Электронная версия журнала

Как обустроить на даче начальника зоопарк, или Поговорим о личных поручениях

«Секретарь-референт» №9 2014 / Профессия

Любой форум секретарей и помощников руководителей выдает массу тем на запрос «личные поручения». Мои коллеги делятся самыми абсурдными или, наоборот, интересными заданиями в своей практике, жалуются или хвастаются. Там можно найти множество совершенно невероятных заданий, смешных и поучительных историй. И все же единого мнения о том, имеют ли право личные поручения на существование и насколько личными они могут быть, среди секретарей нет.

О выполнении личных поручений мы и будем говорить в нашей статье.

 

Давным-давно

Однажды я попала на открытую конференцию для секретарей. Это было в самом начале моей карьеры, поэтому я с любопытством разглядывала своих коллег (огромный полный зал) и докладчиков. Внезапно одна из докладчиц задала аудитории вопрос: «Кто такой секретарь?» Ответы были следующими: «административный работник», «помощник», «копирайтер», «специалист по рекламе», «агент по недвижимости», «гувернантка», «переводчик»…

Я тогда плохо понимала, о чем говорит эта дама. Казалось, что она просто пытается зарядить аудиторию энтузиазмом.

С тех пор прошло лет восемь, наверное. За это время из собственного опыта и опыта своих коллег я узнала, что секретарь может быть также: репетитором, личным стилистом, психологом, баристой, бонной для собачки, специалистом по банковским операциям, диетологом, личным водителем… Список можно продолжать до бесконечности.

 

Что такое личные поручения?

Прежде всего определимся с терминологией. Что мы и наши работодатели подразумеваем под термином «личные поручения»?

Секретарь или помощник руководителя занимается преимущественно обеспечением работы своего непосредственного начальника: ведет календарь, принимает гостей, оформляет документы, организует командировки, заказывает такси и VIP-залы и др. То есть делает работу руководителя более удобной, избавляя его от необходимости заниматься рутинными задачами или организацией различных мероприятий и процессов. Эти обязанности ни у кого не вызывают ни удивления, ни возмущения, потому что их проговаривают на собеседовании и прописывают в должностной инструкции.

Но руководителю нужна помощь не только в работе, но и в организации собственной жизни за стенами офиса, поэтому он тоже обращается за помощью к своему секретарю: купить билеты, но не для командировки, а для отпуска, забронировать отель, но не для саммита, а для жены и троих детей, записать его на прием, но не к мэру, а к парикмахеру, но это и есть личные поручения, перечислять которые можно не просто долго, а бесконечно долго.

 

Такие разные мнения

И здесь мы с вами вступаем в очень деликатную сферу: должен ли помощник выполнять подобные поручения? Может ли он отказаться от каких-либо из них? Правильно ли поступает руководитель, когда «вешает» на своего секретаря всю свою семью, с собаками, кошками и хомячками? Чем может быть обусловлено такое поведение шефа? Как нам совместить статус и обязанности специалистов высокого класса и выполнение поручений, которые многих моих коллег заставляют чувствовать себя служанками?

Кто-то из моих коллег считает, что должен все это делать – дескать, недаром в названии должности присутствует слово «личный». Кстати, большинство специалистов по рекрутингу придерживаются того же мнения, правда, с определенными оговорками. Так, они считают, что выполнение подобных поручений должно быть обязательно указано в описании вакансии. Кроме того, примерный (полным он никогда не будет) перечень таких задач необходимо обговорить на собеседовании с кандидатом. Во-первых, это даст будущему помощнику более полное представление о работе и личности руководителя, а во-вторых, позволит работодателю уже на этом этапе определить, как кандидат относится к таким поручениям. Ведь всем понятно, что хорошо можно делать только то, что не вызывает возражения.

Большинство моих коллег с этим мнением согласны: предупрежден – значит вооружен. Я также считаю, что работодателю лучше быть честным. Сейчас в Интернете появились объявления о «секретарях с интимом», многих это возмущает, но зато профессионалы не станут откликаться на такие вакансии и потом тратить свое время и нервы на собеседование. То же самое и с личными поручениями: лучше сразу обозначить, с чем придется работать, чтобы ни соискатель, ни специалисты по подбору персонала, ни руководитель не тратили свое время. Конечно, можно до последнего скрывать, что в обязанности помощника входят выбор санаториев для любимой бабушки шефа и организация поездки к ветеринару с домашним пауком-птицеедом, но при этом следует помнить, что работник на испытательном сроке имеет право уйти без отработки.

