Как проанализировать и презентовать результаты работы канцелярии

Очень часто многим из нас кажется, что нас недооценивают: слишком мала зарплата, слишком велики и разнообразны обязанности, и вообще, мы давно себя переросли, стали профессиональнее, ответственнее. Следом за осознанием этого неизбежно встает во весь свой долгий рост необходимость перехода на следующий уровень – повысить свой статус в компании и добиться признания руководством своих достоинств, которое выразится в повышении зарплаты.

Достигнуть этого непросто. Но попытаться можно.

Посмотрим, что мы имеем: пока что субъективное чувство, что работы «много», а денег «мало». Чтобы оценить реальную загрузку всего отдела в целом и каждого сотрудника в частности, понадобится качественный и вдумчивый анализ вашей работы, результаты которого нужно будет в доступной и наглядной форме донести до руководства, чтобы убедить его (руководство) прибавить вам зарплату, повысить статус вашего отдела и отдельных должностей, добавить необходимое количество штатных единиц и т.д.

Нам предстоит заняться так называемым анализом содержания труда, который тесно связан с планированием трудовых ресурсов. В нашем случае анализ содержания труда может преследовать следующие цели:

1)            совершенствование организации труда канцелярии;

2)            оптимизация распределения функций между сотрудниками отдела;

3)            определение необходимой и достаточной численности работников канцелярии;

4)            создание обоснования для увеличения уровня оплаты труда работников канцелярии.

Определимся с критериями

По каким же критериям можно оценить труд сотрудника канцелярии? Килограммами истраченной бумаги? Километрами испорченных нервов?

Увеличение нагрузки происходит по двум направлениям:

1) увеличение количества – зарегистрированных документов, телефонных звонков, принятых посетителей, созданных документов, отправленных писем и т.д.;

2) расширение функционала – то есть если к содержащимся в должностной инструкции и исполняемым обычно функциям вдруг добавляются новые, многочисленные и разнообразные, часто даже не внесенные в ваш перечень обязанностей.

В обоих случаях нам понадобятся данные «было» и «стало», т.е. будем проводить сравнительный анализ изменения нагрузки.

Начинаем анализировать

Вначале я предлагаю провести укрупненный анализ, т.е. выяснить среднюю загрузку каждого сотрудника канцелярии. В случае, если все сотрудники выполняют один и тот же общий набор функции, такой анализ будет и в целом достаточным. Но в случае, если между сотрудниками есть некое распределение функций, укрупненного анализа будет недостаточно, и нужно будет провести его по каждому сотруднику персонально (детальный анализ).

Алгоритм проведения анализа выглядит следующим образом (он будет одинаковым как для укрупненного, так и для детального анализа):

Для наших исследований заготовим таблицу в Excel (см. Таблицу 1).

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Этап 1: «Вспомнить всё», или Описание функций, выполняемых сотрудником (сотрудниками) отдела

На данном этапе вам нужно вспомнить и перечислить все ваши обязанности. Начните с должностной инструкции.

Собрав информацию, начинаем заносить ее в таблицу (см. Таблицу 2).

Каждую из функций описывайте так, чтобы их исполнение поддавалось количественному учету и сравнению.

Например, функцию «Заказ кулерной воды» нужно преобразовать, внеся два количественных показателя: количество арендных (или собственных) кулеров и количество закупленных бутылей  воды.

Этап 2: подбор количественных показателей по каждой из перечисленных функций

Это один из самых сложных и трудоемких этапов работы. Данные нужно будет собрать из всех возможных источников, если в вашем отделе таких количественных показателей вы не имеете. По количеству командировок, например, вам может быть полезен отдел кадров, а по количеству закупленной кулерной воды – бухгалтерия и т.д.

В приведенном примере (см. Таблицу 2) за временной период взят год, и сравнение проводится по нескольким годам. Если же увеличение нагрузки у вас происходило в течение одного календарного года, то можно этот год разбить, например, на месяцы или кварталы, и провести такой же анализ. Словом, действуйте из соображений своей выгоды и реалий вашей организации.

Кроме того, советую не забывать о внедренных у вас программных средствах, призванных облегчить ваш труд, – это могут быть разнообразные СЭДы, автоматические программы для приема и отправки факсовых сообщений, программы по автоматизации работы с архивами предприятия и т.п. Не замалчивайте эти факты облегчения вашего труда! У руководства обычно хорошая память, особенно на те события, которые заставили их раскошелиться. И если вам в процессе защиты презентации будет сделано такое коварное замечание, будьте готовы его качественно отразить, ибо нет ничего хуже, как поперхнуться и не знать что ответить! Это сразу перечеркнет бОльшую часть ваших трудов.

Пусть по каким-то показателям у вас и будет снижение, но одновременно перекрываемое увеличением вашей загруженности по другим параметрам. Кроме того, не секрет, что внедрение программных средств часто

ведет не к уменьшению, а к увеличению работы.

Этап 3: Заполнение норм времени по каждой операции

Это тоже очень трудоемкий этап. Если в вашей организации труд секретаря (делопроизводителя) нормирован (что большая редкость), то рекомендую взять оттуда утвержденные нормы на все операции и внести их в столбец «Нормативное время».

