Электронная версия журнала

Административный персонал в зарубежных компаниях

«Секретарь-референт» №9 2008 / Профессия

                                                              

В России с каждым годом становится все больше иностранных предприятий – многие крупные зарубежные компании открывают свои филиалы. И неудивительно, что при выборе места работы многие кандидаты отдают предпочтение зарубежным фирмам, в которых есть перспективы карьерного роста, более высокий по сравнению с российскими уровень заработной платы и совершенно иной корпоративный дух.

Какие же позиции из административной сферы востребованы в зарубежных компаниях? Прежде всего секретарь, ассистент отдела, персональный ассистент и административный директор.

Секретарь

Обязанности секретаря в зарубежной компании не отличаются от обязанностей коллег в российских: это прием и переадресация входящих звонков, отправка и прием факсимильных сообщений, заказ такси, встреча посетителей, обеспечение их всей необходимой информацией, взаимодействие с курьерской службой. Во многих иностранных компаниях у секретарей есть возможность карьерного роста.

На позицию секретаря иностранные компании в основном берут кандидатов с опытом работы от одного года. В иностранной компании много посетителей-экспатов, звонки в основном поступают из заграницы, среди персонала также немало иностранцев, отсюда и главное требование к кандидатам на данную позицию – свободное владение английским или другим иностранным языком. Если раньше для работы в качестве секретаря было достаточно знать программу Word, то на данный момент в список необходимых программ добавились Excel, Internet Explorer, Outlook.

Секретарь – лицо компании, он первым встречает посетителей, представляет организацию на совещаниях, переговорах, выставках, поэтому для многих работодателей важно, чтобы секретарь имел привлекательную внешность. Во многих иностранных компаниях одним из требований является прозападная внешность кандидата (ухоженный вид, стильная одежда, манера общения). Также важны коммуникабельность, доброжелательность, правильно поставленная речь и, конечно же, стрессоустойчивость.

Заработная плата секретаря в иностранной компании – 30–35 тыс. руб. без вычета налогов. Кроме того, работодатель гарантирует хороший социальный пакет (оплата питания, проезда, ДМС, в некоторых компаниях – курсы английского или французского языка).

 

Ассистент отдела

Ассистент отдела выполняет поручения не только своего непосредственного руководителя, но и работников всего отдела.

Некоторое время назад я трудоустроила кандидатку в крупную зарубежную компанию на позицию ведущего менеджера отдела. В действительности же она сначала выполняла обязанности ассистента отдела. На данную позицию заведомо брали кандидата с желанием дальнейшего роста в компании, и пока девушка выполняла обязанности ассистента, ее постепенно вводили в тонкости работы данного отдела, чтобы в ближайшее время она смогла выполнять и более ответственную работу. 

Требования к кандидатам на данную позицию следующие: свободное знание английского языка, программ ПК: Excel, Internet Explorer, Outlook и Power Point, опыт работы на аналогичной позиции от одного года, в некоторых компаниях также необходимо умение работы с документами. Не менее важны такие личностные качества: быстрая переключаемость, ответственность, внимательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, а также презентабельный вид.

Заработная плата ассистента отдела в иностранной компании – 45–65 тыс. руб. без вычета налогов плюс социальный пакет.

 

Персональный ассистент

Данная должность чем-то схожа с позицией ассистента отдела, но персональный ассистент выполняет поручения только своего непосредственного руководителя.

В функции персонального ассистента входит планирование рабочего дня руководителя, организация встреч и командировок, протоколирование совещаний, ведение деловой переписки, организация документооборота, подготовка презентаций, отчетов, осуществление взаимодействия с деловыми партнерами. Также очень часто персональный ассистент выполняет личные просьбы руководителя, такие как покупка подарков, поручения, касающиеся его семьи. Персональный ассистент должен быть в курсе всех дел руководителя, в его отсутствие участвовать в совещаниях, контролировать выполнение всех его поручений. Одна из востребованных позиций в зарубежных компаниях – персональный ассистент руководителя-экспата, то есть иностранца, работающего в России. Здесь, помимо прочего, ассистент должен работать в качестве переводчика на совещаниях и различных встречах руководителя.

На данную позицию работодатели приглашают кандидатов с опытом аналогичной работы от одного года, свободно владеющих английским языком, знающих компьютерные программы, основы документооборота. Персональный ассистент должен иметь опыт ведения деловых переговоров, быть коммуникабельным, ответственным, готовым работать сверхурочно; также важна и презентабельная внешность.

Заработная плата персонального ассистента отдела в иностранной компании – 55–100 тыс. руб. без вычета налогов плюс социальный пакет.

Офис-менеджер, административный директор

Часто офис-менеджера называют хозяйкой компании. В каком-то смысле это так и есть, так как она (чаще на этой позиции работают представительницы прекрасного пола) следит за жизнеобеспечением офиса, за поддержанием чистоты в офисных помещениях, в некоторых компаниях – и за организацией питания сотрудников, нередко организовывает переезды сотрудников как внутри офиса, так и в другое здание, отслеживает проведение ремонтных работ, и, конечно же, следит за работой своих подчиненных, которыми могут быть секретари, уборщицы, курьеры, водители, охрана, кофе-леди и т.д.

Обязанности офис-менеджера и административного директора отличаются лишь масштабами.

В иностранных компаниях на данные позиции берут кандидатов, свободно владеющих английским языком, с опытом работы на аналогичной должности от двух лет для офис-менеджера и от трех лет для административного директора. Кандидаты на должность должны знать компьютер на уровне пользователя (в некоторых компаниях важны навыки работы в программе 1С), быть ответственными, иметь управленческие навыки, презентабельную внешность, желание развиваться дальше в данном направлении.

Заработная плата офис-менеджера в иностранной компании – 60–75 тыс. руб. без вычета налогов, административного директора – 90–140 тыс. руб. без вычета налога плюс социальный пакет.

 

Работа в иностранной компании – это хорошие перспективы развития, приобретение опыта работы, познание зарубежной корпоративной культуры, а в некоторых компаниях – возможность стажировок за рубежом.

О. Матвейкина,
специалист по подбору административного персонала
кадровой компании AVANTA Personnel

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2008.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.