Есть еще и такое мнение: если ваш руководитель является владельцем фирмы (а следовательно, платит вам зарплату), то деваться некуда – нужно выполнять все личные поручения. А вот если он, как и вы, наемный сотрудник, то почему компания должна оплачивать услуги, которые вы оказываете лично ему, а не компании? Что ж, теперь поговорим об этом.

Не так давно мне позвонила коллега и стала жаловаться на собеседование. «Представляешь, – говорила она, – они не скрывают, что надо будет заниматься и его личными делами тоже. Вплоть до того, что если у него перед совещанием рубашка мятая, то нужно ее погладить!» «У них утюг или парогенератор?» – спросила ее я. «Что? Причем тут это? Такой ужас, вот как бы ты к такому отнеслась?»

Действительно, как бы я к этому отнеслась с учетом того, что во время разговора зашивала на кофте начальника рукав? Да, этот работодатель мне явно импонирует, он на первом же собеседовании открыл все карты, на второе моя коллега времени тратить уже не будет.

Что ж, признаюсь: я спокойно отношусь к личным поручениям. Почему? Во-первых, меня никогда не просили о том, что шло бы вразрез с моими морально-этическими принципами или Уголовным кодексом Российской Федерации. Во-вторых, я предполагаю, что начальник просит меня о какой-либо услуге не потому, что хочет унизить или не знает, как еще проявить свою буйную фантазию, а потому, что ему это действительно нужно и попросить больше некого. Да, вот так просто.

Теперь о том, что касается работы помощника на личное благо руководителя, а не компании. И впрямь, почему он, не оплачивая ваш труд из своего кармана, имеет право привлекать вас к решению личных, а то и семейных задач? Дело в том, что руководитель для любой компании – ключевое звено. От его решений зависит самое главное – прибыль компании. Как правило, собственники предоставляют высшему менеджменту множество преференций, в т.ч. и помощника, основная задача которого – сделать так, чтобы ничто не отвлекало шефа от управления компанией, а значит, увеличения ее прибыли.

 

Поручения, касающиеся семьи шефа

Кто-то возмущен тем, что помощник или секретарь часто берет на себя функции жены: покупает галстуки, гладит рубашки, нанимает домработницу, ищет няню детям. Будем честны: нас это возмущает особенно сильно, когда у шефа неработающая жена, которая мало того что непонятно чем занимается, так еще и билеты ей покупай, и на педикюр записывай.

Если у руководителя нет жены или она живет в другом городе, такие поручения воспринимаются куда более благосклонно. Что здесь важно помнить:

1. Не ваше дело, почему всем вышеперечисленным не занимается жена.

2. Никогда не обсуждайте ни с кем из работников и коллег сложившуюся ситуацию, ни в коем случае не высказывайте свое возмущение, не пытайтесь собрать сплетни и не распространяйте их. Возмущению нет предела? Так обидно, что слов нет – одни слезы? Для этого и существуют профессиональные форумы. Там огромное количество коллег, которые вас поддержат, утешат, найдут в вашем рассказе смешное, расскажут куда более жуткий случай из практики. И там мы все анонимны.

Читая многочисленные форумы и общаясь с коллегами, я заметила также, что личные поручения самого руководителя особых нареканий не вызывают. Недовольство начинается, когда речь заходит о том, чтобы заниматься его семейными делами. Все эти стрижки собак, отправка тещи в Карловы Вары и забирание ребенка из школы – вот что действительно претит моим коллегам и заставляет их чувствовать себя служанками, а не специалистами.

