Электронная версия журнала

Техническое задание. Делопроизводственные аспекты. ГОСТ 34.602-89

«Секретарь-референт» №7 2013 / Делопроизводство

Предлагаем нашим читателям ознакомиться с требованиями, предъявляемыми к оформлению технического задания – исходного документа для проектирования сооружения или промышленного комплекса, конструирования технического устройства (прибора, машины, системы управления и т.д.) либо проведения научно-исследовательских работ[1].

Техническое задание (далее – ТЗ) является основой договора между заказчиком и исполнителем на проведение проектных или иных работ (далее – договор), определяет цели, задачи, порядок и условия работ, ожидаемые результаты и сроки их выполнения. Техническое задание устанавливает основное назначение разрабатываемого объекта, его технические характеристики, показатели качества и технико-экономические требования, предписание по выполнению необходимых стадий создания документации (конструкторской, технологической, программной и других) и ее состав, а также специальные требования. Любые изменения, дополнения и уточнения формулировок ТЗ должны быть согласованы с заказчиком и утверждены им.

Конечно, разработкой и составлением ТЗ занимаются ведущие специалисты – главные конструкторы, руководители проектов и работ. Однако оформление этого документа может быть поручено секретарю или другому работнику, ответственному за делопроизводство в организации или структурном подразделении.

Нормативная база

Основными нормативными документами, регламентирующими правила подготовки и оформления ТЗ, являются:

  • межгосударственный стандарт ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы» (далее – ГОСТ 34.602-89), который распространяется на автоматизированные системы для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т.п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы»;
  • государственный стандарт ГОСТ 19.201-78 «Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению» (далее – ГОСТ 19.201-78). Стандарт устанавливает порядок построения и оформления ТЗ на разработку программы или программного изделия для вычислительных машин, комплексов и систем независимо от их назначения и области применения.

ГОСТ 34.602-89 предназначен для разработчиков автоматизированных систем, ГОСТ 19.201-78 – для разработчиков программных средств.

Обратите внимание! Согласно п. 1 ст. 46 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред. от 03.12.2012) со дня вступления в силу данного закона впредь до вступления в силу соответствующих технических регламентов требования к продукции или к продукции и связанным с требованиями к продукции процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными документами федеральных органов исполнительной власти, носят рекомендательный характер и подлежат обязательному исполнению только в части, соответствующей целям:

  • защиты жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, государственного или муниципального имущества;
  • охраны окружающей среды, жизни или здоровья животных и растений;
  • предупреждения действий, вводящих в заблуждение приобретателей, в т.ч. потребителей;
  • обеспечения энергетической эффективности и ресурсосбережения.

В этой статье мы рассмотрим правила оформления технического задания на автоматизированную систему (далее – ТЗ на АС). Согласно п. 1.1 ГОСТ 34.602-89 ТЗ на АС является основным документом, определяющим требования и порядок создания, развития или модернизации автоматизированной системы, в соответствии с которым проводится разработка системы и ее приемка при вводе в действие.

Состав ТЗ на АС

Согласно п. 2.1 ГОСТ 34.602-89 ТЗ на АС содержит следующие разделы, которые могут быть разделены на подразделы:

  • общие сведения;
  • назначение и цели создания (развития) системы;
  • характеристика объектов автоматизации;
  • требования к системе;
  • состав и содержание работ по созданию системы;
  • порядок контроля и приемки системы;
  • требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие;
  • требования к документированию;
  • источники разработки.

В ТЗ на АС могут включаться приложения.

Правила оформления ТЗ на АС по ГОСТ 34.602-89

Правилам оформления ТЗ на АС в ГОСТ 34.602-89 посвящен небольшой раздел, в котором даны указания по правилам нумерации листов, оформления титульного листа и дополнений к документу.

Нумерация листов ТЗ. Номера листов (страниц) проставляют, начиная с первого листа, следующего за титульным, в верхней части листа (над текстом, посередине) после обозначения кода ТЗ на АС.

Оформление титульного листа ТЗ на АС. На титульном листе ТЗ на АС помещают подписи заказчика, разработчика и согласующих организаций, которые скрепляют гербовой печатью. При необходимости титульный лист оформляют на нескольких страницах. Подписи разработчиков ТЗ на АС и должностных лиц, участвующих в согласовании и рассмотрении проекта ТЗ на АС, помещают на последнем листе.

При необходимости на титульном листе ТЗ на АС допускается помещать установленные в отрасли коды, например: гриф секретности, код работы, регистрационный номер ТЗ и др.

