Перечень документов кредитных организаций с указанием сроков хранения принят. Первые выводы

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения (далее – ПКО 2022) утвержден Положением Росархива и Банка России от 12.07.2022 № 1/801-П. Документ был зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 19 июля 2022 г. и вступил в силу 30 июля 2022 г.

Перечень содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих направлениям деятельности кредитных организаций, подчиненных им филиалов, представительств и учреждений, и состоит из разделов, отражающих основные вопросы деятельности кредитной организации. Он предназначен для применения при разработке номенклатур дел кредитных организаций, проведении экспертизы ценности документов и подготовке по ее результатам описей, актов о выделении дел к уничтожению и других документов. В новом Перечне 484 статьи.

После многих попыток наконец-то принят

Мероприятия по разработке перечня документов кредитных организаций и попытки его введения в действие – это давняя многолетняя история.

В марте 2000 г. руководителем Федеральной архивной службы России был утвержден Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. При этом документ не прошел регистрацию в Минюсте. В 2004 г. примерный перечень был отменен. Безусловно, и банковское сообщество, и специалисты в области управления документами периодически поднимали вопрос о необходимости разработки и введения в действие такого перечня.

26 января 2017 г. совместным приказом Федерального архивного агентства и Банка России № 11/4274-У был утвержден Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, а затем, в июне 2017 г., отменен без государственной регистрации в Минюсте.

И вот, наконец, 12 июля 2022 г. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения был утвержден.

Использование других перечней при разработке номенклатуры дел кредитной организации 

ПКО 2022 состоит из 14 разделов. При этом его структура не соответствует Схеме построения перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Схема построения перечня), представленной в Приложении 3 к Методическим рекомендациям по подготовке перечней документов[1] (Таблица 1).

Это значит, что при составлении номенклатуры дел кредитной организации обязательно понадобится Перечень 2019[2], поскольку в ПКО 2022 отсутствуют, например, документы, отражающие кадровое и материально-техническое обеспечение, организацию системы управления. А это в свою очередь свидетельствует об очень узкой и отраслевой специфике документов, включенных в ПКО 2022.

Указателя инструкции нет, но вы держитесь

Традиционный указатель видов документов к перечню, располагаемый, как правило, в конце, в ПКО 2022 отсутствует. По какой причине – непонятно: либо готов, но пока еще не опубликован, либо его наличие и не подразумевается. И этот факт является странным.

В Методических рекомендациях по подготовке перечней документов указано следующее.

В п. 7.1 Методических рекомендаций по подготовке перечней документов сказано, что указатель видов документов включает все виды и разновидности документов Перечня в именительном падеже, располагаемые в алфавитном порядке, и ссылки на соответствующие статьи Перечня, приводимые через запятую, если таких статей несколько.

Безусловно, отсутствие указателя усложняет процесс поиска нужного вида документа.

Помимо этого также не опубликована какая-либо инструкция по применению ПКО 2022, как это сделано в отношении Перечня 2019, либо проект инструкции, как в случае с Перечнем НТД[3].

Скорее всего, ПКО 2022 будет активнее использоваться в электронном виде, следовательно, актуально вести поиск нужных статей и заголовков, открыв поисковую строку (нажав Ctrl + F) и затем указав в ней главный фрагмент названия дела или вид документа. Действительно, такой поиск по тексту ПКО 2022 вам поможет. Но необходимо помнить, что нужно уточнять раздел, к которому принадлежит найденная статья ПКО 2022. Анализируйте все найденные автоматическим поиском статьи, в которых содержится искомый документ, ведь не всегда первый попавшийся вариант можно брать в работу.

При работе с ПКО 2022 важно понимать, что это не одна сплошная таблица из нескольких сотен строк. Эта таблица имеет тематические подразделы.

Поэтому нецелесообразно сплошь читать его сверху вниз и механически пользоваться автоматическим поиском по тексту.

Как уже было сказано выше, к Перечню 2019 и Перечню НТД существуют инструкция и проект инструкции по применению этих перечней. Если говорить о различиях статей по перечням в части сроков хранения, то в названных инструкциях указана следующая информация, обобщенная в Таблице 2.

В процессе работы над составлением номенклатуры дел банка с учетом норм ПКО 2022 есть смысл проанализировать статьи по схожим видам документов и выбрать статью с большим сроком. Чтобы это сделать правильно и корректно, необходимо рассмотреть заголовки дел, насколько тот или иной в полной мере раскрывает содержание номенклатурного дела.