Электронная версия журнала

Новая метла, или У вас появился новый руководитель

«Секретарь-референт» №9 2012 / Профессия

Говорят, что нет страшнее наказания, чем жить в эпоху перемен. Так ли это? Конечно, любые перемены – это стресс, но в то же время и возможность набраться опыта, воспитать полезные качества характера, да и просто изменить свою жизнь к лучшему. В работе секретаря одной из таких перемен может стать смена руководителя. Вряд ли кого-то обрадует известие об уходе начальника, с которым вы проработали не один год, и приходе нового человека. Но опытный секретарь быстро поймет, что как раз из таких серьезных перемен можно извлечь максимальную пользу, проявить себя и достичь новых высот в карьере. Давайте поговорим о том, что же нужно делать, чтобы смена руководителя из стресса превратилась в приятное событие, открывающее новые горизонты.

 

В ожидании перемен

Итак, ваш руководитель сообщает о своем уходе из компании. Если он не предложит вам перейти вместе с ним, то вам придется работать с новым начальником. Как правило, если руководитель не берет помощника с собой на новое место работы, на то есть вполне объективные причины. Не стоит сразу расстраиваться и думать, что вы чем-то его не устраивали и плохо работали, ведь уход шефа может быть связан с переездом в другой город, сменой деятельности и многими другими факторами. Если сложившиеся между вами отношения позволяют, вы можете уточнить, по какой причине шеф не предлагает вам и дальше работать вместе. Попросите его написать вам рекомендательное письмо, скажите, как вам было хорошо с ним работать и сколько полезного опыта вы приобрели. Можете подарить ему на память какой-нибудь сувенир. Никогда нельзя точно предугадать, как сложится жизнь, а деловой мир очень тесен, поэтому даже если вы обижены на своего руководителя, расстаньтесь с ним достойно.

Бывают и обратные ситуации: шеф предлагает секретарю перейти с ним на новое место работы. Однако вполне возможно, что в компании, в которую переходит начальник, будут неподходящие условия для секретаря. В таком случае секретарю следует открыто изложить своему шефу причины, по которым он не может принять его предложение (например, место новой работы находится на другом конце города и секретарь не будет успевать забирать ребенка из детского сада).

Итак, все взвешено, решение принято: вы остаетесь в компании, готовясь к встрече с новым руководителем. Легко сказать – готовясь: здесь унять бы нервную дрожь в руках. Конечно, волнуются все сотрудники офиса – все ждут грядущих перемен. А секретарю в такой ситуации приходится гораздо труднее, чем всем прочим. Почему? Конечно, потому что ближе всех к руководителю именно секретарь. Вам первой предстоит встретить нового шефа. Как правило, именно с работы приемной начинаются все перемены. Кроме того, к вам, и только к вам будут толпами бежать перепуганные сотрудники в надежде узнать хоть какие-то подробности, новости и получить утешительную информацию. А секретарю нельзя плакать в курилке и жаловаться на страх, что ее уволят, – нужно быть собранной, сдержанной и как никогда позитивной. Потому если вы позволите себе раскиснуть – первое, что почувствует новый начальник, войдя в кабинет – это ваше упадническое настроение. А зачем кому бы то ни было унылая паникерша в помощниках?

 

Без паники!

Чего боится большинство секретарей, когда у них меняется руководитель? Конечно, увольнения. Вы со страхом думаете о том, что новый шеф придет в компанию со своим помощником? Но ведь ваш-то прежний шеф ушел без вас. Вопреки распространенному мнению, новый руководитель не всегда приходит со своей командой. Как правило, верные ему люди появляются в офисе через некоторое время. Причем далеко не всегда вся команда руководителя переходит на новую работу вместе с ним. Куда более распространен вариант, когда начальник, освоившись на новом месте, начинает искать себе другого помощника. Но у вас есть все возможности и время сделать так, чтобы данная мысль даже не пришла ему в голову.

Если новый начальник все же придет со своим помощником, никто не выгонит вас на улицу – скорее всего, вам предложат место в одном из отделов. И здесь вы уже будете вольны выбирать. Можете попроситься туда, где работа вам кажется наиболее перспективной и интересной.

Единственным серьезным недостатком секретаря в глазах нового начальника может стать то, что вы работали с прежним шефом (и то лишь в том случае, если он по какой-то причине хочет избавиться от всех напоминаний о прежнем руководителе). Но эта ситуация достаточно редкая. Чаще новый шеф оставляет прежнего секретаря, который обладает всей необходимой информацией, чтобы помочь новому шефу войти в курс дела и сделать так, чтобы он как можно скорее перестал себя чувствовать новичком.

