Бюджет проекта по составлению номенклатуры дел можно оценивать по-разному.
■ Первый способ – использование существующих (рекомендательных!) нормативов (см. таблицу). Достоинство такого способа состоит в том, что можно показать руководству официально опубликованные документы.
Сводная таблица нормативов,
относящихся к составлению номенклатур дел
|
Источник |
Содержание работ |
Норма, часы[1] |
|
Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (М., ВНИИДАД, 2007) |
3.3.1. Оказание методической и практической помощи организациям в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении: […] 3.3.1.2.2. конкретных номенклатур дел: Ознакомление с проектом номенклатуры, проверка правильности ее составления в соответствии с требованиями нормативно-методических документов, уточнение полноты состава дел и документов, включенных в номенклатуру, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией. |
80 |
|
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23) |
2.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения. Содержание работы: составление номенклатуры дел структурного подразделения; изучение нормативных, правовых и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения; составление, систематизация заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения; контроль за правильностью формирования дел. Исполнитель – начальник отдела, главный специалист. |
423 |
|
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) |
3.1.1.1. Составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения: Изучение нормативных и методических документов справочных пособий, функций данного структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем структурных подразделений, контроль за правильностью формирования дел. Исполнители – заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед. |
825 |
|
Там же |
3.1.1.2. Составление и ведение номенклатуры дел организации: Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, функций организации, особенностей делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, списком сокращений), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (ЭК организации), согласование с архивным учреждением (государственным архивом), оформление и утверждение номенклатуры дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в информационно-поисковую систему и ведомственный архив по установленной форме. Исполнители – заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед. |
440 |
|
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 52) |
1.7.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения: Содержание работы: составление номенклатуры дел структурных подразделений – изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков хранения, составления, систематизации заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения, контроль за правильностью формирования дел. Исполнитель – делопроизводственный работник. |
450 (825 без автоматизации) |
|
Там же |
1.7.2. Составление сводной номенклатуры дел организации: Содержание работы: разработка классификационной схемы сводной номенклатуры дел (СНД), унификация, общее редактирование текстов всех разделов номенклатуры дел структурных подразделений, составление СНД (с оглавлением, предисловием, списком сокращений, реквизитами согласования и утверждения), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании центральной экспертной комиссии организации, согласование с архивным учреждением, оформление по установленной форме и утверждение СНД; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение уточнений в номенклатуру дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в ведомственный архив по установленной форме. Исполнитель – управляющий делами, заведующий канцелярией. |
550 (825 без автоматизации) |
|
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утверждены постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57) |
3.6.5. Подготовка сводной номенклатуры дел учреждения – первичная разработка: Изучение нормативной, методической, справочной литературы, составление плана работы, написание текста документа; обсуждение, доработка, согласование, оформление документа в установленном порядке. Исполнители – заведующий архивом, старший архивист, старший методист, методист. |
400 |
Таким образом, если исходить из этих норм, то на разработку 1000 позиций номенклатуры на уровне подразделений требуется порядка 450 часов (56 рабочих дней, около 3 месяцев), и на сведение их в единую номенклатуру дел организации – еще примерно столько же. Всего – 900 часов (112,5 рабочих дней, чуть меньше полугода).
Естественно, многое зависит от того, какую часть всей этой работы нанятый специалист возьмет на себя: будет ли он, например, сам описывать дела в подразделениях (и в каком состоянии находится делопроизводство в этих подразделениях) или же будет лишь сводить воедино номенклатуры структурных подразделений. Большое значение имеет степень знакомства специалиста со спецификой делопроизводства в конкретной организации, в т.ч. с тонкостями в установлении сроков хранения документов.
Опыт показывает, что реальная производительность работы хорошего специалиста обычно заметно выше, чем по нормам; так что нормы можно рассматривать как худший вариант.
Теперь по этим данным (с учетом ожидаемого количества позиций в номенклатуре и исходя из максимальной возможной оплаты привлекаемого специалиста) можно оценить «сверху» фонд зарплаты. Добавив к этому разного рода налоги, получим грубую оценку бюджета проекта.
■ Можно попросить соответствующие коммерческие организации прислать свои предложения по срокам и стоимости работ и сопоставить их с собственными вычислениями – возможно, удастся уточнить свои расчеты.
Беглый анализ подобных услуг в интернете показал, что коммерческие организации предлагают свои услуги исходя из 60–70 руб. за позицию в номенклатуре. Объем работ, как правило, не указывается, и о нем придется договариваться отдельно (даже о том, обязан ли нанятый специалист ввести данные в компьютер). Здесь, мы думаем, тоже могут помочь приведенные в нормах описания видов работ. При таких расценках специалист сторонней организации, чтобы заработать порядка 20 тыс. в месяц, будет стремиться сделать в месяц не менее 1000 позиций, т.е. как минимум примерно в 3 раза больше, чем предусмотрено нормами – порой, возможно, в ущерб качеству. Поэтому, на наш взгляд, оценка бюджета проекта на основе этих расценок (плюс налоги) будет все-таки оценкой «снизу»…
■ Возможен и экспериментальный подход, когда специалист первоначально привлекается для выполнения ограниченного небольшого проекта (составление номенклатуры дел в одном-двух типичных подразделениях). По итогам такого пробного проекта можно будет достаточно точно определить стоимость полномасштабного проекта.
Неплохой вариант – дать в помощники привлеченному специалисту своего сотрудника, который потом будет отвечать за поддержание номенклатуры в актуальном состоянии. В ходе работы он многому научится и даже, в крайнем случае, сможет самостоятельно довести ее до конца (хотя бы в том, что касается составления номенклатур дел подразделений).
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам