Работник не хочет или не может ознакомиться с документом под подпись: что делать?

«Секретарь-референт» №7 2020 / Делопроизводство

КОГДА НУЖНА ПОДПИСЬ РАБОТНИКА

Трудовые отношения довольно сильно формализованы. Закон требует от работодателя не только документально фиксировать выполнение каждой обязанности, установленной нормативными актами, но и знакомить работников с составленными документами.

В Таблице указаны некоторые документы, в которых должна фигурировать подпись работника.

oznakomlenie

oznakomlenie

Мы привели лишь основные документы, с которыми работников нужно знакомить под подпись. Правила оформления отказа от ознакомления с документами универсальные.

РАБОТНИК НЕ ХОЧЕТ ОЗНАКОМИТЬСЯ С ДОКУМЕНТОМ ПОД ПОДПИСЬ

Если содержание документа понятно работнику и не вызывает протеста, ознакомление проходит бесконфликтно. Работники с радостью подписывают приказ о приеме на работу, о предоставлении долгожданного отпуска, о поощрении (особенно в виде одноразовой премии). Но если содержание документа не устраивает работника, он может отказаться от ознакомления. Например, работник не хочет подписывать карту СОУТ, так как результаты специальной оценки показали, что условия труда на рабочем месте теперь допустимые, хотя раньше были вредными. Также работники довольно часто отказываются от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании. Почему? Потому в зависимости от ситуации работники не хотят терять доплаты, лишаться премий и т.д. Как поступить работодателю, чтобы не нарушить нормы законодательства? 

Независимо от ситуации работодателю первым делом следует зафиксировать факт отказа ознакомления с документом (или факт отказа от получения документа). Для этого нужно составить акт (Пример 1). Рекомендованный образец оформления акта приведен в Приложении № 7 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1].

oznakomlenie

С актом об отказе ознакомиться с приказом (а также с другими подобными актами) работника нужно ознакомить под подпись. Если ситуация накалилась и есть вероятность, что работник не поставит визу ознакомления на акте, зачитайте и вручите работнику один экземпляр акта в присутствии всех составителей. Если работник действительно откажется оформлять визу ознакомления, на акте под своими подписями составителям следует вручную оформить соответствующую отметку, а также поставить подпись еще раз (Пример 2).

oznakomlenie


[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

А.Н. Славинская, преподаватель учебного центра «Эксперт»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2020.

Получить статью целиком бесплатно

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.