И здесь я не могу с ними не согласиться. Почему? Потому что основная задача секретаря – помогать своему руководителю эффективно работать. В этом случае покупка билетов на отдых вполне понятна: чем лучше шеф отдохнет, тем эффективнее он будет работать, стабильнее будет компания и надежнее – будущее помощника. Записать руководителя к парикмахеру – это тоже стандартное задание. Действительно, начальник (или начальница) может просто забыть об этом, а выглядеть хорошо для них действительно важно. Но вот по какой причине помощник должен записывать на маникюр жену руководителя (это не самый страшный случай – некоторые мои коллеги пишут курсовые и дипломные работы для жен своих начальников), мне непонятно. Какая от этого польза компании? Почему она сама не может этого сделать? То же самое касается детей. У них есть мама. А если ваш начальник – женщина, и мамы у ее детей «нет», потому что есть завод, которым надо руководить, то должна быть няня или гувернантка. Совмещать работу помощника и няни для детей ни у кого не получится.

Да и прав ли руководитель, когда настолько глубоко внедряет секретаря в жизнь своей семьи? Зачем вам знать о нем настолько много? На месте начальников я бы избегала подобной близости. На своем месте – секретаря руководителя – мне удается ее избегать, и впредь я буду стараться придерживаться подобной позиции.

Единственное, что я могу допустить в данной ситуации – это разовые просьбы. Помню, форумчане сильно возмущались тем, что одной моей коллеге довелось забирать из школы ребенка руководителя. На постоянной основе это, конечно, слишком. Но ведь иногда бывает форс-мажор. Легко представить себе ситуацию: мама и папа работают, няня заболела, бабушек и дедушек нет, друзья тоже работают. При этом шеф не может отменить важную встречу, но может отпустить с работы своего секретаря. Да, можно отказаться. Но ведь кто-то же должен забрать из школы ребенка. Скорее всего, за эту помощь начальник будет вам очень благодарен. Хотя, возможно, я так лояльна в этом случае только потому, что мне сразу становится жаль ребенка. Меня всегда забирали из садика последней, и я хорошо помню, как это ужасно.

В целом поручения, касающиеся семьи, следует выполнять, если вы понимаете, что:

  1. Это разово.
  2. Существуют непреодолимые обстоятельства, и кроме вас помочь некому.

Хотя опасность превратить разовые поручения в регулярные всегда существует. Но это заложено в человеческой природе: ни один нормальный человек не хочет ничего делать, он хочет лежать на диване с ноутбуком и котом. Поэтому как только жена вашего начальника поймет, что вас можно эксплуатировать и при этом можно на вас положиться, она тут же воспользуется ситуацией. Что делать, чтобы этого не произошло? Обязательно указать на то, что выполнение данных поручений в ваши обязанности не входит. Рассказать, сколько рабочих задач придется перенести для выполнения ее просьбы. Можно также выполнить задачу не слишком хорошо: записать на маникюр не к самому хорошему мастеру (отзывы о салонах красоты вам в помощь), забрать ребенка из школы, но вести себя так, чтобы он сам попросил папу/маму больше никогда вас за ним не посылать.

 

Группы поручений
Как правило, специалисты делят личные поручения на группы. Например: покупка билетов, организация отдыха, выбор и покупка подарков. Многие работодатели даже указывают такой перечень в объявлении о вакансии (молодцы, правильно делают). На самом деле поручений существует столь великое множество, что группировать их не всегда возможно. Но одно все же четко прослеживается: личные поручения делятся на те, которые можно выполнять, и те, которые выполнять нельзя. Да, именно так. Именно «можно», а не «нужно». Почему? Потому, что наша жизнь регулируется не только фантазией руководителя, но и Уголовным, и Гражданским кодексами, а также морально-этическими принципами. Таким образом, если вас просят о чем-то, что идет вразрез с буквой закона или с установленной в обществе моралью, вы не только имеете право отказаться, но и должны это сделать.

 

Как не превратиться в служанку?

Куда больше моих коллег озабочены другим вопросом: как из высококлассного специалиста не превратиться в служанку? Действительно, сейчас очень много говорят и пишут о том, что секретарь – правая рука руководителя, лицо компании, должен иметь высшее образование, знать иностранные языки, быть проактивным… И как-то не вяжется все это в сознании помощников с просьбами поливать цветы в квартире начальника во время его отпусков или, того хуже, звонить ему по утрам и будить. И такие опасения, безусловно, понятны. Вы получили высшее образование (может, и не одно), имеете огромный опыт работы, талант организатора, владеете массой специальных знаний и вместо того, чтобы все это применять на практике, ищете в Интернете футбольный мяч с символикой чемпионата для сына начальницы. Вполне естественно, что у многих помощников возникают мысли, что их не ценят и не оценят по достоинству уже никогда. Так ли это?

