Электронная версия журнала

Начало работы в компании без системы делопроизводства

«Секретарь-референт» №8 2018 / Профессия

На фоне переизбытка секретарей на рынке труда работодатель при трудоустройстве все чаще предпочитает бросать секретарей-новичков, как котят в пруд: выплывут – хорошо, утонут – не страшно, наймет других. Поэтому мало где для вас подготовят сносную программу адаптации и процедуру плавного введения в должность[1].

 

Поговорим о «кошмарном ужасе» секретаря – первом рабочем дне/днях в компании:

• где отсутствует делопроизводство;

• где придется совмещать должность секретаря и личного помощника руководителя. 

«Первый бой» в новой должности очень важен для вашего будущего: от того, какое первое впечатление вы произведете на вашего руководителя, сможете ли наладить взаимоотношения с коллективом, проявить себя как грамотный, серьезный и ответственный сотрудник, – будет зависеть ваша дальнейшая судьба в компании.

Рассмотрим основные этапы первых рабочих дней. При их описании укажем, на что нужно обратить внимание, какую информацию и сведения необходимо будет раздобыть. Помните, что в правильно заданном вопросе уже содержится половина ответа. Вы должны уметь вовремя задать нужные вопросы, тем самым показывая свою компетентность и серьезный настрой на работу. С первых минут вашего появления в компании держите под руками записную книжку и ручку. Это полезно для сохранения нужной информации и позиционирования вас как серьезного и ответственного сотрудника.

ИДЕМ В ОТДЕЛ КАДРОВ

Обычно первый рабочий день начинается с отдела кадров и вашего оформления.

Согласно Трудовому кодексу кадровая служба при приеме на работу, после того как подпишет с вами трудовой договор, обязана ознакомить вас с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, документами, регламентирующими внутреннюю и внешнюю экономическую безопасность, рабочее время. Если это условие проигнорировали, советуем запросить эти документы у кадровиков самостоятельно.

Должностная инструкция

Это документ, в котором описаны все права, обязанности и полномочия сотрудника при работе в конкретной должности. При устройстве на работу сотрудники кадровой службы должны ознакомить вас под роспись с вашей должностной инструкцией (далее – ДИ). Обязательно возьмите свой экземпляр этого документа – он должен храниться у вас на рабочем месте.

Тщательно изучите все пункты ДИ – теперь это ваше руководство к действию.

Допускаю вариант, что ДИ для вашей должности еще не существует. Поэтому будьте готовы разработать этот документ самостоятельно. Это не является делом первого рабочего дня. И вообще, разработка ДИ – обязанность кадровой службы. Поэтому не паникуйте. Пока что вы можете удивленно и слегка возмущенно поднять брови: «Как это – “должностная инструкция пока не разработана”?!»

Правила внутреннего трудового распорядка

Это внутренний локальный нормативный акт (далее – ЛНА), обязательный элемент кадрового учета, содержащий положения о порядке найма и увольнения сотрудников, права и обязанности сторон трудового договора, режим труда и отдыха, меры дисциплинарного взыскания, требования дресс-кода, принятого в организации, и т.д. Ознакомить под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) вновь поступившего работника – обязанность кадровой службы. Часто ПВТР вывешивают на информационных стендах.

Попросите себе копию этого документа или запишите его основные положения в записную книжку. Нарушение ПВТР чревато большими неприятностями, вплоть до увольнения.

Документы, регламентирующие внутреннюю и экономическую безопасность организации

С ними вас может ознакомить кадровая служба или служба безопасности.

В перечень таких документов могут входить:

• положение о коммерческой тайне;

• положение о работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования»;

• положение о конфликте интересов;

• положение о подарках;

• положение о пропускном режиме;

• правила парковки личного и служебного транспорта на территории предприятия и прилегающих территориях.

Отнеситесь к этим документам очень серьезно – вам предстоит постоянно сталкиваться с ситуациями, которые они регламентируют. Например, вы будете работать с множеством документов, многие из которых будут содержать в себе сведения, составляющие коммерческую тайну; или приобретать подарки, которые от имени вашей организации будут вручать различным высокопоставленным лицам, и т.д.

