Электронная версия журнала

«Любой проект, даже временный, дает человеку жизненный и трудовой опыт»

«Секретарь-референт» №7 2008 / Профессия

Потребность во временном персонале существовала всегда, но найти достойных людей на такую работу, особенно если проект краткосрочный, достаточно тяжело и трудоемко. С появлением агентств, специализирующихся на подборе временного персонала, популярность таких услуг возросла. В последнее время компании все чаще обращаются в специализированные агентства с просьбой о предоставлении им секретарей на временные проекты. Об особенностях работы временных секретарей мы беседуем с Людмилой Кузенковой, директором филиала по массовому подбору и предоставлению временного персонала кадровой компании AVANTA Personnel. 

 

«Секретарь-референт»: Людмила, когда возникает необходимость привлечения временного секретаря?

Людмила Кузенкова: Причины могут быть самыми разнообразными: замещение находящегося в отпуске либо заболевшего постоянного сотрудника, усиление команды на период rush hours в течение рабочего дня или на время сезонного увеличения нагрузки на офис. Такие сотрудники могут понадобиться для запуска и сопровождения временных проектов: выставок, конференций, тренингов, семинаров, промо-акций, аудитов, сдачи административно-хозяйственных отчетов и др. Наконец, многие крупные компании, тщательно подбирающие персонал в постоянный штат, решают привлечь временного работника на период поиска постоянного.

На временные проекты обычно привлекают базовый персонал, которому не требуется длительное обучение и освоение особенностей работы. Самыми востребованными являются секретари на ресепшн. Однако это не единственная запрашиваемая специальность. Временные секретари (или ассистенты) требуются абсолютно во все функциональные департаменты компаний. Чаще всего такой услугой пользуются отделы управления персоналом, закупок, маркетинга.

Некоторые компании настолько привыкли к замещению отсутствующих постоянных сотрудников, что привлекают на временной основе даже персональных ассистентов руководителей. Естественно, требования к кандидатам на вакансии персонального ассистента самые высокие среди административных позиций. Важен не только высокий уровень профессиональных и личностных компетенций кандидата, этот человек должен по своим психологическим характеристикам соответствовать стилю работы руководителя. Поэтому позиция персонального ассистента среди административных профессий самая элитная и высокооплачиваемая. Найти достойного кандидата на временную позицию персонального ассистента ничуть не легче, а зачастую гораздо сложнее, чем закрыть аналогичную постоянную вакансию. Далеко не все агентства могут выполнить такой заказ.

Возможность замещения отсутствующего персонала временным позволяет компаниям не снижать эффективность работы на период отсутствия сотрудников и оптимизировать затраты, не закладывая в штатное расписание лишние ставки «на всякий случай».

 

«СР»: Какие требования предъявляются к временным секретарям?

Л.К.: Сегодня секретари должны уметь обращаться с оргтехникой, быть уверенными пользователями ПК. Все чаще требуется владение английским языком на хорошем уровне, ценится и дополнительное знание других языков.

Большое значение имеют и личностные качества, такие как стрессоустойчивость, дисциплинированность, коммуникабельность, нацеленность на результат, умение подчиняться корпоративным правилам и выполнять поставленные задачи в срок. Важны доброжелательность, гибкость в общении. Необходимо говорить грамотно и чисто, особенно это касается позиции секретаря на ресепшн.

Во многих компаниях, прибегающих к услугам временных секретарей, существует строгий дресс-код. Так что, приступая к работе в такой компании, необходимо продумать свой гардероб, макияж, прическу.

Однако надо признать, что в крупных известных компаниях, в которых тщательно ведется отбор сотрудников, к временному персоналу относятся лояльно, и у кандидатов есть шанс зарекомендовать себя на временной позиции и получить в дальнейшем предложение о постоянной работе.

