Электронная версия журнала

Нет предела совершенству

«Секретарь-референт» №9 2006 / Профессия

Важна каждая мелочь

Мы часто сталкиваемся с тем, что опытные референты упускают из виду «незначительные мелочи» профессии. А ведь нередко именно эти «мелочи» существенно влияют на качество работы.

«Чем больше я знаю, тем больше я сомневаюсь», – утверждал Сократ. Эти слова звучат вполне современно. Как правило, средние, «серенькие» секретари абсолютно спокойны, их вполне удовлетворяет тот набор навыков и профессиональных приемов, которыми они владеют. А вот управляющие делами, начальники секретариата, помощники руководителей, специалисты из разных уголков России и ближнего зарубежья, имеющие большой опыт работы и глубокие знания, удовольствием приезжают к нам в Клуб для повышения квалификации. Основы профессии и теоретические знания им давно известны. Их больше интересуют ответы на практические вопросы, связанные с каждодневной практикой.

Совсем недавно у нас в Клубе училась Наташа К. из Екатеринбурга – личный помощник генерального директора крупной производственной компании. Как сотрудника с достаточно большими полномочиями, ее интересовали правильная постановка организационно-управленческой работы референта, современные технологии работы с документами, организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов. Преподаватели с удовольствием передавали свои знания эрудированному и знающему специалисту.

Нас удивило, что из всех гуманитарных дисциплин программы повышения квалификации (психология, культура делового общения, этикет и т.п.) Наташа выбрала один из разделов международного протокола.

«К нам очень часто стали приезжать иностранцы. Мы их принимаем по-русски радушно и хлебосольно. Похоже, что им это очень нравится, потому что они приезжают по делу и без дела в расширенном составе. Для нас это стало большой проблемой, потому что тратятся время и средства, а до конечного результата еще очень далеко. Моего руководителя и меня волнует, как правильно выстроить взаимоотношения с иностранными партнерами, чтобы и их не обидеть и свои интересы соблюсти», – так Наташа сформулировала свою проблему.

Занятия превратились в настоящий тренинг. Наташа и преподаватель проигрывали все реальные и предполагаемые ситуации затянувшегося международного сотрудничества. Девушка подробно вела все записи, чтобы потом ознакомить с ними своего руководителя.

Нам и нашим преподавателям всегда очень приятно встречаться с благодарными слушателями. Хороший студент – большая радость для преподавателя. Передавать свои знания и опыт тем, кто с удовольствием и энтузиазмом их принимает, одно удовольствие. Но прослеживается определенная закономерность: при одинаково большом опыте работы более молодые специалисты активно включаются в обучение, задают много вопросов по существу, т.е. участвуют в процессе. Более взрослые, прикрываясь жизненным опытом, к обучению относятся с позиции: «Я и так уже все знаю! Я – профессионал». А контрольные тесты показывают совсем другое…

Так что же такое профессионализм?

Секретари, работающие давно, многое делают по наитию, часто правильно и вполне профессионально. Но все-таки для уверенности в завтрашнем дне нужна прочная база. Нельзя, однажды все выучив, стать профессионалом на всю оставшуюся жизнь! Мир вокруг стремительно меняется. Развивается наука, появляются новые технологии – острая конкуренция диктует свои законы. Лет пять назад в редко офисе был интернет, а сейчас он стал основным источником получения информации, создания и размещения рекламных проектов и даже профессионального общения.  

В мае мы проводили семинар для управляющих делами государственных и коммерческих структур. Специалисты собрались опытные и грамотные. Почти сразу группа разделилась на два лагеря. «Нам это не надо, мы и без этого справляемся», – был лозунг людей постарше. «Мы хотим услышать все, что заявлено в программе», – это девиз молодого поколения. С большим трудом преподавателям удалось переломить негативное отношение к новым технологиям первой группы слушателей. Спору нет, умение опираться в решении профессиональных вопросов на свой жизненный опыт очень важно, но все еж сегодняшний управленец должен владеть современными знаниями и техниками.

Конечно, нельзя утверждать, что профессионалы с возрастом обязательно становятся инертными и невосприимчивыми ко всему новому.