Но, скорей всего, ничего подобного у вас нет. В таком случае вооружитесь Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденными постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72. Кроме того, этот документ будет вам полезен и в части дополнения ваших трудовых функций – наверняка вы там встретите многое, о чем забыли упомянуть. Нормативы, содержащиеся в этом документе, рассчитаны на основе результатов измерения затрат рабочего времени в течение рабочего дня продолжительностью 8 часов одним исполнителем.

Для заполнения таблицы я использовала также  хронометраж оцифровки документов Государственным архивом Красноярского края, приведенный в Методических рекомендациях по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом, выпущенных Федеральным архивным агентством (ВНИИДАД) в 2012 году.

Таким образом, с помощью справочников вы сможете узнать нормативное время по каждой производимой операции. Реально же затрачиваемое время определяется путем хронометража.

В справочниках все функции разбиты на более мелкие операции. Нормы по ним нужно будет суммировать.

Заполняем оставшиеся ячейки таблицы (см. Таблицу 2).

Этап 4: анализ и визуализация полученных результатов

После заполнения таблицы проведите первичный беглый визуальный анализ данных и устраните самые явные несоответствия. Например, в нашей таблице фактически затраченное на всю работу время существенно превышает годовой фонд рабочего времени. Сразу возникнет вопрос: как вы умудрились этого добиться, если ваш отдел не работал сверхурочно по субботам, воскресеньям, праздничным дням и не оставался работать по вечерам? Если в вашей организации существует система электронных пропусков, то проверить ваши переработки будет совсем нетрудно. А при наличии системы электронного документооборота легко проверить количество зарегистрированных документов и т.д.

В этом случае советую снизить фактическую трудоемкость по некоторым операциям, установленную с помощью хронометража, т.е. провести повторный, более точный хронометраж.

Но вернемся к нашей таблице и будем считать, что наша воображаемая канцелярия работала по субботам и сверхурочно по вечерам (кстати, в реальности вам за это должны доплачивать).

После устранения недочетов, заметных невооруженным глазом, и проверки формул перейдем к визуализации. Информация, представленная в графическом виде, зачастую воспринимается лучше. Поэтому настоятельно рекомендую представить все полученные данные в виде графиков и диаграмм.

Продумайте, какие именно графики и диаграммы покажут вашу работу в наиболее выгодном свете. Например, по результатам заполнения нашей примерной таблицы можно показать следующее:

•  увеличение трудоемкости год от года;
•  превышение фактической трудоемкости относительно годового фонда рабочего времени;
•  процент загруженности сотрудников канцелярии.

Поэтому при создании презентации рекомендую сделать более мелкие таблицы для каждого слайда на основе общей таблицы. Для построения диаграмм советую воспользоваться инструментом «Построение диаграмм» в MS Excel.

Например, первый слайд будет отражать увеличение трудоемкости год от года. Для построения графика вам нужно создать таблицу с данными в отдельном файле MS Excel, на основе которой будет строиться график (рис. 1).

Рис. 1

Далее выделяем значения, на основе которых мы хотим создать график (рис. 2).

Рис. 2

Далее идем в меню Вставка → График и выбираем нужный нам вид графического представления (рис. 3).

Рис. 3

После этого программа сама нарисует нам картинку. Если ее вид вас не очень устраивает, то выберите подходящий макет диаграммы из предложенных в открывшемся «Конструкторе» (рис. 4).

Рис. 4

Впишите нужные вам названия диаграммы и оси координат, поле чего, щелкнув на вставленной картинке правой кнопкой мыши, выберите Переместить диаграмму и Расположить на отдельном листе (рис. 5).

Рис. 5

Диаграмма переместится на отдельный лист (рис. 6), при этом таблица, на основе которой она строилась, останется на следующем листе этого же файла.

Рис. 6

На втором слайде можно отразить превышение фактической трудоемкости относительно годового фонда

рабочего времени (рис. 7).

Рис. 7

На мой взгляд, эту диаграмму лучше сделать в виде гистограммы.

Теперь покажем руководителям, насколько загружены сотрудники нашего воображаемого отдела (рис. 8).

Рис. 8

Если вы уж совсем не надеетесь, что ваши старания будут замечены, можно попробовать составить график роста зарплат сотрудников канцелярии и сравнить его с графиком роста рабочей нагрузки (рис. 9).

Рис. 9

Таким же образом можно представить и другие, нужные вам показатели.

Подведем итог

Зачем мы все это делали? Конечно, чтобы в конце сформулировать и представить руководству ваши предложения. Например, такие:

1. В связи с уходом в декрет одной сотрудницы канцелярии в 2015 году наблюдается резкий рост нагрузки на оставшихся сотрудников. Прошу дать указание кадровой службе начать подбор кандидата на эту должность.

2. В связи с тем, что объем нагрузки с 2013 года увеличился на 92 %, прошу увеличить оклады сотрудников канцелярии  и установить их в размере 25 000 рублей.

3. В связи с качественным изменением выполняемых функций и, как следствие, повышением квалификации сотрудников канцелярии прошу провести реорганизацию с упразднением канцелярии и образованием вместо нее отдела документационного обеспечения.