 

Несомненные преимущества «старого» секретаря

● Отличное знание внутреннего делопроизводства компании.

● Налаженная организация бытового обслуживания офиса.

● Знание всех партнеров, поставщиков, заказчиков.

● Владение образцами всех необходимых документов.

● Знание личных и профессиональных качеств всех сотрудников, с которыми будет работать новый руководитель.

● Владение базой всех необходимых новому начальнику контактов.

● Способность быстро ввести начальника в курс всех дел, рассказать ему о традициях организации.

Куда ваш новый шеф без вас?

 

Миф о психологической совместимости

Еще один важный вопрос, который будет вас мучить в преддверии прихода нового руководителя: сможете ли вы сработаться со своим новым начальником?

Поделюсь своим опытом на этот счет. Нынешний мой руководитель – уже третий, с которым я работаю в данной компании. Первый начальник был рафинированным интеллигентом в идеально отглаженных костюмах и рубашках с запонками. Он никогда не позволял себе повышать голос, был внимателен к деталям и необыкновенно умен и профессионален. Перед уходом он написал мне письмо, в котором поблагодарил за совместную работу и назвал лучшим секретарем из всех, с кем он когда-либо работал.

На его должность пришел директор одного нашего филиала. Костюмы он никогда не носил, выглядел как чемпион мира по боксу, и первое, что попросил сделать – поставить вторую дверь в его кабинет. Вскоре я поняла почему: его крики отчетливо доносились и через две двери. Поначалу я его боялась, но вскоре успокоилась и обнаружила, что у нового шефа множество достоинств, а еще поняла, что он очень добрый человек. Словно суровую внешность и грубую манеру обращения природа дала в компенсацию мягкому характеру. Мы работали душа в душу три года без единого нарекания с его стороны и без какого бы то ни было недовольства шефом − с моей.

Эту историю я привела в качестве иллюстрации к утверждению о том, что профессиональный секретарь сможет сработаться с руководителем любого типа. Если ваша сфера деятельности вам нравится и за свое место вы держитесь, то вы будете ориентированы на установление с шефом хороших деловых отношений. К каждому начальнику можно найти подход.

 

С чего начать подготовку к встрече с новым руководителем?

Информационная разведка. Если вам известно имя нового начальника, попробуйте найти о нем информацию в Интернете. Нет ничего зазорного в том, чтобы ознакомиться с его трудовой биографией, узнать, какое учебное заведение он закончил, и прочитать его интервью в бизнес-изданиях. Вполне вероятно, что его личность вызовет у вас уважение еще до знакомства, и тогда вам будет легче наладить с ним работу.

Подготовка приемной и кабинета руководителя. Постарайтесь посмотреть на приемную свежим взглядом. Вам она, скорее всего, кажется милой и уютной. Но постороннему человеку сразу бросятся в глаза все недостатки. Ремонт, конечно, делать не нужно, но  навести на столе порядок следует обязательно. Желательно также убедиться, что все нужные документы, справочники, телефонные книжки и визитницы находятся под рукой, а информация в них не утратила свою актуальность.

После того как ваш прежний начальник покинет рабочее место, наведите порядок в его кабинете. Убедитесь в наличии на его рабочем столе ежедневника, планинга (они должны быть новыми, а не перешедшими по наследству от прежнего хозяина) и всей необходимой канцелярии. Проверьте все шкафы и тумбочки: если руководитель забыл там личные вещи, стоит убрать их в шкаф в приемной. При этом не переусердствуйте: совсем не обязательно снимать со стен календари и картины. Если новому начальнику они не понравятся, он со временем сам их уберет. Если в вашей компании выпускается корпоративная газета или журнал, положите последний выпуск на стол.

 

Наведение порядка = медитация. Наведение чистоты приводит в порядок и наши мысли и чувства. К тому же, уже на этом этапе можно начать вносить изменения, которых вам так давно хотелось. После ухода первого начальника я избавилась от всех цветов в приемной – раздала их сотрудникам. Руководителю нравилось, что кабинет похож на оранжерею, а я считаю достаточным одного цветочного горшка в приемной. Новый шеф, по счастью, вообще цветы не любил.

 

Подготовка списка вопросов. Что необходимо обсудить с новым руководителем?

  • Что он предпочитает – чай или кофе, какой и в какое время.
  • В какое время следует приносить документы на подпись.
  • Какой вид будет иметь график приема посетителей.
  • Выяснить, нужно ли подготовить какую-либо справочную информацию.
  • Определиться, в какое время будете обедать вы, а в какое – шеф.
  • Уточнить, изменится ли ваш график работы.
  • Узнать, кого можно с ним соединять по телефону.
  • В какое время он будет (и будет ли) согласовывать с вами планы на следующий день, неделю.
  • Какие газеты и журналы он планирует выписывать.
  • Что он хотел бы изменить в кабинете. Здесь пожелания могут быть разными. Новый начальник может ограничиться мелочами, но вполне возможно, что вам придется заказывать новую мебель, попутно согласовывая дизайн всего кабинета.

