Общение с руководителем: приемы и стратегии для непростых ситуаций

Работа секретаря или личного помощника требует не только организационных навыков, но и понимания психологии взаимодействия с руководством. Кто такой топ-менеджер, а кто – менеджер? Как достичь успеха в общении и работе с ними? Какие навыки необходимы и что нужно знать? Как обсуждать сложные моменты и вести трудные диалоги? Обо всем этом и даже большем сегодня и поговорим.

Руководитель, начальник, менеджер, управленец – все это подвиды «человека решающего», особого вида Homo sapiens. Господствует такой представитель в офисе, любой службе или организации.

Человек надевает медицинский халат – и вот он врач, каску – и вот перед нами строитель.

А главным атрибутом руководителя является власть – власть решать и влиять на последствия принятых решений, на людей, на процессы и даже на судьбы как отдельных индивидов, так и целых корпораций. Человек становится начальником – и вдруг меняется. Забывает о чуткости, не слышит сотрудников, считает себя лучше других. Постоянно следовать этике «хорошей власти» сложно, когда ты босс и несешь ответственность за результаты. Не стоит об этом забывать, когда начинаешь работать с начальством. Управление – процесс не из простых. Поэтому начнем наш разговор с ответа на вопрос: с кем же я собственно работаю?

С кем я работаю?

«Менеджер – представитель руководства, наделенный полномочиями и несущий ответственность за кадровое, финансовое и материальное управление, связанное с решением задач, стоящих перед организацией. Менеджеры отвечают за управление персоналом, связи внутри компании и с внешней средой, соблюдение и развитие корпоративных ценностей, формирование этики и культуры, организации, а также возглавляют и осуществляют перемены внутри нее»[1].

Типичный портрет руководителя, согласны?

Но задумывались ли вы когда-нибудь, что происходит внутри человека, который становится боссом? Вот как описывает его ощущения автор известной книги «45 татуировок менеджера» Максим Батырев (Комбат)[2]:

«После того как ты надел погоны менеджера, за тобой стал следить Большой Брат. Он все видит. Все твои проколы, проступки, осечки, ошибки, слабости теперь выводятся на большой центральный монитор, перед которым сидят твои сотрудники и оценивают тебя».

У среднестатистического человека похожие мысли могли бы в момент назначения на роль управленца выглядеть примерно так:

«Теперь я надежда и опора, лидер и новатор, волшебник (или фокусник, ловко извлекающий из цилиндра высокие зарплаты, недостающие ресурсы и нужных специалистов), добрый дядюшка / добрая тетушка, жилетка, в которую можно поплакаться, энергичный организатор, строгий, но справедливый судья, дипломат, политик, финансовый гений (на этот раз без фокусов), защитник, спаситель, святой и т.д. и т.п. Сейчас я отвечаю за разношерстную толпу людей, с которыми у меня, может быть, нет ничего общего, – и это несмотря на то, что на работу их, скорее всего, нанимал не я. К тому же не исключено, они мне не понравятся, да и я им не очень симпатичен. Как бы там ни было, мне придется делать все, чтобы каждый честно отработал то, что ему положено. Еще теперь я отвечаю за их физическое, эмоциональное и умственное здоровье и состояние. Мне нужно работать в соответствии с законодательством отрасли, а также знать свои права, права сотрудников, компании и отраслевых профсоюзов. Ах, да! При этом я должен оставаться спокойным и хладнокровным. Нельзя орать на подчиненных, швырять в них какие бы то ни было предметы и заводить любимчиков. Нелегкое это дело – менеджмент...»

Руководить организацией – дело сложное и ответственное. Ведь главный отвечает за саму команду и за эффективность ее работы. Порой члены этого коллектива ведут себя как малые дети, а он их даже отшлепать не может (уволить тоже непросто). Иногда они похожи на трудных подростков: могут проспать или вообще не появиться на работе, а если и приходят, то либо ничего толком не делают, либо стараются раньше улизнуть.

Все это формирует определенные свойства любого шефа. Задача помощников и секретарей – понимать, что они имеют дело с конкретным типом мышления человека, находящегося на руководящей должности. Важно уметь настроиться на эту волну и найти индивидуальный подход к боссу.

С чего стоит начать секретарю или ассистенту? Как наладить эффективное взаимодействие с начальником?