Электронная версия журнала

Принимаем на работу дистанционного работника. Как правильно оформить кадровые документы?

«Секретарь-референт» №8 2016 / Отдел кадров

В небольшой консалтинговой компании сложилась непростая финансовая ситуация. Директор размышлял над проблемой снижения затрат. Партнер по бизнесу рассказал ему, что своих работников он перевел на дистанционную работу, и новых консультантов принимает на работу теперь именно так. «Посмотри, сколько можно сэкономить: и арендная плата, и коммунальные платежи, и уборка, и охрана», – говорил партнер. Директор пригласил менеджера по персоналу и попросил изучить особенности оформления отношений с дистанционными работниками.

 

Многие компании в условиях кризиса стараются сэкономить на персонале, не увольняя при этом работников. Используются разные способы: введение простоя, неполного рабочего дня, сокращение заработной платы и др. Один из способов сокращения затрат на персонал – применение дистанционного труда (глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации; далее – ТК РФ).

 

Наша справка

Дистанционная работа предполагает возможность выполнять ее:

  • вне места нахождения работодателя;

  • вне стационарных рабочих мест, находящихся под контролем работодателя;

  • с использованием для выполнения трудовой функции и для взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет» (часть первая ст. 312.1 ТК РФ).

 

Исходя из правоприменительной практики, работать дистанционно могут программисты, переводчики, юристы, консультанты, бухгалтеры, веб-дизайнеры, дизайнеры интерьеров, проектировщики и т.п.

Судебная практика подтверждает, что и торговые представители могут быть дистанционными работниками (см., например, решение Люблинского районного суда города Москвы от 08.04.2015 по делу № 2-3076-15, решение Промышленного районного суда города Смоленска от 24.12.2013 по делу № 2-3161/2013).

 

Но оформление кадровых документов для дистанционных работников имеет свою специфику. Рассмотрим, на что нужно обратить внимание кадровикам при приеме на работу дистанционных работников на каждом из этапов оформления.

Быть или не быть цифровой подписи?

Но еще до начала оформления кадровых документов о приеме дистанционного работника организация должна решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами. Рассмотрим, чем они отличаются.

Вариант 1: традиционный. При использовании этого варианта организация будет направлять оригиналы всех кадровых документов почтой. Работник подписывает документы (или ставит роспись об ознакомлении) и отправляет их также почтой работодателю. При этом возникают риски нарушения сроков при ознакомлениях, уведомлениях и т.д.

Вариант 2: обмен электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ). Трудовой кодекс позволяет работодателю направлять работнику кадровые (приказы, уведомления, требования и т.д.) и иные документы по электронной почте. Работник также вправе направлять все необходимые документы, в том числе документы, необходимые при приеме на работу, заявления в электронном виде. В этом случае практически исключается почтовая пересылка, имеется возможность точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.

Однако для того, чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

 

 

Ю.Ю. Жижерина,
независимый консультант по трудовому праву

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2016.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.