Форма титульного листа ТЗ на АС приведена в Приложении 2 к ГОСТ 34.602-89 (Пример 1).

Пример 1

Форма титульного листа ТЗ на АС

______________________________________________________.

наименование организации – разработчика ТЗ на АС

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель (должность, наименование предприятия – заказчика АС)

Личная подпись    Расшифровка подписи

Печать

Дата

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель (должность, наименование предприятия – разработчика АС)

Личная подпись    Расшифровка подписи

Печать

Дата

________________________________________________________

наименование вида АС

________________________________________________________

наименование объекта автоматизации

________________________________________________________

сокращенное наименование АС

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

На ____ листах

Действует с

СОГЛАСОВАНО

Руководитель (должность, наименование согласующей организации)

Личная подпись  Расшифровка подписи

Печать

Дата

Титульный лист дополнения к ТЗ на АС оформляют аналогично титульному листу ТЗ. Вместо наименования «Техническое задание» пишут «Дополнение № ... к ТЗ на АС...».

Оформление последнего листа ТЗ на АС. Форма последнего листа ТЗ на АС, на котором помещают подписи разработчиков и должностных лиц, участвующих в согласовании и рассмотрении проекта ТЗ на АС, приведена в Приложении 3 к ГОСТ 34.602-89 (Пример 2).

Пример 2

Форма последнего листа ТЗ на АС

_________________________________________

(код ТЗ)

 

СОСТАВИЛИ

Наименование организации, предприятия

Должность исполнителя

Фамилия, имя, отчество

Подпись

Дата






 

СОГЛАСОВАНО

Наименование организации, предприятия

Должность

Фамилия, имя, отчество

Подпись

Дата






Согласно п. 3.2 ГОСТ 34.602-89 ТЗ на АС оформляется в соответствии с требованиями межгосударственного стандарта ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации[2]. Общие требования к текстовым документам», устанавливающего общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.

Правила оформления текстовой части ТЗ на АС по ГОСТ 2.105-95

Согласно п. 3.1 ГОСТ 2.105-95 текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.). Текстовые документы выполняют в бумажной форме и (или) в форме электронного документа.

Допускается в текстовых документах, содержащих текст, разбитый на графы, использовать сокращения слов по ГОСТ 2.316-2008 «ЕСКД. Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах. Общие положения».

Требования к текстовым документам, содержащим в основном сплошной текст, подробно изложены в четвертом разделе ГОСТ 2.105-95. Рассмотрим основные положения этого раздела.

Построение документа. В п. 4.1 ГОСТ 2.105-95 приведены подробные инструкции по нумерации и расположению разделов, подразделов, пунктов и подпунктов.

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится.

Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

При наличии подразделов нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. При отсутствии подразделов нумерация пунктов производится в пределах каждого раздела. В конце номера пункта точка не ставится.

Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.

Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.

Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления (в приложении MS Word они называются маркированными списками). Каждый пункт, подпункт и элемент перечисления пишут с абзацного отступа.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки, которые следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая.

Обратите внимание: переносы слов в заголовках не допускаются.

Между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела должны быть увеличенные междустрочные интервалы.

Каждый раздел документа рекомендуется начинать с новой страницы.

В начале документа большого объема помещают содержание, включающее номера и наименования разделов и подразделов с указанием номеров страниц.

Слово «Содержание» записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной.

В п. 4.2 ГОСТ 2.105-95 приведены правила изложения текста документов. Эти правила адресованы в основном разработчикам ТЗ на АС, однако некоторые из них полезно знать всем работникам, чья деятельность связана с составлением и оформлением документов.

Например, не только в тексте ТЗ, но и в тексте любого документа рекомендуется соблюдать ограничения, предусмотренные ГОСТ 2.105-95. Так, согласно подп. 4.2.3 ГОСТ 2.105-95 в тексте документа не допускается:

– применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

– применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

– применять произвольные словообразования;

– применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;

– сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

В соответствии с подп. 4.2.4 ГОСТ 2.105-95 в тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

– применять математический знак минус (–) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);

– применять знак «Ø» для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр»);

– применять без числовых значений математические знаки, например > (больше), < (меньше), = (равно), ≥ (больше или равно), (меньше или равно), ≠ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент).

Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения, например: 1,50; 1,75; 2,00 м[3].

Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона. Например:

От 1 до 5 мм.

От плюс 10 до минус 40 °С.

Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы).

