Как непросто быть хорошей хозяйкой офиса, или Обеспечение офиса всем необходимым

А что же необходимо? Обеспечение небольшого офиса всем необходимым предполагает следующее:

1.             Расчет потребности в необходимых товарах, закупка, учет расходования канцтоваров, расходных материалов и прочих товаров для офиса.

2.             Заказ рекламной продукции.

3.             Анализ потребности в оборудовании и его закупка.

4.             Организация ремонта оборудования (при необходимости).

5.             Закупка мебели.

6.             Заключение (перезаключение) договоров аренды, услуг связи (телефоны, Интернет).

7.             Организация подписки на периодические издания, получение и отправка почты.

Заказ канцтоваров и рекламной продукции осуществляется периодически, что же касается закупки оборудования и мебели, то эту работу можно отнести к разряду разовых.

В данной статье мы подробно рассмотрим лишь вопрос обеспечения офиса канцтоварами как наиболее регулярно повторяющийся вид работы. Кроме того, умелые закупки канцтоваров позволяют существенно экономить средства.

Прежде всего, хозяйка офиса должна составить свой собственный перечень канцтоваров и хозяйственных принадлежностей, необходимых для нормального функционирования работы офиса. В принципе, стандартный набор канцтоваров для небольшого офиса примерно одинаков, однако у каждой организации есть своя специфика.

Кроме того, если офис новый, необходимо произвести разовые закупки. Так как эти покупки делаются один раз, к ним стоит отнестись более серьезно: изучить различные предложения на рынке, выбрать наиболее подходящий вариант. При этом в расчет следует принимать такие критерии, как соотношение цены и качества, комплексность поставки (чем больше удастся закупить в одном месте, тем меньше времени будет потрачено на закупки), условия доставки (наличие, стоимость и сроки доставки). Кроме того, для каждой конкретной организации могут иметь значение и другие факторы. Например, если компания быстро растущая, то стоит обратить внимание на возможность дополнительной закупки мебели той же партии.

После того как составлены списки всего необходимого, важно точно рассчитать объем и периодичность закупок.

В данном вопросе может быть несколько подходов, в том или ином виде используемых в различных компаниях.

Первый подход – «По ситуации»: канцтовары покупаются «на глазок», если секретарь видит, что что-то заканчивается. Никакой учет не ведется. Покупается и расходуется столько канцтоваров, сколько нужно.

Этот наиболее простой способ используется обычно неопытными секретарями. Однако это не совсем надежный и к тому же это самый расточительный способ. Например, в одной компании в разгар подготовки к выставке закончился порошок в копире, а запасного картриджа не оказалось. И поскольку необходимо было срочно сделать большое количество копий, пришлось делать их платно в копировальном центре. И это при наличии собственного мощного копировального аппарата. Конечно, руководитель был крайне недоволен непредусмотрительностью секретаря.

Второй подход – «Сбор заявок». В этом случае потребность в канцтоварах определяется путем сбора заявок от персонала. Секретарь заранее собирает заявки от руководителей и сотрудников, формирует единый перечень, согласует его с руководством, после чего централизованно и единовременно делает закупки. Это более обоснованный и экономичный способ, он позволяет избежать непредвиденных ситуаций и ненужных трат. Однако при использовании данного способа расходы компании напрямую зависят от экономности и порядочности персонала. Если компания маленькая, то, как правило, злоупотребления довольно редки, потому что все на виду.

Третий подход – «Системный». При этом подходе также используется система сбора заявок, но отличие его в том, что анализ производится с двух сторон. С одной стороны, выясняются субъективные потребности сотрудников посредством предоставления заявок, с другой стороны, проводится постоянный учет и анализ фактически израсходованных канцтоваров. После чего эти данные совмещаются и выводятся нормативы расходования канцтоваров, которые и составляют основу системы закупок.