На временную работу секретаря могут претендовать как девушки, так и юноши. Однако, как показывает практика и подтверждают психологические исследования, чаще именно женщинам присущи такие важные для данной профессии качества, как аккуратность, терпение, внимание к деталям, устойчивость к рутинной работе, мультитрекинг, готовность проявлять понимание и оказывать поддержку. Поэтому по личностным качествам представительницы прекрасного пола больше подходят на подобные позиции, особенно на ресепшн, и работодатели из нескольких кандидатов чаще выбирают девушек. Правда, некоторые крупные компании с удовольствием берут юношей на ресепшн для того, чтобы «выращивать» перспективных сотрудников с самых начальных ступеней. Обычно молодые люди по прошествии некоторого времени переходят работать ассистентами в отделы.

 

«СР»: Кто обычно идет на временные вакансии?

Л.К.: Чаще всего студенты. Это и понятно: у них нет возможности работать постоянно, так как они еще учатся, но им уже хочется приобрести опыт и заработать деньги. Кроме того, молодые специалисты для приобретения опыта часто соглашаются на работу в серьезной компании, пусть даже и временную.

Иногда на временные проекты приходят молодые женщины, не желающие работать постоянно, так как стремятся уделить основное время семье. Их может привлечь интересный проект или возможность подработать. На временные проекты также идут люди, имеющие постоянную работу. Таких людей обычно привлекает возможность заработать больше, чем на постоянном месте.

Есть кандидаты, которые не хотят связывать себя постоянной работой, им больше нравятся временные проекты. Таких людей обычно привлекает интерес к самим проектам.

 

«СР»: Чем привлекательна должность временного секретаря для соискателя?

Л.К.: Лучший старт – это работа в крупной компании, особенно западной. Но здесь очень тщательно подбирают персонал, отдавая предпочтение специалистам не только с хорошим образованием, но и с опытом работы, подтвержденным рекомендациями. Как попасть в такую компанию? Временные проекты дают возможность даже студентам 2–3 курсов начать свою карьеру.

Студенту старших курсов имеет смысл участвовать во временных проектах, устраиваясь секретарем в функциональное подразделение, соответствующее его будущей специальности. Таким образом можно не только приобрести профессиональный опыт, но и зарекомендовать себя у будущего потенциального работодателя. Компании также с удовольствием привлекают на временные проекты секретарей, имеющих неполное образование по специальности.

Студентам младших курсов можно начинать с любого временного проекта, не стоит пренебрегать работой на ресепшен, поскольку она имеет определенные преимущества. Во-первых, спрос на временных секретарей на ресепшен гораздо выше, чем на секретарей в отделы, во-вторых, требований к наличию особых навыков нет, и наконец, работник общается сразу со всеми службами предприятия, а значит, и шанс получить впоследствии предложение остаться на постоянной работе в компании возрастает. Конечно, при условии, что временный секретарь зарекомендует себя с лучшей стороны.

Сотрудники кадровых агентств также составляют о кандидатах, которых они трудоустраивают, свое мнение. Впоследствии они могут рекомендовать успешного кандидата будущему работодателю. Кроме того, любой временный проект может быть отражен в резюме, и, наконец, любой проект дает человеку жизненный и трудовой опыт.

 

«СР»: Как решается вопрос оплаты труда временных работников?

Л.К.: В случае коротких проектов или при неполной занятости оплата временной работы почасовая. Если проект длится больше месяца, иногда работодатель устанавливает для временного сотрудника фиксированную месячную заработную плату.

Уровень оплаты варьируется в зависимости от требуемых компетенций сотрудника, сложности задач, которые он будет решать, и длительности проекта. Обычно почасовая ставка в Москве колеблется от 100 до 350 рублей в час, зарплата – от 15000 до 45 000 рублей в месяц.

В конце 2007 года кадровая компания AVANTA Personnel провела сравнительный анализ уровня зарплаты в ряде регионов России. Данные масштабных региональных исследований позволили высчитать соотношение заработных плат в регионах. Сопоставление проведено по 30 позициям разного уровня, в том числе и по таким, как «личный помощник руководителя» и «секретарь». Согласно результатам исследования, в северной столице уровень зарплат на таких должностях в среднем на 15 % ниже аналогичных в Москве, в регионах же разница может достигать 50 %.