Недавно я наткнулась на интересную статью: девушка – помощник руководителя описывала «кухню» своей работы, в т.ч. перечисляла множество крайне сложных, а порой и просто нелепых поручений своего руководителя. В общем, сложно было ей завидовать. Комментарии оставляли и те, кто не верил ни единому слову, и те, кто прекрасно понимал, о чем идет речь, потому что сами выполняют аналогичные поручения. Но больше всего было тех, кто интересовался вопросом оплаты. Многие писали также, что за хорошую зарплату они бы с радостью делали все, что выполняет их коллега.

Мы, конечно, боимся стать служанками, но если наш труд хорошо оплачивается, этот страх значительно снижается. Я не знаю, к сожалению или к счастью, но труд, за который работодатель платит значительную сумму, он ценит намного выше. Думаю, это вполне оправдано, если вспомнить о том, что люди не склонны ценить то, что им досталось даром. Да и для помощника руководителя внушительная сумма на зарплатной карточке – первое и главное доказательство того, что его действительно ценят. Мы, как и все другие сотрудники, хотим двух вещей: хорошей зарплаты и уважения.

Поэтому если плата за ваш труд оставляет желать лучшего, а семья руководителя уютно устроилась на вашей шее, подумайте о том, чтобы или сменить работу, или попросить повышения заработной платы. У вас для этого есть все основания.

Помните, что материальное поощрение может быть и не в форме зарплаты или денег в конверте: хороший полис ДМС с включенной в него стоматологией, например, тоже отличное поощрение. Во многих компаниях есть компенсация обедов, мобильной связи и даже частичная оплата ипотеки сотрудников. Кроме того, если руководитель не забывает о подарках к праздникам и премиях, то тем самым делает жизнь своего помощника приятнее и легче, а значит, поднимает его боевой дух.

 

Уважение, доверие и благодарность
Уважение – та составляющая, без которой не хочет работать ни один помощник. То есть если придется, будет работать и будет работать хорошо, но вот получать удовольствие от работы и проявлять настоящую лояльность к своему шефу не будет никогда. В этом вопросе все мы хотим взаимности: нам нужен начальник, которого есть за что уважать, и чтобы он уважал нас и наш нелегкий и очень важный труд.
Большинство моих коллег говорят о том, что главное – это взаимоотношения с руководителем. Нет, в друзья никто не набивается. Но если секретарь видит, что начальник ему доверяет, хорошо к нему относится, не позволяет себе или кому-то другому унижать своего помощника, то он готов не только найти специалиста по обслуживанию аквариума, но и сам ухаживать за рыбками, пока такой специалист не будет найден.
Причем достигается это совсем простыми способами. Знаете, какие самые распространенные жалобы? «И он/она даже "спасибо" не сказал(а)», «Я весь день потратила, а оказалось, что это уже не нужно». Если руководитель, давая поручения, не забывает сказать «пожалуйста», а принимая работу, говорит «спасибо» (даже если ему уже это не нужно), этого помощнику достаточно для того, чтобы не чувствовать себя униженным. В мире по-прежнему ничего не стоит так дешево и не ценится так дорого, как «спасибо».

 

Что касается мнения секретарей (и не только секретарей) о том, что они «занимаются ерундой», то скажем так: если руководитель дал вам какое-то задание, значит, для него это важно. Или он думает, что важно. Для нас это одно и то же. Понятно, что все мы хотим заниматься чем-то серьезным, организовывать международные конференции, принимать участие в выставках, готовить аналитические отчеты. Да мало ли кто и что любит. Но именно выполняя личные поручения шефа, вы зарабатываете самое главное – его доверие. Никто не позволит вам самостоятельно вести проект, если не будет уверен в ваших способностях. А как их проявить? «Пойти туда, не знаю куда» и «принести то, не знаю что» (поручение довольно частое и, естественно, не самое любимое). Как начальник сможет вам доверять, если вы отказали ему, когда нужна была помощь? Что такого, если в данный момент ему больше всего был необходим шоколадный торт из кондитерской у метро? Ну не бог весть что он вас просил купить, да и тортом наверняка поделится. Мой руководитель, например, делится.

