Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: ускоряем получение управленческой отчетности по документообороту. Часть 6

Эта статья продолжает тему оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. Бесспорно, быстрое получение управленческой отчетности по документообороту, процессам, работе персонала является одним из критериев эффективности работы организации в целом. В статье рассмотрим, какие возможности СЭД позволяют ускорить получение такой отчетности.

Одним из количественных критериев по оптимизации работы с документами является ускорение получения управленческой отчетности на 35–75 %. Достичь таких результатов можно за счет следующих возможностей:

• использования отчетов по исполнению документов и поручений и документообороту в целом;
• формирования отчетности по загрузке сотрудников;
• автоматической рассылки отчетов по расписанию;
• визуализации на рабочем столе задач с учетом срока исполнения (в срок / просрочено / истекает срок).

Рассмотрим подробнее каждую возможность, а также расскажем, благодаря каким функциям СЭД они реализовываются.

Использование отчетов по исполнению документов и поручений, а также по документообороту  в целом

СЭД позволяет сформировать разнообразные отчеты, с помощью которых можно получить информацию, необходимую для принятия руководством управленческих решений и их последующей реализации. Кроме этого, анализ информации, содержащейся в отчетах, поможет выявить недостатки в работе с документами и своевременно принять корректирующие меры.

Так, анализ видового состава документов может показать объемы документов каждого вида и разновидности, поможет выявить дублирующие документы. Для этого используется отчет по видам и разновидностям документов, размещенных в информационной системе (рис. 1). Он содержит числовые значения, также может быть представлен в графическом виде.

Сводка по видам документов – полезный инструмент на этапе формирования реестра видов и разновидностей документов организации. Он представляет собой перечень применяемых в организации видов и разновидностей документов с последующей разработкой шаблона для каждого вида/разновидности документа и определения операций жизненного цикла документа.

С помощью отчетов в СЭД можно анализировать взаимодействие с контрагентами. К примеру, получить статистику о месте нахождения документов, выявить те, которые находятся у контрагентов или не возвращенные в срок, установить контрагентов, регулярно задерживающих документы.

Контроль исполнительской дисциплины при работе с документами осуществляется в том числе с помощью отчетов в СЭД. Назначенные контролеры за исполнением документов и поручений осуществляют контроль с использованием СЭД. По итогам контроля они готовят сводку о контроле для понимания объема контролируемых документов, которая подтверждает уже проделанную работу по контролю (рис. 2).