Летом во время относительного затишья на производстве к нам приехали четыре секретаря из Ростова-на-Дону. «Секретариат в полном составе прибыл на обучение», – шутливо отрапортовала заведующая канцелярией Ирина Александровна. Группа с головой окунулась в учебу. Если в начале молоденькие секретари Светлана и Ксения еще роптали: «Да мы это не делаем! Нам это пока не нужно», – то к середине курса они уже учились с азартом. Большая заслуга в этом была Ирины Александровны. Она постоянно подбадривала молодых: «Да вы что, девчонки! Мне бы эти знания несколько лет назад! Скольких бы я ошибок избежала… Учитесь, запоминайте, вам все обязательно пригодится!». Сама Ирина Александровна и ее старшая коллега, личный помощник президента компании, учились на совесть и своим примером вдохновляли молодежь.

Образование по-прежнему в цене

Человек так устроен, что ему всегда хочется чего-то лучшего. Даже если сегодня вы довольны своей работой и вас устраивает зарплата, то вполне возможно, что завтра вы не будете этим довольствоваться и захотите сменить место работы. У вас появится шанс устроиться в ту организацию о которой вы долго мечтали. Заветная должность будет открывать заманчивые перспективы и карьерный рост. Как нужны будут вам тогда новые знания, а возможно, и «хорошо забытые» старые! Обязательное требование для специалиста высокой квалификации – это серьезное высшее образование. Получить диплом института, университета, даже академии сейчас несложно – учебных заведений предостаточно. Работающим секретарям можно учиться заочно или вечером, можно учиться даже по выходным дням или дистанционно – не отходя от компьютера. Другое дело качество и реальные знания! Не торопитесь выбирать ближайший коммерческий вуз. В цене по-прежнему дипломы государственных престижных учебных заведений. Кадровые службы солидных фирм интересуются и «вкладышами» амбициозных соискателей.

Татьяна Е. пришла к нам за советом и помощью. 10 лет назад она стала членом нашего Клуба. Мы помогли ей найти работу в перспективной развивающейся компании. Казалось бы, сейчас у Татьяны все замечательно: стабильная работа, высокая зарплата, хороший руководитель, дружный коллектив. Корпоративные мероприятия, спортивные дни, совместные выезды за рубеж – о чем еще мечтать? В личной жизни пока все складывается не так радужно, поэтому главный акцент на работу. А здесь все отлично, но до боли знакомо… Татьяна твердо решила сменить место работы. Специалисту с таким опытом найти работу несложно. Мы ей предложили много вакансий, но конкретных стоящих предложений от работодателей она не получила. Главный аргумент в отказах – «отсутствие высшего образования». Варианты были, правда, с зарплатой намного меньше, чем она получает сейчас. «Десять лет назад мой шеф взял меня без всякого высшего образования. Кто бы мог подумать, что это станет такой проблемой! Сколько времени упущено…»

Секретари нового поколения очень хорошо понимают необходимость высшего образования. Хотя, как правило, выбор будущей специальности в юном возрасте происходит неосознанно: родители настояли, за компанию, близко от дома, легче поступить, меньше платить и т.д. Почти никто по выбранной специальности не работает по окончании вуза и не планирует работать в будущем – диплом «для галочки».

Рано или поздно многие опытные секретари начинают задумываться о переходе в другую профессию. Вот тут серьезно встает вопрос о получении дополнительных знаний. Именно поэтому девушки делают уже осознанный выбор и поступают в вузы для получения второго высшего образования.

Проработав несколько лет секретарем в приемной генерального директора строительной компании, Ольга И. решила в дополнение к своему гуманитарному образованию получить второе высшее. Она уволилась с работы и поступила на факультет «Финансы и кредит». Теперь нужно было найти новую работу. Вот тут и начались проблемы. Как только узнавали, что Ольга учится по вечерам в институте, отказывались брать ее на работу. Ведь у секретаря ненормированный рабочий день, а ее нужно было отпускать с работы три раза в неделю в 17 .00.

Ксения А., следуя нашему совету, сначала закрепилась на фирме, а потом умно и тактично подвела своего руководителя к мысли о том, что второе высшее профильное образование ей необходимо в интересах общего дела, и заручилась его поддержкой. Шеф даже частично оплатил ее обучение. Фирмы уже не существует, а профессию HR-менеджера Ксения получила.

Учите язык!

В профессии секретаря можно продержаться достаточно долго и на разных высотах. У нас в Клубе секретарей есть девушки, которые работают референтами, офис-менеджерами, личными помощниками, начальниками секретариата по многу лет и никуда не собираются уходить из профессии. Они следят за изменениями ГОСТов, стараются осваивать новые технологии, налаживают электронный документооборот, посещают семинарские занятия по повышению квалификации, участвуют в круглых столах и тренингах.