Учет рабочего времени

При выдаче вам пропуска на предприятие поинтересуйтесь (если сами не расскажут) особенностями табельного учета рабочего времени: кто ведет табель, как отслеживается выполнение ПВТР, как можно отпроситься с работы (какие заявления или иные документы нужно заполнить, кто должен их подписать, как они будут учтены в вашем отработанном времени и в зарплате и т.д.).

ЗНАКОМИМСЯ С РАБОЧИМ МЕСТОМ И ВНИКАЕМ В ОБЯЗАННОСТИ

После того как вас ознакомили со всеми первостепенными документами, вас должны проводить на ваше рабочее место, показать, где находятся бытовые помещения (раздевалка, туалет, столовая, место для разогревания и приема пищи, холодильник, курилка и пр.), и представить коллективу.

Если коллектив многочисленный, а организация имеет достаточно разветвленную структуру, то вас могут представить заочно путем электронной рассылки или публикации на внутреннем электронном ресурсе (портале).

И вот после этого начинается самое страшное – выполнение служебных обязанностей!

При поступлении на работу может быть два варианта:

1. Вы приходите в уже функционирующий отдел, у которого есть руководитель и штат сотрудников, т.е. вы будете не одна в этом поле воин и иметь четко очерченный круг обязанностей.

2. Вы приходите на место, где до вас никого не было или был только один сотрудник, который собирается уволиться.

При этом вам нужно будет совмещать должность секретаря и личного помощника.

Честно говоря, не могу сказать с уверенностью, что из этого лучше. Лично я предпочла бы прийти на пустующее место, где можно все организовать по своему усмотрению, чем разгребать чужие ошибки и недоработки, которые теперь станут вашими, и быть объектом сравнения с вашей предшественницей.

Первый вариант проще – у вас будет непосредственный руководитель отдела, который обязан ввести вас в курс дел и обучить всем тонкостям работы. Вы будете ведомым – делайте, что велят.

Рассмотрим второй вариант: вы поступаете на должность секретаря и личного помощника руководителя одновременно. Эта ситуация значительно сложнее и потребует от вас высокой самоотдачи, организованности и самообладания.

Ну что ж, вас представили коллективу, показали ваше рабочее место: вот ваш ПК, пароль от него. На столе беспорядок: свалены папки и документы, директор уже вызывает вас в свой кабинет. Не тушуйтесь! Сохраняйте спокойствие, достоинство и хладнокровие. Поверьте, будет гораздо хуже, если непосредственный начальник не вспомнит о вас на протяжении всего дня, а то и нескольких. Возьмите ваш ежедневник и ручку и отправляйтесь на аудиенцию. И не забудьте выключить звук на мобильном телефоне.

Как вести себя на первой беседе с руководителем:

• улыбайтесь сдержанно, но искренне, т.е. не только губами, но и глазами;

• смотрите в глаза собеседнику. Если это сложно, то фокусируйте внимание на его переносице;

• записывайте в ежедневник важные сведения:

– Ф.И.О. и должность руководителя, если вам это не сообщили раньше и он представился сам;

– номер телефона руководителя;

– все высказываемые им пожелания и задания;

– распорядок дня руководителя и вашу роль в этом распорядке;

– Ф.И.О. руководителей и специалистов, отвечающих в организации за различные направления деятельности: главного бухгалтера, ИТ-специалиста, представителя службы эксплуатации, завхоза, шофера и пр.;

• уточните, кто вел до вас делопроизводство (кто печатал приказы, есть ли реестр и где папка с подшитыми оригиналами приказов).

 

[1] См.: Щеглова Е.Ю. Выходим в открытый космос, или Как секретарю адаптироваться на новом месте работы // Секретарь-референт. 2018. № 1. С. 4–8.

Л.А. Назарова, документовед

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2018.

Получить статью целиком бесплатно

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.