Инструкция по хранению документов: экспертиза ценности

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по хранению документов. Ее шестой раздел рассказывает об экспертизе ценности документов в организации. Экспертиза ценности – обязательное ежегодное мероприятие, проведение которого запускает другие процессы по хранению документов – составление описей и уничтожение дел.

Раздел «Экспертиза ценности документов» инструкции по хранению является универсальным, то есть подходящим каждой организации, и требует минимальной адаптации: экспертизу ценности проводить ежегодно предписывают Правила 2015[1].

Шестой раздел инструкции по хранению документов перекликается с другим локальным нормативным актом организации – Положением об экспертной комиссии. Положение устанавливает состав, функции и полномочия этого коллегиального органа. В инструкцию по хранению документов содержание положения о комиссии переносить не нужно, достаточно сообщить о его наличии.

Кто проводит экспертизу ценности

Экспертиза ценности проводится:

• работниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении;
• работниками канцелярии или архива.

Информационную помощь перечисленным работникам оказывают члены экспертной комиссии.

Работники, ответственные за делопроизводство в своем структурном подразделении, – основные исполнители экспертизы. Это специалисты в области деятельности своего отдела, поэтому только они могут:

• определить, нужно ли продлить истекший срок хранения документа;
• узнать заголовок дела в типовом перечне и установить срок хранения;
• информировать архивиста о существовании нормативного правового акта, содержащего срок хранения какого-то конкретного документа.

Дело архивиста – организовать проведение экспертизы, направлять действия работника отдела и помогать ему в составлении документов, являющихся результатом экспертизы. Самостоятельно проводить экспертизу ценности узкоспециальных документов архивист не компетентен. Если в структурном подразделении нет ответственного за делопроизводство, то архивист работает с начальником этого подразделения.

В инструкции по хранению документов целесообразно предусмотреть право компании привлекать к проведению экспертизы ценности специализированные организации по договорам оказания услуг.

Цели экспертизы ценности

Экспертиза ценности проводится для того, чтобы:

• выявить документы, у которых уже истек срок хранения, и уничтожить большинство из них, освободив тем самым место в кабинетах;
• установить состав и количество документов, которые будут внесены в архивные описи и переданы на хранение в архив организации. Если строго следовать Правилам 2015, то это документы постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу;
• выделить из общей массы документы, закрытые делопроизводством и имеющие малые сроки хранения. Эти дела останутся в подразделении и в свое время будут уничтожены. В архив они не передаются и в описи не включаются.

Первая цель – уничтожить все, что можно – является самой популярной. Чаще всего организации устраивают экспертизы ценности только ради этого. Однако необходимо помнить, что уничтожение документов – право, а не обязанность организации. Обязанность здесь – корректно актировать уничтожение, составить описи и оформить на хранение документы длительных сроков хранения и по личному составу.

Результаты экспертизы ценности

Результатом экспертизы ценности является сразу несколько документов:

• архивные описи (в количестве от трех до пяти);
• акт об уничтожении документов.

Обязательными[2] для любой организации являются опись дел по личному составу (Пример 1), а также опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения – отдельная для бумажных (Пример 2) и электронных (Пример 3) документов. Таким образом, минимальное количество архивных описей в компании – три.