Также составьте список своих должностных обязанностей.

Внешний вид. В первый день работы с новым руководителем важно не только хорошо выглядеть, но и чувствовать себя уверенно. Поэтому не стоит надевать еще не разношенные туфли или платье нового фасона. Наденьте проверенные вещи, которые вы любите и которые вам идут – это также позволит вам чувствовать себя комфортнее.

 

Первый день с новым руководителем

При появлении нового начальника следует встать и поприветствовать его. Даже если уход вашего прежнего шефа для вас трагедия, не изображайте на лице вселенскую скорбь. Улыбнитесь!

Предложите шефу чай или кофе. Помните составленный список? Так вот, не следует хватать его и нестись к шефу с обсуждением сразу всех пунктов. В течение первого рабочего дня вам следует уточнить, когда он будет готов с вами побеседовать о работе приемной. Если он не выразит явного желания это сделать, не настаивайте. Задавайте вопросы из списка по мере возникновения необходимости. Например, когда у вас накопятся документы на подпись, соберите их в папку, уточните у начальника, готов ли он их сейчас подписать, и когда принесете папку ему – согласуйте дальнейший порядок подписания документов. В случае если руководитель пока не определился, какое время ему наиболее удобно, предложите свой вариант. Ведь вы-то знаете, какое время оптимально для подписания документов.

Помните, что вы всегда можете предложить свой вариант решения того или иного вопроса. Только не нужно упоминать прежнего шефа, говоря «а Игорь Владимирович всегда подписывал документы в 17:00».

Какие изменения необходимо будет внести в организацию своего рабочего дня сразу? К сожалению, от долгих бесед с подругами по телефону и посиделок с коллегами придется отказаться. Прежний начальник, который не один год с вами работал, мог смотреть на это сквозь пальцы, но новый шеф может сразу решить, что вы недостаточно ответственно относитесь к его работе.

Приготовьтесь к тому, что в первое время у вас станет немного больше работы, да и обстановка будет довольно напряженной. Ведь ваш руководитель в новой должности, компании, и часто даже городе тоже чувствует себя неуютно. Он тоже в первое время будет работать значительно больше, чем ваш прежний шеф, поскольку ему предстоит изучить все нюансы работы компании. Не стесняйтесь спрашивать, чем вы можете быть ему полезны.

 

Новый шеф и сотрудники

Еще одной проблемой на этапе знакомства с новым руководителем для секретаря могут стать сотрудники организации. Они ведь тоже переживают за свою работу, за нововведения, да и просто мучаются от любопытства, что же собой представляет новый шеф. И все эти взволнованные люди тянутся в приемную с  бесчисленным множеством вопросов. Конечно, вам захочется обсудить нового начальника. Это естественная человеческая реакция, выговориться – действенный метод борьбы со стрессом. Поэтому попросите  хорошую подругу вас выслушать.

С другой стороны, именно в это время вы можете укрепить отношения с коллективом. Улыбайтесь сотрудникам, не обсуждайте с ними начальника, на вопрос «Как новый шеф?» неизменно отвечайте: «Хорошо». Если у вас появится информация о переменах в работе – например, об изменении времени проведения регулярных совещаний, введении планерок по понедельникам, – оперативно донесите ее до коллектива. Заряжайте всех своим спокойствием и оптимизмом, и сотрудники будут вам за это благодарны.

Но не стоит забывать, что любой секретарь должен быть прежде всего ориентирован на руководителя. Ваша основная задача – беречь его покой, экономить время и защищать интересы. Вы должны заботиться о комфорте и хорошем настроении шефа, и тогда он позаботится о вас.

 

Ветер перемен

Конечно, новый начальник будет менять работу компании. Возможно, он в первый же день кинется на амбразуру, а может, окажется сторонником постепенных изменений. В любом случае перед вами открываются доселе невиданные перспективы. Например, вы можете постараться разрешить многие бытовые вопросы.

Почти всегда новый шеф хочет что-то изменить в своем кабинете. Это может быть покупка нового компьютера, а может – и ремонт и смена всей мебели. И здесь, поскольку кабинет начальника и приемная должны быть выдержаны в одном стиле, у вас есть возможность изменить к лучшему облик собственной приемной – заказать более удобную мебель, поменять обои.

