рамки. При этом, составляя штатное расписание, работодатель может вообще не ориентироваться на Квалификационный справочник и воспользоваться такими наименованиям должностей, как, например, «администратор», «офис-менеджер» и др. Можно выбрать другой путь и сформулировать наименование должности с привязкой к Квалификационному справочнику – конкретизировать традиционное название (секретарь-референт; секретарь-ресепшионист и т.п.).

Попробуем пойти именно в этом направлении.

Слово «reception» в переводе с английского языка означает «прием (в том числе прием гостей), получение, принятие, восприятие». Таким образом, «секретарь на ресепшен» – это «секретарь на приеме, получении», причем имеется в виду прием и телефонных звонков, и документов, и посетителей компании. Несмотря на то что этот термин уже стал привычным и понятным, все же такое «смешение французского с нижегородским» звучит странно и, что самое главное, не отражает действительной работы человека: достаточно часто секретарь на ресепшен выполняет дополнительные функции, например администратора, а иногда и офис-менеджера. Тем не менее, учитывая, что эта должность, без сомнения, относится к секретарским и в некоторой степени – к административным, в ее названии должны присутствовать либо «секретарь», либо «администратор». И если вы хотите оставить в названии должности термин «ресепшен», то лучше его русифицировать и написать, например, «секретарь-ресепшионист». Тем более что и слово «секретарь» на самом деле не русское[5], просто за несколько веков мы к нему больше привыкли.

На практике существует еще несколько наименований. Вы можете выбрать из них то, которое максимально отражает положение работника в организации и его обязанности, например:

● секретарь офиса или секретарь приемной;

● дежурный секретарь;

● администратор или администратор офиса;

● секретарь-администратор.

Можно ограничиться и одним словом «секретарь». Да и не столь принципиально название должности, важно другое – какие функциональные обязанности записаны в его должностной инструкции.

Чем же занимается секретарь? В зависимости от размера организации и специфики ее работы в его обязанности может входить:

● прием звонков на русском и/или иностранном языке, переадресация входящих звонков (часто с использованием мини-АТС); прием, передача и регистрация телефонограмм;

● прием и отправка факсимильных сообщений;

● делопроизводство в том или ином объеме:

регистрация входящей корреспонденции, передача ее по назначению;

регистрация и отправка исходящей корреспонденции;

компьютерный набор и распечатка небольших по объему документов (писем, телеграмм и др.);

● прием и передача писем по электронной почте;

● поиск необходимой для работы офиса информации в интернет, печатных изданиях, по телефону;

● организация подписки на периодические издания и контроль за своевременной доставкой подписных изданий в офис;

● хозяйственное обеспечение офиса:

закупка канцелярских принадлежностей;

обеспечение офиса расходными материалами;

закупка хозтоваров;

● координация работы офисных водителей и курьеров;

● заказ авиа- и железнодорожных билетов;

● бронирование гостиниц;

● заказ визиток,

● работа с почтовыми и курьерскими службами;

● организация пропуска посетителей (автомобилей) на территорию организации;

● встреча и регистрация посетителей, создание условий для комфортного ожидания;

● взаимодействие с арендодателем;

● выполнение отдельных поручений руководства и многое другое, вплоть до проведения первичного собеседования по телефону с соискателями.

В зависимости от сферы деятельности организации, ее размера и структуры, сложившейся в организации корпоративной культуры и стиля управления перечень функциональных обязанностей может быть различным, и для их успешного выполнения требуются соответствующий уровень профессиональных знаний, определенные навыки и умения, а также деловые и личные качества.

Образование. Спрос на секретарей, образование которых ограничивается средней школой и секретарскими курсами, из года в год снижается. В зависимости от характера и объема поручаемой работы на эту должность могут принять и студентку института, но гораздо чаще требуется либо среднее специальное образование, либо законченное высшее.

Опыт работы. Как правило, требуется опыт работы в аналогичной должности не менее одного года. Однако чем выше уровень образования, тем ниже требования к стажу работы. От специалиста с высшим образованием и вовсе могут не потребовать опыта работы.

Знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне – одно из основных требований к кандидатам на эту должность.

Знание основ делопроизводства.

Компьютер. Уверенный пользователь: Word, Excel, Outlook, интернет.

Офисная техника. Умение пользоваться мини-АТС, факсимильным аппаратом, ксероксом.

Хорошие коммуникативные навыки.

Знание делового этикета.

Знание основных правил ведения телефонных переговоров.

Грамотная устная и письменная речь.

Приветствуется знание основ конфликтологии.

Так как секретарь-ресепшионист – это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создает благоприятный и достойный доверия имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется также коммуникабельность, ответственность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.