ГОСТы, которые мы выбираем

В документационном обеспечении применяются следующие стандарты:

·         ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

·         ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

·         ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»;

·         ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»;

·         ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования».

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает терминологию, применяемую в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, и раскрывает значение терминов.

Терминологические стандарты обеспечивают правильность и стабильность терминоупотребления, устанавливают строго однозначную систему понятий и способствуют тем самым упорядочению терминологии. Термины, закрепляемые в стандартах, применяются во всех видах документации, в научной, учебной, справочной литературе.

Термины, включенные в ГОСТ Р 51141-98, распределены по трем разделам: общие понятия, делопроизводство (с двумя подразделами: документирование и организация работы с документами) и архивное дело (с тремя подразделами: организация документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечение сохранности документов, научно-информационная деятельность архивов). Стандарт содержит также алфавитный указатель терминов.

В стандарте даются определения ключевых понятий, используемых в сфере документационного обеспечения управления: делопроизводство, документ, документирование, внешние признаки документа, автор документа, реквизит документа, формуляр документа и др.

Наряду с привычным термином «делопроизводство» стандарт ввел синонимичный ему термин – «документационное обеспечение (управления)», появившийся в 80-е годы ХХ века и широко применяющийся сегодня  как в нормативных актах, так и в методической и научной литературе. Несомненным достоинством нового термина является то, что его внутренняя языковая форма подчеркивает функциональную связь с управленческой деятельностью. Внутренняя языковая форма старого термина «делопроизводство» связывает его с термином «дело», который означает «совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Следовательно, напрямую связь термина «делопроизводство» с управленческой деятельностью уже не просматривается. Правда, у нового термина есть и недостаток: документационное обеспечение управление – это словосочетание из трех слов, и хотя термины-словосочетания вполне допустимы, из соображений удобства предпочтение отдается термину-слову.

Каждая организация разрабатывает и применяет собственные нормативные документы по делопроизводству, к числу которых относятся положение о службе документационного обеспечения, должностные инструкции работников, инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, табель и альбом форм документов, номенклатура дел и др. Применение терминологического стандарта в деятельности организации означает, прежде всего, использование стандартизированной терминологии в нормативных и методических документах по делопроизводству. Не менее важно применение стандартизированной терминологии в устной профессиональной речи, в учебной и научной литературе. Применение иных терминов или профессионализмов (слов профессионального жаргона) недопустимо, поскольку может вносить в текст неясность, двусмысленность. Между тем, в нормативных документах по делопроизводству, в учебной литературе до сих пор встречаются слова, давно не использующиеся как термины, например, слово «отпуск» (копия исходящего документа, остающаяся в деле организации), слово «материалы» в заголовках номенклатуры дел (в значении «документы»), «оригинал» в значении «подлинник» и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организаций. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов. В названии этого стандарта используется понятие «унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)», которое нуждается в пояснении.

Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности. УСД начали создаваться в конце 70-х годов прошлого века, и к началу 90-х годов у нас в стране было разработано и действовало 16 унифицированных систем документации. В настоящее время действует 9 УСД, одна из которых – УСОРД. Первая очередь УСОРД была утверждена Главархивом в 1979 г., вторая очередь утверждена Росархивом в 1993 г., однако, если первая очередь УСОРД была в свое время издана и внедрялась в практику работы организаций, вторая очередь не была издана, поэтому не нашла практического применения. Можно сказать, что УСОРД входит в состав действующих систем по формальному признаку: Росархив ее не отменял. Фактически же на практике она не используется. Тем не менее, название этой системы сохранилось в названии ГОСТа, а наименования унифицированных форм документов УСОРД включены в соответствующий раздел Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Именно поэтому разработчики стандарта в первом разделе ГОСТа «Область применения» следующим образом пояснили, на какие документы распространяется действие стандарта: «Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)». Но поскольку, как мы сказали, УСОРД на практике фактически не используется, положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам, независимо от того, входит та или иная унифицированная форма в УСОРД или нет.