Наш совет. Чтобы не допустить отделение единицы измерения физической величины от ее числового значения, используйте неразрывный пробел: после числового значения вместо клавиши «пробел» нажмите сочетание клавиш «Ctrl + Shift + пробел».

В подп. 4.2.21 ГОСТ 2.105-95 разъясняется, что примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания, и печатать с прописной буквы с абзаца. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и примечание печатается тоже с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

Примеры оформления примечаний: 

Примечание – ________________________________________________________

Примечания

1. __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

 

Обратите внимание! Согласно подп. 4.6.2 ГОСТ 2.105-95 примеры, которые приводятся в тексте документа, размещают, нумеруют и оформляют так же, как и примечания (подп. 4.2.21 ГОСТ 2.105-95).

Правила оформления иллюстраций и приложений приведены в п. 4.3 ГОСТ 2.105-95.

Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается: Рисунок 1. Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения, например: Рисунок А.3. Мелкие иллюстрации, которые размещены непосредственно в тексте и на которые в дальнейшем нет ссылок, допускается не нумеровать.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой, например: Рисунок 1.1.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом: Рисунок 1 – Детали прибора.

Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа. При этом приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения «Библиография», которое располагают последним.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное». Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О. Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».

Нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов приложения производится в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения. При этом приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.

Таблицы. Их построению посвящен п. 4.4 ГОСТ 2.105-95. Это наиболее полное и подробное описание правил создания и оформления таблиц в текстовых документах из тех, с которыми автору приходилось встречаться.

Рассмотрим наиболее важные правила из тех, что приведены в п. 4.4 ГОСТ 2.105-95.

Таблицы (за исключением таблиц приложений) следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. В каждом приложении таблицы нумеруют отдельно арабскими цифрами с указанием перед цифрой обозначения приложения. Например:

Таблица 1 – если в документе одна таблица;

Таблица В.1 – если таблица приведена в приложении В.

Если таблицы нумеруются в пределах раздела, в номере через точку указывают номер раздела и порядковый номер таблицы.

Обратите внимание! В тексте документа должны быть приведены ссылки на все таблицы документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.

Заголовки граф и строк (см. рисунок) таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

 


Обратите внимание! Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости – в приложении к документу.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик.

Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями (также слева) пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы.

Обратите внимание! В соответствии с Изменением № 1, введенным в действие приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 117-ст, при подготовке текстовых документов с использованием программных средств (например, приложения MS Word или MS Excel) надпись «Продолжение таблицы» допускается не указывать.

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, при этом во второй части повторяют головку таблицы. Рекомендуется разделять части таблицы двойной или более широкой линией.

Обратите внимание! Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается. Нумерация граф таблицы арабскими цифрами допускается в тех случаях, когда в тексте документа имеются ссылки на них, при делении таблицы на части, а также при переносе части таблицы на следующую страницу. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием.

Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на части – над каждой ее частью.

Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321-84 «ЕСКД. Обозначения буквенные» (переиздан в марте 2002 г.), или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например D – диаметр, Н – высота, L – длина.

Текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из одиночных слов, чередующихся с цифрами, заменяют кавычками (»). Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее кавычками. Если предыдущая фраза является частью последующей, то допускается заменить ее словами «То же» и добавить дополнительные сведения.

Обратите внимание! Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначение марок материалов и типоразмеров изделий, обозначения нормативных документов не допускается. При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить прочерк (тире).

Сноски. Их оформление регламентировано п. 4.5 ГОСТ 2.105-95.

Согласно подп. 4.5.1 ГОСТ 2.105-95 сноски в тексте располагают с абзацного отступа в конце страницы, на которой они обозначены, и отделяют от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны, а к данным, расположенным в таблице, – в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

В соответствии с подп. 4.5.3 данного стандарта нумерация сносок производится отдельно для каждой страницы. В качестве знаков сноски используют арабские цифры со скобкой. Допускается вместо цифр выполнять сноски звездочками (*). Применять более четырех звездочек не рекомендуется.

Правила оформления документов, приведенные в ГОСТ 2.105-95, проиллюстрированы рисунками, которые не приведены в статье, но с которыми имеет смысл ознакомиться – эти иллюстрации помогут вам лучше понять требования государственного стандарта.



[1]Большая советская энциклопедия: В 30 т. – М.: «Советская энциклопедия», 1969–1978.

[2]Далее – ЕСКД.

[3]Здесь и далее примеры приведены из ГОСТ 2.105-95.

 

М.В. Журавлева, специалист по кадровому учету

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2013.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.