 

Сопоставление уровня оплаты труда в Москве и других регионах[1]

 

Город/
% в сравнении с Москвой

Москва

Санкт-Петербург

Владивосток

Екатеринбург

Краснодар

Новосибирск

Пермь

Ростов-на-Дону

Самара

Личный помощник руководителя / старший секретарь / личный ассистент

100 %

87 %

64 %

46 %

50 %

54 %

49 %

54 %

49 %

Секретарь

100 %

84 %

52 %

58 %

49 %

53 %

41 %

42 %

45 %

 

Глубокие знания иностранных языков, особенно экзотических, владение сложными компьютерными программами, аналитические способности, опыт работы в требуемой области могут существенно повысить зарплатные ожидания кандидатов.

Фиксированная зарплата временного персонала обычно соответствует зарплате постоянных сотрудников, но иногда, особенно на коротких проектах, она бывает несколько выше.

Также заработок временных сотрудников, который исчисляется почасовой ставкой, будет выше (и иногда значительно) зарплаты на аналогичных постоянных позициях – это своего рода компенсация за временный характер работы. Просто работодателю необходимо привлечь на временные проекты достойных кандидатов, поэтому его предложение должно выгодно отличаться от большинства предложений на нашем рынке труда.

 

«СР»: Как оплачивается предоставление кадровыми агентствами временного персонала?

Л.К.: Если кандидата на какую-либо вакансию просят оплатить услуги по трудоустройству, это означает, что он попал в недобросовестное агентство. Во всех серьезных рекрутинговых компаниях услуги по трудоустройству бесплатны для соискателей, в том числе и при устройстве на временные проекты.

Платна только услуга по профессиональному ориентированию. Но если кандидат знает, в какой области хотел бы работать, или претендует на временную работу в любой области, то с него не должны брать денег даже за прохождение тестов и ассеccментов (это поможет оценить компетенции кандидата и узнать, насколько он соответствует вакантной должности.

Услуги агентств по поиску и предоставлению временного персонала оплачиваются компаниями-работодателями, которым требуются такие сотрудники. Оплата может быть выражена в почасовой ставке за услугу или в виде коэффициента, который применяется к затратам агентства на оплату труда временного персонала.

Гонорар агентства при этом зависит от требований, которые предъявляются к кандидатам, соответствия уровня заработной платы рынку труда, востребованности аналогичных позиций на рынке труда в момент заказа, длительности проекта и других факторов. Например, подбор секретаря, владеющего английским, испанским и китайским языками, будет стоить дороже, чем подбор на такую же позицию со знанием только английского. Предоставление временных секретарей на ресепшн на период сессии также может стоить дороже. Почасовые ставки за предоставление временного секретаря, услуги которого требуются на несколько дней, выше, чем за подбор временного секретаря на длительный проект.

 

«СР»: Как искать временную работу?

Л.К.: Для поиска временной работы достаточно разместить свое резюме на специализированных сайтах. Также на сайтах можно искать объявления о требующемся персонале на временные проекты. Можно просто обратиться в кадровые агентства, специализирующиеся на предоставлении временных работников. Тогда вы сразу попадете в базу данных, и при возникновении любой заявки на проект сотрудник агентства сам найдет вас и поинтересуется, можете ли вы принять в нем участие. Поиск работы через агентства значительно расширяет возможности кандидатов, так как часто при возникновении срочной потребности во временном персонале работодатели обращаются исключительно в рекрутинговые компании, а последние, учитывая дефицит времени, ищут кандидатов только через свои базы данных, не публикуя объявлений. Специализацию агентства можно понять, просмотрев, сколько объявлений и на какие вакансии оно дает.

Если у кандидата уже есть резюме, это облегчит поиск работы. Если резюме нет, и у кандидата нет опыта его составления, можно прийти в агентство и заполнить анкету, в которую обычно входят все вопросы, которые освещаются в хорошем резюме. В любом случае, если человек обращается в агентство впервые и желает регулярно участвовать во временных проектах, то ему нужно пройти собеседование, а при поиске на последующие проекты сотрудники агентства связываются с кандидатами по телефону. Компания-работодатель чаще всего не проводит собеседований с кандидатами на временные позиции, доверяет это агентству, за исключением кандидатов на те позиции, которые предполагают высокие требования, например, на позицию персонального ассистента.