В современном бизнесе востребовано еще и знание иностранного языка, в первую очередь английского. Девушкам-секретарям с лингвистическим образованием в этом плане легче, остальным же приходится подтягиваться. Языковые школы, курсы, частные преподаватели наперебой предлагают свои услуги. Суперскоростным технологиям – несть числа!

История Кристины Д. поучительна. Она была одержима идеей выучить английский язык. Специально ради этого она уволилась с работы и, поддавшись заманчивому объявлению, поступила на курсы. Три месяца она интенсивно изучала язык, потом искала новую работу, естественно, с использованием английского. На вакансию со свободным знанием языка она не проходила, а вариант с «разговорным» подвернулся достаточно быстро. Раз в неделю в офисе раздавался звонок от иностранных партнеров- итальянцев, и в течение месяца пришли два коротких письма. Другой работы было много, и Кристина трудилась, не поднимая головы. Через два месяца партнеры приехали на переговоры. Кристина к этому времени уже почти ничего не помнила из «интенсивного курса» и с трудом объяснялась элементарными фразами.

Процесс изучения иностранного языка трудоемкий и долгосрочный. Нет таблетки, заклинания или магического диска, которые в мгновение ока сделают вас полиглотами. Учить язык придется самой, долго и серьезно. Грамматика и лексика, речевые клише и диалоги – все это нужно запоминать и повторять бесконечно. В учебном процессе многое зависит от преподавателя. Учителя, как и ученики, бывают разными. У одних учебный процесс превращается в занудливое зазубривание слов или пустые разговоры на русском языке, а у других это захватывающее действие и желанный результат. Очень важно, чтобы в группе собрались целеустремленные и работоспособные люди. Лучше, когда учащиеся объединены одной профессией.

На примере курсов английского языка нашего Клуба секретарей мы видим, насколько это важно. Девушки-секретари на занятиях пишут письма и отвечают на телефонные звонки, участвуют в брифингах и пресс-конференциях, поют иностранные хиты, смотрят и обсуждают фильмы на английском языке. Вы можете себе представить, что контрольная работа для них – праздник?!. В каждой группе всего по шесть человек, к каждому занятию нужно обязательно готовиться. Нерадивые ученики тормозят всю группу, переход на следующую ступень для них закрыт. Но таких за 15 лет существования курсов было немного. Девушки осознанно приходят изучать иностранный язык – это карьера, престижная работа, высокая зарплата.      

 

Возможности безграничны

Учиться можно не только за партой. Все наши впечатления от прочитанных книг, просмотренных фильмов и спектаклей, от общения с умными и глубокими собеседниками, посещение выставок и фестивалей, поездки по России и зарубежным странам представляют огромную ценность, как источник эрудиции, вдохновения, мудрости.

Руководитель одной фирмы панически боялся опоздать на встречу с важным клиентом в офисе, зная, что за 10-15 минут вынужденного общения с его секретарем человек может умереть от скуки. «Она может две минуты говорить о погоде, три минуты просто хихикает, а потом молчит… Но со своими обязанностями справляется хорошо», – безнадежно вздыхал он.

Умение вести не только деловую беседу, но и светский разговор – это также профессиональный навык настоящего секретаря. Многому можно научиться на семинарах и тренингах по риторике, технике речи, даже актерскому мастерству, которые мы периодически проводим в Клубе. И все-таки это форма, а содержательное наполнение беседы зависит от личности собеседника. Если ваши интересы замыкаются на телесериалах, любовных романах и «Аншлагах», то вряд ли вам удастся достойно провести разговор с интеллигентным образованным человеком.

Как вы проводите выходные дни? Часто мы слышим такой ответ: «Я работаю допоздна и в будни не успеваю ничего делать по дому, поэтому в субботу и воскресенье занимаюсь только хозяйственными делами». Конечно, нам, женщинам, от домашних забот не уйти, но мы не имеем права ограничивать свою жизнь только работой и домом. Женщине важно быть не только привлекательной внешне – она должна быть интересной, яркой, духовно богатой личностью.

М.А. Домникова, Е.Ю. Привалова, руководители Клуба профессиональных секретарей

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2006.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.