Воспользуйтесь случаем и установите новую кофемашину, кондиционер, компьютер. Почему бы не воспользоваться случаем и не улучшить свой быт?

Если есть необходимость, проведите маркетинговое исследование компаний, доставляющих в офис воду, канцелярию, обеды, и, если это целесообразно, предложите шефу сменить поставщиков этих услуг. «Почему он согласится на это предложение?» − подумаете вы. Да хотя бы потому, что он ничего об этом не знает, а вашему мнению можно доверять. Кроме того, если вы занялись этим вопросом и пришли с предложениями, значит, у вас есть основания для недовольства.

А вот если вы хотите поговорить о более сложных вопросах, касающихся работы приемной или даже всей компании, следует подождать, пока новый шеф немного освоится на новом месте. Когда вы поймете, что совместная работа идет хорошо и по вопросам организации работы приемной начальник к вам прислушивается, можете смело выступать с другими инициативами.

Это время наиболее подходящее для предложений, которые внесут изменения в документооборот компании (например, переход  на электронный документооборот), просьб о новом программном обеспечении. Также можно завести разговор о различных курсах и тренингах, которые вы хотели бы посетить. Обосновать это можно просто: работа с новым руководителем показала вам, что нет предела совершенству, и вы хотели бы повысить свою профессиональную компетентность.

Пока сотрудники суетятся и волнуются о своем будущем, а шеф вникает в тонкости управления фирмой, вы можете завести в офисе новые традиции или избавиться от некоторых старых. Прежний начальник никогда не поздравлял сотрудников с днем рождения? Предложите новому шефу ввести эту традицию.

Вы знаете, что сотрудники давно говорят о корпоративных тренингах, выездах на природу, бассейне? Донесите эти настроения до шефа.

 

Корректируем должностные обязанности

Просмотрите список своих обязанностей. Возможно, среди них есть те, которые давно утратили свою нужность. Если что-либо являлось только прихотью вашего прежнего руководителя, новому об этом можно ничего не говорить.

А может быть, вы давно мечтаете расширить круг своих должностных обязанностей? Составьте список того, чем вы хотели бы заниматься, и предложите шефу свою помощь. Здесь у вас есть преимущество – вы понимаете, с чем справитесь, а с чем нет, на что у вас хватит времени. Но с этим не стоит торопиться. Сначала оцените, какие именно обязанности вы будете выполнять при новом руководителе. Одно дело, если он пошел на повышение и личного секретаря у него раньше не было. Тогда вы можете сами себе писать должностную инструкцию, пока он придумывает, чем вас можно загрузить.

А вот если у вашего нового шефа был на прежней работе помощник, то готовьтесь к тому, что он довольно быстро возложит на вас все обязанности своего прежнего секретаря. И если до этого вам не приходилось заниматься расписанием занятий начальника в фитнес-клубе и поисками няни ребенку, то теперь, вполне вероятно,  придется выполнять новую для себя работу. И в этом больше плюсов, чем минусов, поскольку так вы приобретете новые знания и опыт.

 

Новый шеф – старый сотрудник

Итак, вы теперь знаете, какие шаги предпринимать при смене руководства. Но что делать, если ваш новый шеф не новый человек в компании? Такое тоже происходит довольно часто: при увольнении старого руководителя на повышение может пойти его заместитель или другой человек, близкий по должности. Казалось бы, в этой ситуации дальнейшая работа зависит только от ваших отношений с данным сотрудником, и если раньше вы хорошо с ним работали, то можете спокойно продолжать и дальше.

К сожалению, в данной ситуации есть свои подводные камни. Если заместитель согласился на повышение – это, как правило, означает, что у него есть свое видение работы компании и он мечтает о нововведениях. А поскольку он уже в курсе работы организации в малейших подробностях, то ничто не помешает ему сразу приступить к осуществлению всех своих идей. Поэтому не стоит расслабляться раньше времени. Внимательно присмотритесь к новому шефу: как изменились его привычки, распорядок дня. Возможно, поначалу вам будет нелегко. А возможно, именно здесь и откроется простор для творчества.

 

Конечно, смена руководителя – это стресс. Но вспомните, как вы искали работу. Каждое собеседование тоже было стрессом. А с новым шефом у вас есть возможность поменять работу, не меняя при этом компанию. У вас изменятся обязанности, вы сможете улучшить свои рабочие условия, научиться работать с руководителем другого типа, а это поистине бесценный опыт. И все эти новшества – не выходя из собственной приемной и траты времени на поиски новой работы. При грамотном подходе любые перемены оборачиваются к лучшему.

 

М.А. Юдакова, cекретарь управляющего директора ООО «Полиметалл»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2012.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.