Инструкция по хранению документов: формирование дел и их текущее хранение

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по хранению документов. Ее пятый раздел рассказывает, как документы организации должны формироваться в дела и храниться в структурных подразделениях до передачи в архив.

Этот раздел в первую очередь адресуется не секретарям-архивистам, а всем работникам организации, в деятельности которых создаются те или иные документы. Именно в нем закреплено, что исполненные документы должны подшиваться в дела в определенной последовательности – хронологической, логической, алфавитной либо в их комбинации. Для каждого вида документов свои правила формирования дел.

Категории дел

Дела в структурных подразделениях формируются в соответствии с номенклатурой дел. В каждом подразделении – собственный раздел номенклатуры. В разговорной речи можно употреблять слово «папки»: один заголовок дела по номенклатуре – одна папка с документами.

Выделяются несколько категорий дел:

• дела постоянного срока хранения;
• дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• дела по личному составу;
• дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Смешивать документы разных категорий в одном деле нельзя. Например, приказ о приеме на работу и приказ об изменении штатного расписания не могут быть подшиты в одно дело – это документы разных категорий: по личному составу и постоянного срока хранения.

В целом дела разделяются на категории уже при создании номенклатуры дел. Но и в ежедневной работе нужно помнить об этом правиле, чтобы случайно не подшить документ в «чужую» папку.

Общие правила формирования дел

Существуют общие правила формирования дел, которые открывают пятый раздел инструкции по хранению документов. При ежедневном подшивании документов в дела необходимо:

• подшивать только исполненные документы, каждый – в свою папку в соответствии с номенклатурой дел;
• помещать в дело только подлинники документов, удаляя лишние экземпляры и черновики;
• помещать в дело документы, подписанные и правильно оформленные, имеющие юридическую силу, и др.

Работники подразделений не просто подшивают исполненные документы в дела. Постепенно формируются тома, и тут же работники (а не архивариус когда-нибудь потом!) должны отделять тома одного дела друг от друга. Если делать это в течение года, то закрытие номенклатуры дел в январе пройдет легко, ведь все единицы хранения будут уже готовы.

Автор инструкции должен проследить за тем, чтобы в ее текст были внесены следующие правила:

• дела на бумажном носителе формируются в тома, в каждом из которых должно быть не более 250 листов;
• как только том «вырос», ответственный за делопроизводство работник подразделения физически отделяет его от остальных документов дела и приклеивает стикер с указанием:

– индекса дела;

– номера тома;

– крайних дат тома;

– количества листов в томе.

Это относится к делам, которые будут передавать в архив и учитываться в описях: дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Для дел со сроками хранения до 10 лет включительно правила проще:

• в деле может быть и больше 250 листов при толщине тома до 10 см;
• на стикере, прикрепляемом к тому, можно не указывать крайние даты и количество листов.

Формирование в дела документов разных видов

Мы приводим универсальный набор документов, правила формирования которых устанавливаются в инструкции по хранению документов. Организация может дополнить этот набор другими документами.

Локальные нормативные акты 

Если локальный нормативный акт (далее – ЛНА) утвержден лично руководителем (это определяется по слову «УТВЕРЖДАЮ» в грифе утверждения), то такие ЛНА формируются в самостоятельные дела. Обычно каждый регламент представляет собой отдельное дело. Однотипные регламенты (положения о подразделениях, положения о взаимодействии с диспетчерскими службами подрядчиков и т.д.) могут помещаться в отдельное дело, в котором располагаются по дате утверждения.

Регламенты, утвержденные приказами (слово «УТВЕРЖДЕНО» и регистрационные данные приказа в грифе), являются приложениями и неотъемлемой частью утвердивших их приказов и помещаются в дело вместе с ними.