Кроме того, требует пояснения термин «организационно-распорядительная документация» (ОРД). Внутренняя форма этого слова указывает на то, что к ОРД относятся организационные (организационно-правовые) и распорядительные документы. Но этот термин, как и всякий другой, условен, и в число организационно-распорядительных документов включают широкий круг документов, с которыми работает любой аппарат управления. ГОСТ Р 51141-98 определяет организационно-распорядительный документ как «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц». Следовательно, к ОРД относятся организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции, должностные инструкции, правила, регламенты и др.), распорядительные документы (указы, постановления, распоряжения, приказы, указания), информационно-справочные документы (переписка, докладные и служебные записки, справки, сводки, акты и др.), договорные документы (договоры, контракты, соглашения, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий и др.).

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» применяется штемпельно-граверными предприятиями, изготавливающими печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268. Согласно постановлению изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов и учреждений, которым законом предоставлено право использовать печати с изображением Государственного герба.

ГОСТ Р 51141-2001 устанавливает определения основных понятий, используемых в данном стандарте (печать, оттиск печати, клише печати и др.). Для нас представляют интерес следующие два определения:

·    печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

·    оттиск – изображение клише печати на бумаге.

В связи с тем, что ГОСТ Р 51141-2001 различает понятия «печать» и «оттиск печати», в ГОСТ Р 6.30-2003 было внесено изменение в название соответствующего реквизита: в стандарте 1997 г. реквизит назывался «печать», в ГОСТ Р 6.30-2003 – «оттиск печати».

ГОСТ Р 51141-2001 устанавливает технические требования к печатям, сырью, материалам для изготовления клише печати, штемпельной подушке и штемпельной краске, а также технические требования по защите печати с изображением Государственного герба Российской Федерации от подделки.

Стандартом установлены минимальный (40+1 мм) и максимальный (45-1 мм) диаметр клише печати. По внешнему кольцу клише печати располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), который состоит из повторяющейся записи, включающей слово «Сертификат» с указанием его номера (сертификат подтверждает право предприятия изготавливать печати), а также другой информации, определяемой изготовителем печати (это может быть код изготовителя печати по реестру регистрационной палаты, год и месяц изготовления печати, регистрационный номер печати по регистру печатей в регистрационной палате).

В центре клише печати помещается изображение Государственного герба Российской Федерации, вокруг которого располагается микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне), содержащий информацию о заказчике печати. Содержание этого текста определяется самим заказчиком. Это может быть: ИНН заказчика, код организации, учреждения, предприятия по ОКПО и др.

Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках его краткое наименование (если оно есть) и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати. Если в учредительных документах организации установлено также ее наименование на ином языке, оно воспроизводится на печати после наименования на русском языке.

ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Стандарт устанавливает форматы бумаги, используемые в том числе и для изготовления документов. Стандартные форматы бумаги в нашей стране были приняты в 1934 г. на основе германского стандарта DIN (Deutsche Industrie Normen – Германские промышленные нормы).

Стандарт устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В и С. Ряд А является основным рядом. Форматы этого ряда используются для изготовления документов. Исходным форматом является формат А0 (формат ватманского листа бумаги, площадь которого равна 1 м²). Следующие форматы являются производными от формата А0, они образуются делением предшествующего формата пополам, параллельно меньшей стороне листа; формат А4 имеет размеры 210х297 мм, формат А5 – 148х210 мм.

Форматы ряда В применяется в случаях, когда необходимы форматы, по размерам занимающие промежуточное положение между двумя смежными форматами ряда А, а форматы ряда С применяются для конвертов, папок и других изделий.

ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования». Стандарт содержит комплекс требований к обложкам, в которые подшиваются дела при передаче на архивное хранение. Стандартом установлены размеры обложек, требования к материалу, из которого они изготавливаются, установлено также, какие сведения должны помещаться на обложку дела. На обложке дела указывают:

·    наименование учреждения и структурного подразделения;

·    номер дела и номер тома;

·    заголовок дела;

·    год (крайние даты) документов дела;

·    количество листов дела (На __________ лист.);

·    срок хранения документов дела (Хранить ______________);

·    шифр архива.

Шифр архива помещается в верхнем правом углу обложки и нижнем левом углу. Шифр включает следующую информацию:

Фонд № __________

Опись № _________

Дело № __________

Обложка дела имеет размеры 324х229 мм, обеспечивающие сохранность документов формата А, помещенных в дело. Кроме того, обложка дела имеет внутренние клапаны, в которые на 4 прокола подшиваются документы. В одну обложку допускается подшивать не более 250 листов документов.