 

Казусные ситуации
Мою коллегу руководитель попросила купить две бутылки самой дешевой водки. В ответ секретарь справедливо возмутилась некорректностью просьбы. «Понимаете, – сказала ей начальница, – мой кот использует диван как туалет. Я прочитала на форуме, что нужно поливать его потом водкой – это помогает. Но в ближайшем к дому магазине на меня уже с такой жалостью смотрят, что я не могу туда заходить. А начну объяснять – только хуже будет». Моя коллега, тоже кошатница, просьбу, конечно, выполнила, а способ спасения мягкой мебели запомнила и теперь радостно рекомендует страждущим.

 

Плюсы и минусы личных поручений

Теперь о том, какие плюсы и минусы дает нам выполнение личных поручений руководителя.

Итак, плюсы:

  • вы зарабатываете доверие руководителя;
  • вы имеете возможность расширить круг своих обязанностей;
  • у вас появляется право на то, чтобы обратиться к шефу с личной просьбой (уйти с работы пораньше, поехать на семинар, поменять в приемной мебель и др.);
  • вы знаете о руководителе очень много и можете пользоваться этой информацией в личных целях (например, не пойдете просить повышения зарплаты, зная, что он накануне поссорился с женой);
  • вы приобретете бесценный опыт в тех областях, о существовании которых даже не подозревали (кто сказал, что вам не пригодится информация о том, где можно нанести на машину аэрографию в виде Белоснежки и семи гномов?);
  • вы познакомитесь с большим количеством людей, многие из которых станут вашими хорошими приятелями или даже друзьями;
  • вы научитесь договариваться, уговаривать, убеждать, манипулировать, шантажировать и т.д. по списку, чтобы шефу разрешили лететь в салоне самолета в обнимку с любимым пони;
  • вы приобретете уверенность в том, что ничего невозможного нет;
  • в итоге – то яркое незабываемое чувство победы, когда решена невероятно сложная задача;
  • учитывая все плюсы, вам никогда не будет скучно.

Минусы (коих немало):

  • всегда есть риск, что вас начнут эксплуатировать нещадно для оплаты счетов за квартиру и подготовки уроков ребенку;
  • страшно обидно, когда ваши усилия не оценены по достоинству (риск, что специалиста не оценят, есть всегда);
  • личные поручения начинают отнимать столько времени, что некогда заниматься текущими задачами, из-за чего у вас постоянные переработки (просите себе помощника для выполнения «технических» задач);
  • помимо чувства, что все возможно, у многих моих коллег возникает безотчетный страх, что однажды они не справятся;
  • «Сколько уже можно жить чужой жизнью, когда начнется моя собственная?»

Но при этом на семинарах и форумах не так много жалоб и слез – все больше шуток и веселья.

И мне понятно, почему. Ну не умеют долго унывать люди, которые могут:

  • организовать сафари в Африке;
  • зафрахтовать самолет;
  • найти таксидермиста;
  • сшить для шефа ростовую куклу;
  • обустроить на даче начальника зоопарк;
  • собрать документы для усыновления ребенка;
  • показать дочке шефа ночные клубы Москвы;
  • купить лодку для академической гребли и четыре тонны кофейной шелухи;
  • разучить с начальником вальс для свадебного танца;
  • позвонить жене шефа и сказать, что он с ней не разговаривает;
  • прочитать роман «Сто лет одиночества» и пересказать его шефу своими словами и многое-многое другое.

 

Как относиться к личным поручениям руководителя, каждый помощник решает сам. Те, кто выбрал эту профессию, прекрасно знают, что от них ждут не только профессионализма и лояльности, но и настоящих чудес. А вместо волшебной палочки у нас есть терпение, фантазия, коммуникабельность и множество профессиональных секретов мастерства. 

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2014.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.