 

«СР»: Почему временные сотрудники чаще привлекаются через агентства, специализирующиеся на предоставлении временного персонала?

Л.К.: Прежде всего потому, что кадровому агентству найти временных сотрудников гораздо легче, чем работодателю. Для привлечения временных сотрудников агентства проводят специальные рекламные кампании. Большое количество заказов позволяет окупить эту рекламу. Использование же рекламы компанией-работодателем для привлечения на короткий срок одного или нескольких сотрудников нерационально. К тому же для того, чтобы обеспечить поток кандидатов, рекламную кампанию необходимо проводить грамотно. Надо иметь большой опыт, чтобы знать, какие способы подачи рекламы дают большую отдачу. Здесь можно легко просчитаться и потратить слишком много денег, так и не получив отдачи, или, наоборот, не справиться с потоком кандидатов.

Также для привлечения временного персонала работодателю часто необходимо иметь дополнительные человеческие ресурсы не только на этапе поиска временных сотрудников, но и для их кадрового администрирования, расчета заработной платы и начисления налогов. Все эти дополнительные затраты, необходимые лишь на короткий период временного проекта, после тщательно проведенных экономических расчетов заставляют руководство компаний прибегать к услуге аутсорсинга персонала (или, как его ее еще называют, аутстаффинга), освобождающей их от вышеперечисленных забот. В подавляющем большинстве случаев временный персонал оформляется на работу в кадровое агентство, которое занимается начислением заработной платы, кадровым делопроизводством, оформлением больничных листов, отпусков, медицинского страхования, платит налоги, то есть полностью берет на себя все обязанности работодателя. Но работают временные сотрудники на территории компании-заказчика и выполняют его поручения.

У кадровых агентств есть постоянная профессиональная команда, хорошо обученная технологиям телефонных и личных собеседований, организации работы с большим потоком людей, находящихся в поиске работы, способная определить среди соискателей тех, кто нужен для того или иного проекта, и заинтересовать их имеющимися вакансиями. Они могут не только помочь в организации подбора персонала, но и подсказать, что необходимо изменить в предлагаемом компенсационном пакете и условиях труда, чтобы сделать их более привлекательным для соискателей, соответствующих требованиям работодателя.

 

«СР»: Как оформляются временные сотрудники?

Л.К.: Работодателем для временных сотрудников, как уже отмечалось выше, обычно является кадровое агентство. С ним временный сотрудник состоит в трудовых отношениях, именно агентство выплачивает ему зарплату, предоставляет отпуск, вносит запись в трудовую книжку и т.д.

С временными сотрудниками, также как и с постоянными, обязательно должен заключаться договор, оформленный в соответствии со всеми требованиями трудового и гражданского законодательства, все права кандидата, гарантированные российским законодательством, должны быть соблюдены. Работодатель, будь то кадровое агентство или его заказчик, должен производить все налоговые и пенсионные отчисления, обеспечивать обязательное медицинское страхование работника, предоставлять ему предусмотренный законодательством отпуск. Все требования по охране труда применимы к временным сотрудникам так же, как и к постоянным.

Договор может быть как срочным трудовым, так и договором об оказании услуг. Во втором случае кандидат, а по договору – исполнитель, должен получить от заказчика, привлекшего его на временный проект, задание. Оплата же производится в соответствии с оговоренными за выполнение работы расценками после подписания сторонами акта выполненных работ.

Кроме того, надо понимать, что временным сотрудник является только для компании-работодателя. Кадровые агентства чаще всего далеко не один раз привлекают так называемых временных сотрудников на проекты в разные компании. Не все люди согласны работать на временных проектах, найти их достаточно сложно. Поэтому кадровые агентства, потратив усилия на поиск кандидата, крайне бережно относятся к такому персоналу.

 



[1]Основой для анализа послужили средние показатели месячного дохода, включающего базовый оклад и фактически получаемые бонусы. Уровень доходов в Москве, используемый в качестве базы для сравнения, оценивался экспертным методом.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2008.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.